Siirry sisältöön

Kaupunginkanslian tietovarannot

Kaupunginkanslian tehtävänä on toimia kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen yleisenä suunnittelu-, valmistelu- ja toimeenpanoelimenä sekä vastata kaupungin kehittämisestä. Kaupunginkanslia toimii kaupunginhallituksen alaisuudessa. Kansliapäällikkö johtaa kaupunginkansliaa.

Tältä sivulta löydät

Kaupunginkanslia

Kaupunginkanslian tietovarantoihin lukeutuvat kansliapäällikön suorassa alaisuudessa toimiva sisäinen tarkastus sekä kuusi (6) erillistä osastoa: elinkeino-osasto, hallinto-osasto, henkilöstöosasto, strategiaosasto, talous- ja suunnitteluosasto ja viestintäosasto.

Elinkeino-osaston tietovarantojen käyttötarkoitus (päivitetty 16.6.2022)

Elinkeino-osasto huolehtii kaupungin elinkeino-, innovaatio- ja kilpailukykypolitiikasta, yrittäjyyden edistämisestä, työllisyys- ja maahanmuuttoasioista, kansainvälisistä asioista sekä EU-hankerahoituksen koordinoinnista.

Elinkeino-osastossa on seuraavat yksiköt, jotka tuottavat ja hyödyntävät tietovarantoihin koottuja tietoaineistoja:

  • Innovaatiot ja uudet kokeilut
  • Kehittämispalvelut
  • Matkailu
  • Työvoima ja maahanmuutto
  • Uudet yritykset
  • Yrityspalvelut

Elinkeino-osaston tietovarantojen kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Työvoima- ja maahanmuuttopalvelut

Työvoima- ja maahanmuuttopalveluiden tietovaranto on elinkeino-osaston hallinnoima tietovaranto, joka luovuttaa tietoja kaupunkiyhteiseen organisaatio- ja päätöksenteon tietovarantoon sekä kaupunkiyhteiseen taloustietovarantoon: rekisteröidyn henkilötietoja ja terveyteen ja työttömyyteen liittyviä tietoja.

Tietovarantoon liittyy seuraavat rekisteriselosteet:

Kansainväliset osaajat yritysten kasvun vauhdittajana -hankkeen puoliso-ohjelman osallistujarekisteri sisältää pääkaupunkiseudulla asuvien kansainvälisten osaajien puolisoiden tietoja.

Yritystoiminnan tukemisen ja yrittäjyyden edistämisen tietovaranto

Yritystoiminnan tukemisen ja yrittäjuuden edistämisen tietovaranto on elinkeino-osaston hallinnoima tietovaranto, joka luovuttaa kaupunkiyhteisiin organisaatio- ja päätöksenteon tietovarantoon sekä kaupunkiyhteiseen taloustietovarantoon tietoja rekisteröidyistä, yritysideasta ja -toiminnasta.  

Tietovarantoon liittyvät seuraavat rekisteriselosteet:

Matkailu

Matkailun kehittäminen ja matkailualan yritysten palveleminen on matkailun tietovarannon tärkein tehtävä. Kaupungin matkailuyksikön hallinnoimaan matkailun tietovarantoon tietoaineistoja syntyy erilaisten matkailuun liittyvien prosessien tuloksena. Tällaisia prosesseja ovat muun muassa matkailupalveluprosessi yksikön kuluttaja- ja yritysasiakkaille, matkailuneuvonnan raportit, matkailun sidosryhmien yhteistyöstä syntyvät tietoaineistot. Sidosryhmätoimijoihin kuuluu muun muassa Visit Finland -palvelu.

Elinkeino-osaston tietovarannon tietoaineistot

Työvoima- ja maahanmuuttopalvelut

Työvoima- ja maahanmuuttopalvelujen tietovarannon työllisyyspalvelurekisterin tietoaineistoon sisältyvät rekisteröidyn nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot, työttömyyden kestoon ja työttömyysetuuteen liittyvät tiedot, koulutukseen, työhistoriaan ja ammatilliseen osaamiseen liittyvät tiedot sekä työ- ja toimintakykyyn liittyvät tiedot. Kykyviisari -rekisterin tietoaineistot liittyvät
työ- ja toimintakykyä koskevaan työllisyyden kuntakokeilun asiakkaan palvelutarpeen arviointiin, toteutukseen ja palvelujen vaikuttavuuden seurantaan. Tietoja luovutetaan anonymisoituna Työterveyslaitokselle työ- ja toimintakykyä koskevien tilastojen tuottamiseksi.

Ohjaamotoiminnan rekisterin tietoaineistot ovat Ohjaamo Helsingin -asiakkaiden ajanvaraustietoja tai yhteydenottoja asiakkaan puolesta. Henkilötietoja luovutetaan suostumuksen mukaisesti palveluohjausta, ajanvarausta ja yhteydenottoa varten. Asiakkaan yhteystiedot luovutetaan palvelun järjestäjälle sujuvan tiedonkulun takaamiseksi. Palvelu voi liittyä työllistymiseen, koulutukseen, toimeentuloon, asumiseen tai terveyteen tai johonkin muuhun asiakkaan nimeämään asiaan.

Kansainväliset osaajat yritysten kasvun vauhdittajana -hankkeen puoliso-ohjelman osallistujarekisterin tietovarannon tietoaineisto koostuu pääkaupunkiseudulla asuvien kansainvälisten osaajien puolisoiden tiedoista kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asuinpaikka (kunta), opiskeluala/tutkinto, työkokemus, Suomessa asumisen tähänastinen ja arvioitu kesto sekä hakemus työllisyysohjelmaan.

Yritystoiminnan tukeminen ja yrittäjyyden edistäminen

Yritystoiminnan tukemisen ja yrittäjyyden edistämisen tietovarannon tietoaineisto koostuu tiedoista kuten rekisteröidyn nimi ja yhteystiedot, tiedot yritysideasta ja liiketoimintasuunnitelma, lausunnot, asiakas-, kumppani- ja neuvontatapaamisiin sekä tapahtumatoimintaan liittyvät tiedot.

Tähän tietovarantoon kuuluvat: Yritystoiminnan tukeminen ja neuvonta sekä matkailuneuvontapalvelut, yksinyrittäville myönnettävät avustukset COVID -19 epidemian … ja tule liikuttamaan henkilöstöä -kokeilu sekä kestävän liikkumisen kokeilu että matkailu.

Yritystoiminnan tukeminen ja neuvonta sekä matkailuneuvontapalvelut -tietovaranto.

Tietovarannon henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yrittäjyyden ja yritystoiminnan edistämiseen ja tukemiseen sekä matkailuneuvontaan liittyvien henkilötietojen käsittely. Tähän käsittelytoimintaan kuuluvat esimerkiksi:

  • Aloittavien yritysten palvelut, asiakas- ja yritys-/yhteistyökumppanisuhteiden hoitaminen, tapahtumien järjestäminen sekä yrittäjäverkostotoiminta
  • Markkinointi ja viestintä
  • Erilaisten tukien ja avustusten käsittely (tuet yrityksille, myös nuorten kesäyrittäjyys)sekä raportointia
  • Matkailuneuvonta
Yksinyrittäjille myönnettävät avustukset COVID -19 -epidemian aiheuttaman tilapäisesti heikentyneen taloudellisen tilanteen vakauttamiseksi

Avustusta hakevan yksinyrittäjän nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pankkiyhteys, YEL-vakuutusnumero sekä yritystoiminnan aloitusajankohta. Yrityksen nimi yritysmuoto, Y-tunnus, yritystoiminann päätoimiala, päätuotteet ja palvelut sekä kotikunta. Kuvaus yritystoiminan taloudellisesta tilanteesta vuonna 2019 sekä taloudellisessa tilanteessa tapahtuneista muutoksista koronaepidemian alettua (16.3.2020).

Tule liikuttamaan henkilöstöä -kokeilu

”Tule liikuttamaan henkilöstö” -kokeiluun osallistuvat yritykset keräävät kokeilun toteuttamiseksi tarpeellisia henkilötietoja. Helsingin kaupunki ei kerää kokeilussa henkilötietoja.

Kestävän liikkumisen kokeilu, Colossus Finland Oy:n kaupunkikuormapöyräjärjestelmä
Matkailu

Matkailun tietovarannon aineistoja ovat mm. matkailudata hotellien käyttöasteista, liikkumisdata, kotimaan ja Euroopan kaupunkien keräämä matkailun tilastodata. Rekisteriseloste valmistuu kevään 2022 aikana.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)
  • 04 04 Viestintä ja edustaminen
  • 14 00 Elinkeino- ja työvoimapalveluiden ohjaus
  • 14 05 Työvoimapalvelut

Elinkeino-osaston tietojärjestelmät

Työvoima- ja maahanmuuttopalvelut

Työllisyyspalvelurekisterin tietovarannon yhteydessä käytössä ovat henkilökunnan yhteystietojen hallintajärjestelmät, Kelan avustusjärjestelmät, TE-hallinnon sähköiset palvelut, työvoiman asiakasrekisteri. Kansainväliset osaajat yritysten kasvun vauhdittajana -hanke/ puoliso-ohjelman osallistujarekisterin tietovarannon yhteydessä ei käytetä erillisiä tietojärjestelmiä. Kykyviisari -internetpalvelusta vastaa Työterveyslaitos. Ohjaamo Helsinki -internetsivusto on kaupungin ylläpitämä palvelu 15-29 -vuotiaille nuorille.

Yritystoiminnan tukeminen ja yrittäjyyden edistäminen

Yritystoiminnan tukemisen ja kehittämisen yhteydessä käytetään seuraavia tietojärjestelmiä, kuten asiakkuudenhallintajärjestelmät, videoneuvottelujärjestelmät, internet -palvelut (mm. Newco.fi, educationhubhelsinki.fi, healthincubatorhelsinki.com, helsinki/dealroom.co/intro). Lisäksi hyödynnetään muita sähköisiä palvelukanavia, kuten Suomen asiakastieto, kehittäjien keskustelualustoja ja yrityshautomon palveluja sekä virtuaalitapahtumien järjestämisalustoja.

Yksinyrittäjille myönnettävät avustukset COVID -19 -epidemian aiheuttaman tilapäisesti heikentyneen taloudellisen tilanteen vakauttamiseksi yhteydessä ei ole käytössä elinkeino-osaston omia tietojärjestelmiä.

Tule liikuttamaan henkilöstöä -kokeilun rekisterin yhteydessä ei ole käytössä elikeino-osaston omia tietojärjestelmiä.

Kestävän liikkumisen kokeilu, Colossus Finland Oy:n kaupunkikuormajärjestelmä -yhteydessä ei ole elinkeino-osaston omia tietojärjestelmiä.

Matkailu

Matkailun tietovarantoon liittyviä tietojärjestelmiä ovat mm. matkailualan tietokannat, matkailun edistämisen virtuaalipalvelu, paikkatietopalvelu, matkailun raportointijärjestelmät, liikkumisdata ja majoittumistietojärjestelmä.

Hallinto-osaston tietovarantojen käyttötarkoitus

Helsingin kaupunginkanslian hallinto-osasto huolehtii kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja pormestarikunnan toimintaedellytyksistä, hallintomenettelyn ohjaamisesta, asianhallinnan ja asiakirjahallinnon johtamisesta, virastopalveluista, turvallisuus- ja varautumisasioista sekä oikeudellisesta edunvalvonnasta ja asiantuntijapalveluista.

Piirroksessa on esitetty kaupunginkanslian hallinto-osaston tietovarannot sekä niiden yhteydet muihin tietovarantoihin (pieni värillinen pallukka tietovarannon yhteydessä). Kaupunkiyhteiset tietovarannot persikan värillä ja kansalliset tietovarannot keltaisella värillä.

Hallinto-osastossa on viisi yksikköä:

  • hallintomenettely-yksikkö
  • oikeuspalvelut
  • tiedonhallintayksikkö
  • virastopalveluyksikkö

Hallinto-osaston tietovarantojen kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Hallinto-osasto tuottaa tietoja päätöstietovarantoon, tiedonhallinnan tietovarantoon, toiminnanohjauksen tietovarantoon, henkilöstötietovarantoon, kaupunginkanslian kirjastoasiakkuus -tietovarantoon ja Helsingin kaupungin kunnalliskalenteri -tietovarantoon.

Päätöstieto

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovaranto on kaupunkiyhteinen tietovaranto, johon hallinto-osasto toimittaa seuraavia tietoja: päätöksenteon tietoja, päätökset liitteineen, rekisteröintitiedot. Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:

Pysyvästi arkistoidut tietoaineistot

Arkistolaissa sekä useissa muissa laissa määrätään viranomaisen vastuusta säilyttää osaa oman toimintansa yhteydessä syntyneistä asiakirjoista pysyvästi tai pitkiäkin aikoja. Helsingin kaupungilla on arkistonmuodostussuunnitelman lisäksi tehty myös tiedonohjaussuunnitelma (TOS), jossa on kerrottu eri asiakirjojen säilyttämiseen ja käsittelyyn liittyvät tiedot.

Kaupunginkanslian kirjasto (organisaation sisäiseen käyttöön)

Kaupungin kanslian kirjastoasiakkuuksien hallinnan tietovaranto sisältää yksilöinti- ja yhteystiedot, lainaustietoja.

Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:

Helsingin kaupungin kunnalliskalenteri

Helsingin kaupungin kunnalliskalenterin tietovaranto sisältää tietoja kaupungin toimielimistä, toimialoista ja liikelaitoksista sekä Helsinki-konserniin kuuluvista yhteisöistä ja yhteistyötahoista.

Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:

Hallinto-osaston tietovarantojen tietoaineistot

Päätöstieto

Päätöstietovarannon tietoaineisto hallinto-osaston osalta sisältää päätöksenteon tietoja valmistelusta täytäntöönpanoon, päätökset liitteineen ja asioiden rekisteröintitiedot.

Pysyvästi arkistoidut tietoaineistot

Arkistoitujen tietoaineistojen tietovarannossa on pysyvästi säilytettäväksi määrätyt tietoaineistot.

Kaupunginkanslian kirjasto (organisaation sisäiseen käyttöön)

Kaupunginkanslian kirjastoasiakkuuksien hallinnan tietovarannon tietoaineisto koostuu rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedoista sekä tiedot rekisteröidyn voimassa olevista lainoista ja varauksista sekä lehtikiertotilauksista.

Helsingin kaupungin kunnalliskalenteri

Helsingin kaupungin kunnalliskalenterin tietovarannon tietoaineisto sisältää tietoja

  • luottamushenkilöistä: nimi, syntymävuosi, oppiarvo, ammatti, puolue ja luottamustoimet
  • viran- ja toimenhaltijoista: nimi, virka- tai toiminimike, oppiarvo, syntymävuosi, kaupungin palvelukseen tulovuosi, virkaan/toimeen tulovuosi
  • kaupungilla edustettuina olevien ammattijärjestöjen paikallisosastojen puheenjohtajista ja pääluottamusmiehistä sekä yhteistoimintaelimiin nimetyistä edustajista
  • konserniyhteisöistä ja julkaisussa esiintyvistä yhteistyötahoista: yhteystiedot, toimijoiden nimet sekä mahdollisen luottamustoimielimen kokoonpano ja luottamushenkilöiden tiedot.
Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)
  • 00 01 Toiminnan suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta
  • 00 02 Hallinnon päätöksenteko ja johtaminen
  • 07 00 Tiedonhallinnan ohjaus
  • 12 02 02 02 Kirjastoasiakkuuden hallinta

Hallinto-osaston tietojärjestelmät

Päätöstieto

Päätöksenteon tietovarantoon tuottavat tietoa kaupungin asianhallinnan tietojärjestelmä, oikeuspalvelujen tietojärjestelmät, luottamushenkilötoiminnan portaali sekä organisaatiotietojen ylläpitoon tarvittavat järjestelmät. Lisäksi tietoja luovutetaan sekä saadaan kansallisilta viranomaispalveluilta, kuten Lupapiste.fi.

Pysyvästi arkistoidut tietoaineistot

Arkistoitujen tietoaineistojen tietojen käsittelyssä käytetään kaupungin arkistointitietojärjestelmää.

Kaupunginkanslian kirjasto (organisaation sisäiseen käyttöön)

Kaupunginkanslian kirjastoasiakkuus tietovarannon yhteydessä käytössä on kaupunginkanslian aineistojen lainausjärjestelmät.

Helsingin kaupungin kunnalliskalenteri

Helsingin kaupungin kunnalliskalenterin tietovarannon yhteydessä käytössä on Kunnalliskalenteri-tietojärjestelmä.

Henkilöstöosaston tietovarantojen käyttötarkoitus

Helsingin kaupunginkanslian henkilöstöosasto huolehtii kaupungin henkilöstöpolitiikan valmistelusta, keskitetystä työnantajatoiminnasta, yhteistoimintajärjestelmien kehittämisestä, kaupungin työnantajakuvasta ja henkilöstötiedottamisesta. Osasto huolehtii kaupungin henkilöstö saatavuuden ja liikkuvuuden edistämisestä sekä koordinoi kaupungin henkilöstöhankintaa ja vastaa kaupungin uudelleensijoitustoiminnasta. Lisäksi osasto tuottaa henkilöstöasioiden neuvontaa kaupungin esihenkilöille ja eläkeneuvontaa kaupungin henkilöstölle.

Henkilöstöosastolla on seuraavat yksiköt:

  • Henkilöstön saatavuus
  • Johtaminen, onnistuminen ja työhyvinvointi
  • Oppiminen ja uudistuminen
  • Työkulttuuri ja HR-tieto
  • Vastuullinen työnantaja

Henkilöstöosaston tietovarantojen kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Piirroksessa on esitetty kaupunginkansalian henkilöstöosaston tietovarannot sekä niiden yhteydet muihin tietovarantoihin (pieni värillinen pallukka tietovarannon yhteydessä). Kaupunkiyhteiset tietovarannot persikan värillä ja kansalliset tietovarannot keltaisella värillä.

Koulutus- ja osallistumistiedot

Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot sekä muita tietoja.

Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:

Esihenkilön ja työntekijän välinen vuorovaikutus

Onnistumis-, työnsujuvuus- ja varhaisen tuen keskustelut, ehdotetut kunniamerkit, työsuorituksen arviointi sekä perehdyttämissuunnitelmat.

Luvat ja pätevyydet

Henkilöstön työtehtävissään tarvitsemien lupien ja pätevyyksien hallinta. Tartuntatautilain § 48 mukaisissa tehtävissä työskentelevien tiedot, rokotuksen tai sairastamisen antamasta suojasta eräitä tauteja vastaan.

Rekrytoinnit

Avoimen tehtävän tiedot, rekrytointiin osallistuvat, hakemukset ja hakijaviestintä.

Palvelussuhdetiedot

Helsingin kaupungin palveluksessa olevien henkilöiden rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, palvelusuhteen tai muun sopimussuhteen tiedot, verotustiedot, ammattiyhdistyksen jäsenyys, työhöntulotarkastuksen päivämäärä, palkka- ja ansiotiedot, loma-, poissaolo-, työaika-, koulutus- ja osaamistiedot.

Uudelleensijoittuvat

Uudelleensijoituksen toimenpiteet ja suunnitelmat.

Tapaturmat ja ilmoitukset turvallisuuspoikkeamasta sekä vaarojen arviointi

Yksityiskohdat turvallisuuspoikkeamasta, vaarojen arvioinnista ja työtapaturmista mukaan lukien työtapaturman uhrin kansalaisuustiedot.

Henkilöstöosaston tietovarantojen tietoaineistot

Koulutus ja osallistumistiedot

Koulutustarjonta ja osallistumistiedot -tietovarannon osalta tietoaineisto koostuu rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedoista sekä hyvinvointivalmennusten osalta syntymäaika ja työterveyshoitaja.

Esihenkilön ja työntekijän vuorovaikutus

Esihenkilön ja työntekijän väliset keskustelut -tietovarannon osalta tietoaineisto koostuu onnistumis-, työnsujuvuus- ja varhaisen tuen keskustelujen tiedoista.

Luvat ja pätevyydet

Luvat ja pätevyydet -tietovarannon osalta tietoaineisto koostuu henkilöstön työtehtävissään tarvitsemien lupien ja pätevyyksien hallinnan tiedoista.

Rekrytoinnit

Rekrytoinnit-tietovarannon osalta tietoaineisto koostuu avoimen tehtävän tiedosta, rekrytointiin osallistuvien tiedoista, hakemuksista, hakijaviestinnän tiedoista.

Palvelussuhdetiedot

Palvelussuhdetiedot-tietovarannon osalta tietoaineisto koostuu Helsingin kaupungin palveluksessa olevien henkilöiden henkilö-, palvelussuhde-, palkka-, poissaolo- ja työaikatiedoista ja ylläpidosta, palkanlaskenta ja -maksatustiedoista, muiden henkilöstö- ja palkkahallinnon työnantajavelvoitteiden hoitamisen tiedoista, luottamushenkilöpalkkioiden ja muiden palkkioiden käsittelyn ja maksatuksen tiedoista.

Uudelleensijoittuvat

Uudelleensijoituksen toimenpiteet ja suunnitelmat.

Tapaturmatiedot ja ilmoitukset turvallisuuspoikkeamista sekä vaarojen arviointi

Ilmoitukset tapaturmasta ja turvallisuuspoikkeamasta sekä vaarojen arvioinnista.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)
  • 01 Henkilöstöasiat
  • 01 01 Palvelussuhde
  • 01 01 01 Rekrytointi
  • 01 01 02 Palvelussuhteen alkaminen
  • 01 01 03 Palvelussuhteen hoitaminen
  • 01 01 03 06 Onnistumiskeskustelut
  • 01 01 03 08 Työtapaturmat
  • 01 01 03 11 Uudelleensijoitus ja työkokeilu
  • 01 01 03 14 Työn sujuvuuden keskustelut
  • 01 03 Onnistumisen johtaminen / osaamisen kehittäminen
  • 01 03 00 01 Perehdyttäminen, työ- ja tehtäväkierto
  • 01 04 01 Työsuojelu ja työturvallisuus
  • 01 04 02 03 Varhainen tuki

Henkilöstöosaston tietojärjestelmät

Henkilöstötietovarannon yhteydessä henkilöstöosaston osalta käytössä ovat seuraavat tietojärjestelmät: onnistumisen johtamisen ja koulutuksen hallintajärjestelmä sekä sähköinen koulutusalusta, rekrytointijärjestelmä, uudelleensijoittuvien hallintajärjestelmä, henkilöstöhallintajärjestelmät, henkilöstökortin tilausjärjestelmä, työsuojelu- ja tapaturmajärjestelmä.

Strategiaosaston tietovarantojen käyttötarkoitus

Helsingin kaupunginkanslian strategiaosasto huolehtii kaupungin strategisesta kehittämisestä ja strategisesti keskeisten asiakokonaisuuksien ja hankkeiden koordinoinnista, digitalisaation ja tietohallinnon ohjauksesta, tilastoista, tutkimustoiminnasta sekä kansainvälisistä asioista.

Strategiaosastossa on seuraavat yksiköt:

  • kaupunkitieto
  • kaupunkistrategia
  • kehitys
  • digitalisaatio

Strategiaosaston tietovarannot tuottavat tietoa kaupunkiyhteisiin asiakas-, palvelu-, tutkimus- ja selvitys-, raportoinnin-, kehittämisen ja turvallisuustietovarantoihin. Lisäksi tietoja haetaan ja luovutetaan kaupunkiyhteiseen henkilöstötietovarantoon.

Piirroksessa on esitetty kaupunginkanslian strategiaosaston tietovarannot sekä niiden yhteydet muihin tietovarantoihin (pieni värillinen pallukka tietovarannon yhteydessä). Kaupunkiyhteiset tietovarannot persikan värillä, kansalliset tietovarannot keltaisella, kansainväliset pinkillä ja muut toimialat harmaalla värillä.

Strategiaosaston tietovarantojen kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Strategiaosaston hallinnoimia omia tietovarantoja ovat: Helsingin väestötietojärjestelmä, sähköisen asiointipalvelut, tilastot ja tietoaineistot, käyttäjätunnusten hallinta, palvelurekisteri, pääkaupunkiseudun toimipiste- ja palvelurekisteri, kokonaisarkkitehtuurin tietovaranto, tilasto- ja tutkimustoiminnantietorekisteri sekä tilastot ja tietoaineistot.

Asiakastietovaranto on kaupunkiyhteinen tietovaranto, johon strategiaosasto tuottaa tietoja väestöstä ja sähköisistä asiointipalveluista.

Helsingin väestötietojärjestelmä

Helsingin väestötietojärjestelmän tietovaranto sisältää tiedot henkilöistä, joiden vakinainen asuinpaikka on tai on ollut Helsinki. Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:

Sähköisten asiointipalvelut

Sähköisten asiointipalvelujen rekisteri sisältää yksilöinti-, lisä- ja yhteystiedot.

Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:

Tilastot ja tietoaineistot

Strategiaosaston tilastot ja tietoaineistot -tietovarannon tiedot sisältyvät kaupunkiyhteiseen tutkimus- ja selvitystietovarantoon. Tietovarannossa kootaan yhteen tietoaineistoja tilasto- ja tutkimustoimintaa, raportointia ja tiedolla johtamisen tueksi.

Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:

Käyttäjätunnukset ja -oikeudet

Käyttäjätunnusten ja oikeuksien hallintaan liittyvä rekisteri on käyttäjätunnusten hallinta -rekisteri, joka sisältää käyttäjätunnuksen ja siihen liitetyt rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot.

Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:

Palvelurekisteri

Palvelutietovaranto on kaupunkiyhteinen tietovaranto, johon strategiaosastolta siirtyy tietoja liittyen palvelurekisteriin, jossa kuvataan kaupungin fyysiset toimipisteet ja palvelupisteet. Tietoja luovutetaan kansalliseen Suomi.fi -palvelutietovarantoon.

Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:

Tiedonhallintamalli

Tiedonhallintamallin tietovarantoon kuuluvat tiedonhallintalain mukaisesti organisaation tiedonhallintamalliin kuvatut tiedot toimintaprosesseista, tietojärjestelmistä, tietovarannoista sekä henkilötietovarannoista. Lisäksi tiedonhallintamalliin sisältyvät tiedon käsittelyyn liittyvät tietoturvallisuus ohjeet ja -määräykset.

Turvallisuus- ja valmius

Strategiaosastolla tuotetaan kaupunkiyhteiseen turvallisuustietovarantoon tietoja, jotka liittyvät kaupunkistrategian suunnitteluun ja seurantaan. Samoin kiinteistö- ja toimitilaturvallisuuteen liittyvä tietoja sekä palotarkastustoiminnan johtamiseen ja kehittämiseen liittyvää tietoa.

Strategiaosaston tietovarantojen tietoaineistot

Helsingin väestötietojärjestelmä

Asiakastietovarannon tietoaineisto strategiaosaston osalta koostuu Helsingin väestötietojärjestelmän tiedoista: tiedot henkilöistä, joiden vakinainen asuinpaikka on tai on ollut Helsinki sisältäen henkilön perustiedot, parisuhdetiedot, edunvalvonta- ja huostaanottotiedot, asuinpaikkatiedot ja osoitetiedot; sekä nykyinen että historiatieto.

  • Henkilötietojen säilytys Digi- ja väestötietoviraston (DVV) ja Helsingin kaupungin välisen muutostietopalvelun sopimuksen voimassaolon ajan. Sopimus on voimassa toistaiseksi. Henkilötiedot päivittyvät kerran viikossa Digi- ja väestötietoviraston muutostietopalvelun tiedoilla.
Sähköiset asiointipalvelut

Sähköisten asiointipalvelujen rekisterin tietoaineisto sisältää rekisteröidyn yksilöinti-, lisä- ja yhteystiedot, palveluasioihin liittyvät rekisteröidyn omat tiedot ja viestit sekä suostumukset ja valtuutukset.

Tilastot ja tietoaineistot

Tilastot ja tietoaineistojen tietovarannon tietoaineistot koostuvat karkeistetuista ja jalostetuista tiedoista. Tilastot ja tietoaineistot datapalvelu, seudulliset ja valtakunnalliset tilastotietokannat, tutkimukset ja selvitykset sekä osallisuuden asiakkaiden tiedot.

Käyttäjätunnukset ja -oikeudet

Tietoaineisto koostuu käyttäjätunnusten hallinnan tietoaineistosta: käyttäjätunnuksista ja niihin liitetyistä yksilöinti- ja yhteistiedoista.

Palvelurekisteri

Palvelutietovarantoon strategiaosastolta siirtyy toimipisterekisteriin toimipisteiden ja palvelupisteiden palvelu- ja toiminta-ajat. Palvelurekisterissä on avoin rajapinta.

Tiedonhallintamalli

Tiedonhallintamallin tietovarantoon kuuluu tiedot; toimintaprosesseista, tietojärjestelmistä, tietovarannoista sekä yleiset tietoturvallisuusohjeet. Tietoaineistojen käsittelytavat, säilytysmuodot ja -ajat on kuvattu kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa. Tiedonohjaussuunnitelma: tiedot saatavilla avoimen rajapinnan kautta.

Turvallisuus ja valmius

Tietovarantoon kuuluvat erilaiset turvallisuussuunnitelmat, kuten paikallinen turvallisuussuunnittelu, poistumisturvallisuus ja palotarkastustoiminta.

Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:

Strategiaosaston tietojärjestelmät

Helsingin väestötietojärjestelmä

Asiakastietovarannon yhteydessä strategiaosaston osalta käytössä on Kuntarekisterin Väestöosa -tietojärjestelmä.

Sähköiset asiointipalvelut

Sähköinen asiointi; kaupunkilaispalvelut profiili ja tunnistautuminen

Tilastot ja tietoaineistot

Tilastot ja tietoaineistot datapalvelu sekä Tilastotietokannat verkkopalvelut.

Käyttäjätunnukset ja -oikeudet

Käytössä on seuraava tietojärjestelmä: Käyttäjähallinta.

Palvelurekisteri

Palvelu- ja toimipisterekisteri.

Tiedonhallintamalli

Tiedonhallinnan järjestelmät.

Turvallisuus ja valmius

Kulunvalvonta- ja työajanseurantajärjestelmät, kameravalvontajärjestelmät, avainhallintajärjestelmät sekä sähköisen pääsynhallintaohjelmat.

Talous- ja suunnitteluosaston tietovarantojen käyttötarkoitus

Helsingin kaupunginkanslian talous- ja suunnitteluosasto huolehtii mm. kaupungin talouden, toiminnan ja konsernin ohjauksesta sekä kaupunkistrategiasta ja hallinnon kehittämisestä.

Talous- ja suunnitteluosasto jakautuu kuuteen yksikköön:

  • aluerakentaminen
  • asuminen
  • hankinnat ja kilpailuttaminen
  • konserniohjaus
  • rahoitus
  • talouden ohjaus

Talous- ja suunnitteluosasto tuottaa tietoja kaupunkiyhteisiin taloustietovarantoon ja kohdetietovarantoon.

Piirroksessa on esitetty kaupunginkanslian talous- ja suunnitteluosaston tietovarannot sekä niiden yhteydet muihin tietovarantoihin (pieni värillinen pallukka tietovarannon yhteydessä). Kaupunkiyhteiset tietovarannot persikan värillä ja pääkaupunkiseudun yhteiset tietovarannot vihreällä värillä.

Talous- ja suunnitteluosaston tietovarantojen kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Taloustietovaranto on kaupunkiyhteinen tietovaranto, jonka käyttötarkoitus on kaupungin toimialojen, virastojen ja liikelaitosten toiminnan raportointi, talousarvion raamin, talousarvion, tulosbudjetin ja talouden ennusteen laadintaan
tarvittavien tietojen tuottaminen ja muut hallinto- ja valmistelutehtävät.

Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:

Konserni- ja omistajaohjauksen tietovarannon tietoaineistoja hyödynnetään Helsingin kaupunkikonsernin tytär- ja osakkuusyhteisöjen omistusten ja yhteisöjen keskeisten perustietojen hallinnassa. Tietovarantoon liittyvät seuraavat rekisteriselosteet:

Asumisen ja rakentamisen tietovarantoa käytetään toimintaprosessien toteuttamisessa esim. asuntotuotanto-ohjelma, joilla seurataan asumisen ja muun rakentamisen tilannetta sekä ohjataan investointitaloutta.

Talous- ja suunnitteluosaston tietovarantojen tietoaineistot

Taloustietovarannon tietoaineisto talous- ja suunnitteluosaston osalta sisältää taloushallinnon asiakokonaisuuksia ja tietokokonaisuuksia kuten kaupunkitasoiset talousarvioennusteet, budjetointi ja tilinpäätökset sekä hankinnan tietoja.

Konserni- ja omistajaohjauksen tietovarannon tietoaineisto koostuu Helsingin kaupunkikonsernin tytär- ja osakkuusyhteisöjen omistusten ja yhteisöjen keskeisten perustietojen hallinnan tiedoista: rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteistiedot, yhteisön toimielinten jäsenyystieto.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)
  • 00 01 04 Konserni- ja omistajaohjaus
  • 02 02 Talouden suunnittelu, toteuttaminen ja seuranta, Talouden suunnittelu ja ohjaus
  • 02 06 Kirjanpito ja maksuliikenne
  • 10 00 00 Asunto ja maapolitiikka
  • 10 07 Asuminen

Talous- ja suunnitteluosaston tietojärjestelmät

Taloustietovarannon yhteydessä talous- ja suunnitteluosaston osalta käytössä ovat taloushallinnan tietojärjestelmät, konserniomistuksen hallintatietojärjestelmä, avustusten hallintajärjestelmät, tietovarastot, asuntotuotannon rekisteri, kilpailutus- ja sopimuksenhallintajärjestelmät sekä projektinhallintajärjestelmät.

Viestintäosaston tietovarantojen käyttötarkoitus

Helsingin kaupunginkanslian viestintäosasto huolehtii Helsingin keskitetystä viestinnästä ja koko kaupungin viestinnän koordinoinnista, markkinoinnista, yleis- ja maahanmuuttoneuvonnasta sekä osallisuudesta ja vuorovaikutuksesta.

Viestintäosastolla on viisi yksikköä:

  • brändiyksikkö
  • osallisuus ja neuvonta
  • sisäinen viestintä
  • sisällöntuotanto
  • ulkoinen viestintä

Viestintäosasto tuottaa tietoja tiedotus- ja viestintätietovarantoon sekä kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon.

Piirroksessa on esitetty kaupunginkanslian viestintäosaston tietovarannot sekä niiden yhteydet muihin tietovarantoihin (pieni värillinen pallukka tietovarannon yhteydessä). Kaupunkiyhteiset tietovarannot persikkavärillä, kansalliset tietovarann ja muut toimialat harmaalla.

Viestintäosaston tietovarantojen kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Tiedotus- ja viestintätietovaranto

Kaupungin viestinnästä säädetään kuntalaissa. Kaupungin viestinnän tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot kaupungin palveluista, päätöksenteosta ja toiminnasta. Viestintä on avointa, ajankohtaista, aktiivista ja oma-aloitteista sekä tasapuolista. Kaupunginhallitus johtaa kaupungin viestintää ja antaa viestinnän ohjeistuksen.

Tiedotus- ja viestintätietovaranto on kaupunkiyhteinen tietovaranto, johon viestintäosasto tuottaa tietoja yhteistietovarannostaan, digiopastusrekisteristä sekä kaupunginkanslian asiakasviestinnän, markkinoinnin ja tilaisuuksienhallinnan tietovarannosta. Siihen sisältyy sisällöntuotannonjärjestelmän (Hel.fi-sivustot) aineistot, kuntalaispalautteet, hr-neuvonnan yhteydenotot, kaupungin henkilöstölle suunnattu sisäinen tiedotusaineisto, kuntalaiskuulemisen aineisto, kuntalaisten ideat ja niistä yhdistetyt suunnitelmat, työntekijöiden ideat, digitaaliset valokuvat, videot.

Tietovarantoon liittyvät seuraavat rekisteriselosteet:

Asiakastietovaranto on kaupunkiyhteinen tietovaranto, johon kuuluu myös kansalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien toteuttaminen sekä kaupungin palautteiden käsittely. Seuraavat henkilörekisterit kuuluvat viestintäosaston vastuulle:

Digiopastusrekisteri on Helsingin kaupungin etäyhteyden avulla toteutettujen digiopastusten asiakasrekisteri, joka sisältää etäopastusta pyytävän tietoja ja yhteystietoja. Tarkoituksena tarjota kuntalaisille etäyhteyden välityksellä opastusta digitaalisten palvelujen käyttöön.

Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:

Kaupunginkanslian asiakasviestinnän, markkinoinnin ja tilaisuuksienhallinnan tietovaranto sisältää rekisteröidyn tietoja ja yhteystietoja. Tarkoituksena on tarjota kuntalaisille etäyhteyden välityksellä opastusta digitaalisten palvelujen käyttöön.

Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:

Viestintäosaston tietovarantojen tietoaineistot

Tiedotus- ja viestintätietovaranto

Tiedotus- ja viestintätietovarannon tietoaineistoja ovat mm. ulkoinen ja sisäinen tiedotus, työturvallisuustieto, isojen rakennus- ja infrahankkeiden viestintä, kuvamyynti, paikkatiedon jakelukanavat ja kirjastotoimen infot. Kerrokantasi.fi -kuntalaismielipiteen kerääminen ja koostaminen kuulemisyhteenvedoksi on tärkeä osa suunnitteluaineistoja.

Tiedotus- ja viestintätietovarannon tietoaineisto koostuu viestintäosaston osalta seuraavasti:

Kaupungin tiedotus- ja viestintätietovarannon keskeisin palvelu tietoaineistoa ovat sisällöntuotannonjärjestelmän (Hel.fi-sivustot) aineistot, liitteet, kuvat ja dokumentit yms.

Kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon viestintäosastolta siirtyy tietoaineistoja kansalaisten antamista palautteista ja osallistumisesta kaupungin palvelujen kehittämiseen. Samoin kaupunkilaisille annetun digitaalisten palvelujen etäopastuksen yhteydessä syntyneet aineistot.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)
  • 00 01 02 03 Palautetoiminta
  • 00 04 00 Viestintä ja edustaminen
  • 00 04 06 Markkinointi
  • 00 04 07 Osallistuva budjetointi

Viestintäosaston tietojärjestelmät

Tiedotus- ja viestintätietovaranto

Tiedotus- ja viestintätietovarannon yhteydessä viestintäosaston osalta käytössä ovat seuraavat tietojärjestelmät: Sisällön tuotantojärjestelmä (hel.fi -verkkosivusto).

Kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon viestintäosastolta käytössä ovat seuraavat tietojärjestelmät: Osallisuuden tietojärjestelmät, kehittäjäyhteisön jäsenrekisterijärjestelmä, palautejärjestelmä, uutiskirjeiden, kyselyiden ja kutsujen hallinnointiin tarkoitetut asiakas- ja sidosryhmätoimintojen hallinnan tietojärjestelmä sekä digitukipalvelu.

Tietopyynnön tekeminen kaupunginkanslian tietovarantoihin

Helsingin kaupungn kirjaamo antaa tietoa vireillä olevien hallinnollisten asioiden käsittelyvaiheista ja päätöksistä koko käsittelyprosessin ajan. Kirjaamo hoitaa myös kaupungin julkisten kuulutusten ilmoitustaulua, joka on sähköisessä muodossa kaupungin Ilmoitukset ja Kuulutukset -internetsivuilla.

Kaupunkiyhteisiin tietovarantoihin kohdistuvat tietopyynnöt osoitetaan Helsingin kaupungin kirjaamoon, mistä ne ohjataan eteenpäin oikealle taholle.

Kirjaamon postiosoite:
Helsingin kaupungin kirjaamo
PL 10
00099 Helsingin kaupunki

Kirjaamolle voi jättää postia kaupungintalon ala-aulassa sijaitsevaan postilaatikkoon, Pohjoisesplanadi 11–13.

Kirjaamo palvelee arkisin klo 8.15–16.00

  • Puhelimitse: +358 9 310 13700
  • Sähköpostitse: helsinki.kirjaamo@hel.fi
  • Kirjaamolle voi lähettää suojattua sähköpostia osoitteesta https://securemail.hel.fi/ osoitteeseen helsinki.kirjaamo@hel.fi. Securemailiin kirjaudutaan verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.

Lisätietoa tietopyynnöistä Helsingin kaupungille: Tietopyynnöt

Asiasanat

aineistopankki
aluerakentaminen
arkisto
asiakasviestintä
asian- ja asiakirjahallinta
asuminen
Avustukset
brändiyksikkö
digiopastus
digitalisaatio
Elinkeino-osasto
Hallinto-osasto
hallintomenettely
hankinnat ja kilpailuttaminen
henkilöstöhallinto
Henkilöstöosasto
Innovaatiot
Kansainväliset osaajat
kaupunginkanslia
kaupunginkanslian kirjasto
kaupunkistrategia
kaupunkitieto
kehittämispalvelut
kehitys
Kestävän liikkumisen kokeilu
konserniohjaus
koulutus
kunnalliskalenteri
kykyviisari
käyttäjätunnukset- ja oikeudet
leanlab
luvat ja pätevyydet
maahanmuutto
markkinointi
matkailu
ohjaamotoiminta
oikeuspalvelut
omistajatieto
osallisuus
osallisuus ja neuvonta
palvelurekisteri
palvelussuhde
päätöstieto
rahoitus
rekrytointi
sisäinen viestintä
sisällöntuotanto
Strategiaosasto
sähköiset asiointipalvelut
talouden ohjaus
talouden suunnittelu
Talous- ja suunnitteluosasto
tapaturmat
tiedonhallinta
tiedonhallintamalli
tiedonohjaussuunnitelma
tietoaineistot
tilastot
Tule liikuttamaan henkilöstöä
turvallisuus
turvallisuuspoikkeamat
työllisyys
Työllisyyspalvelut
työvoima
ulkoinen viestintä
uudelleensijoittuvat
Uudet kokeilut
uudet yritykset
viestintäosasto
virastopalvelu
väestötietojärjestelmä
yrityspalvelut
Yritystoiminta