Kaupungin liikelaitosten tietovarannot

Helsingin kaupungin keskushallinnon liikelaitoksia ovat:
• Helsingin kaupungin palvelukeskusliikelaitos (Palvelukeskus Helsinki)
• Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos (Stara)
• Helsingin kaupungin taloushallintopalveluliikelaitos (Talpa)
• Helsingin kaupungin työterveysliikelaitos (Työterveys Helsinki).

Tältä sivulta löydät

Mannerheimintie. Kuvaaja Matti Tirri

Helsingin kaupungin palvelukeskusliikelaitoksen (Palvelukeskus Helsinki) tietovarantojen käyttötarkoitus

Helsingin kaupungin palvelukeskusliikelaitos käyttää toiminnassaan nimeä Palvelukeskus Helsinki. Se tuottaa ja kehittää ruoka-, siivous-, matka-, puhelin- ja hyvinvointipalveluita ja tukee kotona asumista monipuolisilla teknisillä ratkaisuilla.

Tilaaja-asiakkaita ovat toimialat/liikelaitokset/virastot, kohteita ovat mm. Helsingin kaupungin koulut ja päiväkodit, kotihoidon asiakkaat, seniorikeskukset, asumisyksiköt ja sairaalat.

Palvelukeskus Helsingin tietovarantojen kuvaukset, ylläpito ja rekisterit

Hoivapalvelut

Palvelukeskus Helsingin hoivapalveluiden looginen tietovaranto sisältää seuraavia tietovarantoja: puhelin- ja hyvinvointipalvelut ja kotihoito.

Puhelin- ja hyvinvointipalvelujen tietovaranto tuottaa kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon tietoja, kuten etähoidon asiakkaiden asiakastunnisteet ja asiakastunnistekohtaiset käyntilokit, takaisinsoittojärjestelmän kontaktinhallinta, kontaktinohjaustiedot ja puhelutiedot, asiantuntijatyön kesto nimetyille projekteille, työtehtäville ja tämän tiedon raportointinäkymä sekä asiakashallintajärjestelmän laskutustietoja ja lokitietoja.

Kotihoidon asiakkaiden tiedot koostuvat pääosin soten kotihoidon asiakasrekisterin perusteella. Sosiaali- ja terveystoimi ostaa kotihoidon asiakkailleen palveluja Palvelukeskus Helsingiltä.

Tietovarantoon liittyvät seuraavat rekisteriselosteet:

• Kotihoidon asiakasrekisteri
• Potilasrekisteri
• Sähköisten asiointipalveluiden rekisteri

Matkapalvelut

Palvelukeskus Helsingin matkapalvelut hallinnoi matkapalvelujen tietovarantoa, joka tuottaa kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon muun muassa matkapalvelujen järjestämiseen liittyviä tietoja, hoivapalvelujen asiakkaiden tietoja ja matkapalvelujen asiakkaiden kyytien reititystietoja.

Tietovarantoon liittyvät seuraavat rekisteriselosteet:

• Kotihoidon asiakasrekisteri
• Potilasrekisteri

Ruokapalvelut

Ruokapalvelujen tietovaranto tuottaa kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon esim. ruokatuotannonohjaustietoja.

Tietovarantoon liittyvät seuraavat rekisteriselosteet:

• Potilasrekisteri
• Kotihoidon asiakasrekisteri

Hallinto

Hallinnon tietovaranto tuottaa kaupunkiyhteiseen toiminnanohjaustietovarantoon ja sisäisen tarkastuksen tietovarantoon tietoa muun muassa riskien hallinnasta, vaaratilanteista ja raportoinnista, vierailijoista ja harmaan talouden torjunnasta.

Palvelukeskus Helsingin tietovarantojen tietoaineistot

Hoivapalvelut

Hoivapalveluiden tietovarannon tietoaineisto koostuu etähoidon asiakkaiden asiakastunnisteista ja asiakastunnistekohtaisista käyntilokeista, takaisinsoittojärjestelmän kontaktinhallinnasta, kontaktinohjaustiedoista ja puhelutiedoista, Asiantuntijatyön kesto nimetyille -projekteista ja työtehtävistä ja tämän tiedon raportointinäkymästä, asiakashallintajärjestelmän laskutustiedoista ja lokitiedoista.

• Henkilötietojen säilytystiedot potilasrekisterissä ja kotihoidon asiakas rekisterissä: Potilasasiakirjat 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta potilaan syntymästä. 18. ja 28. päivänä syntyneiden päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset säilytetään pysyvästi. Sähköisten asiointipalvelujen asiakkaiden tiedot asiakkuuden ajan tai 5 vuotta viimeisestä asiointitapahtumasta. Sähköisen asiointipalvelusta käsittelytietoja säilytetään 5 vuotta.

Lisätietoja tietojen käsittelytavoista ja säilytysajoista on Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).

Matkapalvelut

Matkapalvelujen tietovarannon tietoaineisto sisältää matkapalvelujen järjestämiseen liittyviä tietoja, hoivapalvelujen asiakkaiden terveystiedot, yhteystiedot, yhteydenotot ja asiakaskäynnit sekä matkapalvelun asiakkaiden kyytien reititystietoja.

• Henkilötietojen säilytystiedot kotihoidon ja potilasrekisterissä: Potilasasiakirjat 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta potilaan syntymästä. 18. ja 28. päivänä syntyneiden päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset säilytetään pysyvästi.

Lisätietoja tietojen käsittelytavoista ja säilytysajoista on Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).

Ruokapalvelut

Ruokapalvelujen tietovarannon tietoaineisto koostuu ruokatuotannonohjaustiedoista kuten raaka-aineet, reseptit, ruokalistat, tuotantoruokalistat, tarvelaskenta, ravintosisältö, ohjaus- ja tuotetiedot, myyntitilaustiedot, HETA-raportointitiedot, asiakastiedot, potilastiedot.

• Henkilötietojen säilytystiedot potilas- ja kotihoidon asiakasrekisterissä: Potilasasiakirjat 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta potilaan syntymästä. 18. ja 28. päivänä syntyneiden päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset säilytetään pysyvästi.

Lisätietoja tietojen käsittelytavoista ja säilytysajoista on Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).

Tukipalvelut

Tukipalvelujen tietovarannon tietoaineisto koostuu tietohallinnon tikettijärjestelmän tiedoista kuten tiketit, laiterekisteri, järjestelmäluettelo, tietovirrat, toimipaikkaluettelo, työntekijöiden AD-tunnus ja muut perustiedot, HR-lomakkeet, työntekijöiden henkilötunnukset, tietosuojatiketit, tietosuojapyynnöt ja korjausvaatimukset, talousluvut, facebookiin annettu tieto ja sisältö, mm. ajankohtaiset uutiset, Restolution kassajärjestelmän asiakastietoja, Poissaolotietoja, Kassajärjestelmän kuittirivit ja tuotetiedot, Polttoainekorttien hallintajärjestelmän tietoja, Lokitietoja, Recruitby.net järjestelmän tietoja, henkilöstön tietoja, henkilötiedot, työvuorolistat, tiedot koulutuksista, lomista.

• Tietoja säilytetään 10 vuotta sähköisesti (talousluvut).

Lisätietoja tietojen käsittelytavoista ja säilytysajoista on Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).

Hallinto

Hallinnon tietovarannon tietoaineisto koostuu tiedoista kuten tietoja kaupungin hallinnassa olevien tilojen käytöstä ja tiloissa järjestettävistä tilaisuuksista, vierailijatiedoista, riskienhallintatiedoista, poikkeamien ja vaaratilanteiden raportointi- sekä arviointitiedoista, harmaan talouden torjunnassa käytettävän järjestelmän tiedoista.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)

• 02 09 01 Palveluiden ja tuotteiden tuottaminen
• 02 02 Talouden suunnittelu, toteuttaminen ja seuranta
• 00 04 Viestintä ja edustaminen

Palvelukeskus Helsingin tietojärjestelmät

Hoivapalvelut

Hoivapalveluiden tietovarannon yhteydessä käytössä ovat seuraavat tietojärjestelmät: etähoitojärjestelmät, kontaktienhallintajärjestelmä (sis. takaisinsoitto, chat, viestit, nauhoitteet, asiakaspalaute), palautekyselyjärjestelmät, projektien hallintajärjestelmät, asiakashallintajärjestelmä, hoivapalvelujen paikannuslaitejärjestelmä sekä sähköinen pääsynhallinta. Lisäksi palveluprosessien tueksi tarvitaan raportointityökaluohjelmia, taloushallinnonohjelmia, kuljetuspalvelujen asiakastietojärjestelmää sekä lokien keräysjärjestelmä.

Matkapalvelut

Palvelukeskus Helsingin matkapalvelujen tietovarannon yhteydessä käytössä ovat seuraavat tietojärjestelmät: asiakashallintajärjestelmä, kuljetuspalveluiden asiakasrekisteri ja ajonvalvontasovellus. Lisäksi palvelujen tuottaminen tarvitsee tukea taloushallinnon järjestelmistä, raportointisovelluksesta sekä lokien keräysjärjestelmästä.

Ruokapalvelut

Palvelukeskus Helsingin ruokapalvelujen tietovarannon yhteydessä käytössä ruokapalvelun tuotannonohjausjärjestelmä ja asiakashallintajärjestelmät, jotka toimivat yhteydessä muun muassa kontaktienhallintajärjestelmän, ruokalistasovelluksen, tarratulostin ja raportointijärjestelmien kanssa.

Tukipalvelut

Palvelukeskus Helsingin tukipalvelujen tietovarannon yhteydessä käytössä ovat seuraavat tietojärjestelmät: etätyökaluohjelma, henkilörekisteri, taloushallinnon järjestelmät, kassajärjestelmä, tiketöintijärjestelmä, lokien keräysjärjestelmä, henkilöstötietojärjestelmät, työajansuunnittelu ja hallintajärjestelmä. Nämä toimivat lisäksi yhdessä kaupunkiyhteisten talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien kanssa, sosiaalisen median sekä ruokapalvelun tuotannonohjausjärjestelmän, että kontaktienhallintajärjestelmän kanssa.

Hallinto

Palvelukeskus Helsingin hallinnon tietovarannon yhteydessä käytössä on tietojärjestelmät vierailijanhallintajärjestelmä, riskienhallintajärjestelmä sekä sopimuskumppanien hallintajärjestelmän tiedot. Lisäksi hallinnon tietovarantojen yhteydessä tietoja tuottavat ja käyttävät projektienhallintajärjestelmä, polttoainekorttijärjestelmä sekä infran valvontajärjestelmä. Hallinnon prosessit tarvitsevat myös tietoja taloustietojärjestelmiltä, kuten kassajärjestelmät ja henkilöstökorttijärjestelmät.

Tietopyynnön tekeminen Palvelukeskus Helsingin tietovarannon asiakirjaan

Helsingin kaupungin palvelukeskusliikelaitos toimii seuraavissa osoitteissa:

• Monipalvelut, johto ja tukipalvelut: Pakkalantie 30, 01530 Vantaa, puhelinnumero: 09 310 2700
• Puhelin- ja hyvinvointipalvelut: Elimäenkatu 15, 00510 Helsinki, puhelinnumero: 09 310 2700

Kirjalliset yhteydenotot:

• Palvelukeskus Helsinki, Monipalvelut, johto ja tukipalvelut, PL 9530, 00099 Helsingin kaupunki
• Palvelukeskus Helsinki, Puhelin- ja hyvinvointipalvelut, PL 9500, 00099 Helsingin kaupunki

Lisätietoja: https://palvelukeskus.hel.fi

Esimerkkejä tietopyynnön tekemisestä asiakirjaan, joka on tuotettu Palvelukeskus Helsingin tietovarantoon:

1. Tietopyynnöt Palvelukeskus Helsingin tietovarannon päätöstietoihin:
2. Johtokunnan päätösasiakirjoista kansalainen voi tehdä tietopyynnön osoittamalla sen kaupungin kirjaamoon.
3. Palvelukeskus Helsinki on julkaissut viranhaltijapäätökset vuodesta 2013 lähtien internetsivuilla, mistä ne ovat julkisesti luettavissa. Päätökset on lajiteltu osastoittain: johto, puhelin- ja hyvinvointipalvelut, asiakkuudet ja monipalvelut.

1. Tietopyynnöt koskien Palvelukeskus Helsingin asiakaspalvelun asiakkaita- ja potilaita:
2. Tietopyyntö osoitetaan Sosiaali- ja terveystoimialalle. Palvelukeskus Helsinki tarjoaa kaupungin omistamana liikelaitoksena palveluja Sosiaali- ja terveystoimialalle ja hyödyntää sopimussuhteen mukaisesti Sosiaali- ja terveystoimen tietovarantoja. Tietopyynnön esittämisestä on kerrottu sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan tietovarannoissa: Tietopyynnön tekeminen asiakirjaan, joka tuotettu sosiaali- ja terveystoimialan tietovarantoon.

Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitoksen (Stara) tietovarantojen käyttötarkoitus

Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos käyttää toiminnassa nimeä Stara. Se tuottaa Helsingin kaupungin tarpeisiin kaupunkiympäristön rakentamisen, hoidon sekä logistiikan palveluja, joita kaupungin sisäiset toimijat voivat tilata. Palvelujen lisäksi Stara avaa ja tuottaa avointa dataa paikannus-, kulutus-, suoritus- ja huoltotiedoista, jotka on tallennettu Staran tietovarantoihin. Stara tekee tiivistä yhteistyötä Kaupunkiympäristön toimialan kanssa ja tuottaa näin myös tietoa kaupunkiyhteisiin tietovarantoihin esim. Kohdetietovaranto.

Verkostokehittämisen kohteita ovat ajoneuvojen, työkoneiden ja katujen hoitoon sekä käyttöön liittyvien sovellusten kokeilut ja pilotoinnit. Esimerkiksi katujen kuvaamisen ja konenäön yhdistämisen hyödyntäminen yleisten alueiden töiden tehostamiseksi. Robotiikka ja digiratkaisut tehostavat resurssien ja kaluston hallintaa.

Staran tietovarantojen kuvaukset, ylläpito ja rekisterit

Stara Hallinto

Stara Hallinto hallinnoi seuraavia tietovarantoja:

• Kiinteistö- ja toimitilaturvallisuus: Staran hallinnoimien kiinteistöjen ja toimitilojen turvallisuus, järjestyksen valvonnan ohjaaminen, omavalvonnan toteuttaminen sekä kulunvalvonta.

• Työajan seuranta: työajan suunnittelu ja seuranta sekä työajan käyttö.

• Kaupungin yhteisten katu- ja viheralueiden hoidon, kunnossapidon ja ylläpidon työmaiden tietojen raportointi verohallinnolle ja työturvallisuuslakeja koskevien velvoitteiden hoitaminen: Staran hoitamien kaupungin yleisten katu- ja viheralueiden hoidon, kunnossapidon ja ylläpidon työmaiden tiedot.

• Staran toiminnan kehittäminen: Staran toimintaan liittyvien prosessien kuvaus ja hallinta.

• Kemikaalirekisteri: tiedot Staralla olevista kemikaaleista.

Staralta siirtyy tietoja kaupunkiyhteisiin tietovarantoihin, kuten päätöksenteon, taloushallinnon ja henkilöstötietovarantoihin.

Stara Logistiikka

Stara Logistiikan tietovarantoja ovat:

• Ajoluparekisteri: Staran ajolupakoulutukseen osallistuneiden tiedot. Tietovarantoon liittyvät seuraavat rekisteriselosteet:
  Staran ajo-oikeus, ajolupakoulutus- ja ajoneuvon käyttörekisteri.

• Ajoneuvokaluston, työkoneiden ja laitteiden hallinta ja ylläpito: ajoneuvokaluston hallinnan tiedot, vuokraustiedot sekä ajoneuvojen huoltoon ja ylläpitoon liittyvät tiedot.

Stara Kaupunkitekniikka

Stara Kaupunkitekniikan ylläpidon tietovarantoihin kuuluvat seuraavat tietovarannot:

• Lumen vastaanottopaikkojen, siilojen ja liukkaudentorjuntamateriaalien varastojen kulun- ja käyttövalvonta: Staran lumen vastaanottopaikkojen, siilojen ja liukkaudentorjuntamateriaalien varastojen toimitilaturvallisuus.

• Kaupungin yleisten katu- ja viheralueiden hoito, kunnossapito ja ylläpito toimialojen tilauksesta. Tietovarantoon liittyvä asiakasrekisteri tuottaa tietoja kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon. Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:
  Rakentamispalveluliikelaitos Staran asiakasrekisteri

• Stara tuottaa ja hyödyntää tietoja kaupunkiyhteisestä mittaus-, anturi- ja kartoitustietovarannosta.

Stara Rakennustekniikka

Stara Rakennustekniikka tuottaa tietoja seuraaviin tietovarantoihin:

• Yleisten alueiden leikkivälineseuranta: tiedot leikkikentistä ja -välineistä sekä niille tehdyistä tarkastuksista. 

Stara Ympäristönhoito

Staran ympäristönhoito tietovaranto tuottaa tietoja kaupunkiyhteiseen kohdetietovarantoon. Stara Ympäristönhoidon tietovarantoja ovat:

• Eläinrekisterit ja eläinten määrän hallinta: Haltialan tilan eläinten tiedot.

• Kulttuurimaiseman suojelu ja hoito, viljelyn suunnittelu ja seuranta: Staran hoitamien alueiden viljelysuunnitelmien tai toimintasuunnitelman ylläpito.

Staran tietovarantojen tietoaineistot

Stara Hallinto

Kiinteistö- ja toimitilaturvallisuus tietovarannon tietoaineistot koostuvat Staran tukikohtien ja muiden toimipisteiden alueella olevin ja liikkuvien henkilöiden kuvatallenteista, henkilökunnan kulunvalvontatiedoista, kuten henkilön nimi, henkilönumero, kulkutunniste, esimies, työpistetiedot, tehtävät sekä kulkuoikeus- ja työaikaryhmät.

• Tietoja säilytetään Kuntaliiton säilytysaikasuosituksen mukaisesti 2–12kk.

Työajan seuranta tietovaranto sisältää työntekijöiden nimet, henkilönumeron, työaikakirjaustiedot sekä työajanseurantaan liittyvät kirjaustiedot.

• Tiedot säilytetään 2 vuotta.

Kaupungin yhteisten katu- ja viheralueiden hoito-, kunnossapito- ja ylläpito -tietovaranto sisältää tiedot kaupungin yhteisten katu- ja viheralueiden hoidon, kunnossapidon ja ylläpidon tiedot, työmaiden tietojen raportoinnin verohallinnolle sekä työturvallisuuslain mukaisten velvoitteiden tiedot. Kaupungin yhteisten katu- ja viheralueiden hoitoon, kunnossapitoon ja ylläpitoon liittyvien työmaiden tiedot tallentuvat kaikki omaan rekisteriinsä.

• Tietoja säilytetään 10 vuoden ajan. Työmaiden tiedot säilytetään lain verotusmenettelystä perustella 6 vuoden ajan.

Staran toiminnan kehittämisen tietovaranto sisältää prosessikuvaukset sekä ohjeet.

• Tietoja säilytetään 10 vuotta.

Kemikaalirekisteriin on kirjattu Staran käytössä olevien kemikaalien tiedot.

• Tietojen säilytysaika on 10 vuotta.

Lisätietoja tietojen käsittelytavoista ja säilytysajoista on Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).

Stara Logistiikka

Ajoluparekisteristä löytyvät rekisteröidyn nimi, ajokorttitiedot, koulutuksen suorituspäivä sekä työtehtävä, toimipiste ja esihenkilö.

• Tietoja säilytetään lakiperusteisesti 10 vuoden ajan.

Ajoneuvokaluston, työkoneiden ja laitteiden hallinta ja vuokraamisen tiedot sekä ylläpitotiedot tietovarannosta löytyvät Stara Logistiikan korjaamon toiminnanohjauksesta, työsuoritteiden seuranta, laskutus, huolto- ja korjaustyöt, huoltokutsut, Automaster-asiakasrekisteri ja -työntekijärekisteri. Tiedot ajoneuvoneuvojen huollossa tehtävistä toimenpiteistä ja määräaikaishuoltokutsut. Ajoneuvojen vuokraus, tiedot ajoneuvoista ja sitä vuokraavasta työntekijästä.

• Kalustonvuokraamisen tietoja ei säilytetä kuin vuokrauksen keston ajan.

• Tietoja säilytetään kunnallisten asiakirjojen säilytysaikasuosituksen mukaisesti.

Lisätietoja tietojen käsittelytavoista ja säilytysajoista on Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).

Stara Kaupunkitekniikka

Lumen vastaanottopaikkojen, siilojen ja liukkaudentorjuntamateriaalien varastojen kulunvalvonnan kulun- ja käyttövalvonnan tietovaranto sisältää tiedot lumen vastaanottopaikkoja käyttävien ajoneuvojen kulunvalvontatiedot, kuten ajoneuvon rekisterinumeron ja ajoneuvoa käyttävän yrityksen nimi. Rekisteriin kirjautuvat kulkutapahtumat ajankohtineen. Lumen vastaanottopaikkojen, siilojen sekä liukkaudentorjuntamateriaalien varastojen alueella liikkuvien ajoneuvojen kuvatallenteet.

• Tietoja säilytetään mukaan 2–12kk.

Kaupungin yhteisten katu- ja viheralueiden hoito, kunnossapito ja ylläpito toimialojen tilauksesta -tietovaranto sisältää paikkatietoon sidotut työsuoritteet, toteutuneet ajoreitit, työkohteessa havaitut poikkeamat sekä kenttäraportointijärjestelmän käyttäjätiedot, joita ovat nimi, työpuhelinnumero, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus ja -rooli.

• Tietojen säilytysaika on 10 vuotta.
• Henkilötietoja säilytetään asiakkuus- ja yhteistyösuhteen ajan Staran asiakasrekisterissä.

Mittaus-, anturi- ja kartoitustietovaranto on kaupunkiympäristön toimialan ylläpitämä kaupunkiyhteinen tietovaranto, josta Stara hyödyntää rakentamiseen ja suunnitteluun liittyvää mittaustietorekisteriä.

Lisätietoja tietojen käsittelytavoista ja säilytysajoista on Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).

Stara Rakennustekniikka

Yleisten alueiden leikkivälineseurannan tietovarannossa on tiedot leikkikentistä ja -välineistä sekä niille tehdyistä tarkastuksista. Tarkastustiedot, korjauskehotukset sekä kuittaukset suoritetuista korjauksista.

• Tiedot säilytetään 10 vuoden ajan.

Lisätietoja tietojen käsittelytavoista ja säilytysajoista on Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).

Stara Ympäristönhoito

Eläinrekisterit ja eläinten määrän hallinta tietovarantoon on tallennettuina Haltialan tilan eläinten tiedot, eläinluettelot, hankinta-, myynti-, siirto-, poikimis- ja kuolintiedot sekä näiden ilmoitustiedot valvontaviranomaiselle.

• Hallintokunnan esityksen mukaan tietojen säilytysajat on määritelty ajalle 3–5 vuotta.

Kulttuurimaiseman suojelu ja hoito, viljelyn suunnittelu ja seuranta tietovarantoon sisältää tiedot viljelysuunnitelman ja toimintasuunnitelman laadintaa varten sekä peltoihin liittyvät työmaakirjanpito.

• Hallintokunnan oman esityksen mukaan tietojen säilytysaika on 10 vuotta.

Lisätietoja tietojen käsittelytavoista ja säilytysajoista on Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)

Stara Hallinto

• 00 01 02 00 Toiminnan kehittäminen
• 01 01 03 05 Työajan suunnittelu ja seuranta, työajan käyttö
• 01 02 Palkan, palkkioiden ja korvausten määräytyminen
• 09 00 01 01 Kiinteistö- ja toimitilaturvallisuus
• 09 05 Pelastustoimi
• 09 05 01 02 Kemikaalivalvonta
• 10 05 05 00 Yleisten alueiden, katualueiden ja torien ylläpito ja hoito

Stara Logistiikka

• 01 03 00 02 Henkilöstökoulutuksen järjestäminen
• 02 07 01 02 Ajoneuvokaluston, työkoneiden ja laitteiden hallinta ja ylläpito

Stara Kaupunkitekniikka

• 09 00 01 01 Kiinteistö- ja toimitilaturvallisuus
• 10 02 02 Maastomittaukset ja paikkatietojen hallinta
• 10 05 05 00 Yleisten alueiden, katualueiden ja torien ylläpito ja hoito

Stara Rakennustekniikka

• 10 05 05 00 Yleisten alueiden, katualueiden ja torien ylläpito ja hoito

Stara Ympäristöhuolto

• 11 03 00 Kulttuurimaiseman suojelu ja hoito
• 14 02 00 01 Eläinrekisterit ja eläinten määrän hallinta

Staran tietojärjestelmät

Stara Hallinto

Kiinteistö- ja toimitilaturvallisuus tietovarantoon tietoja siirtyy seuraavista tietojärjestelmistä, kuten kameravalvontajärjestelmä ja kulunvalvontajärjestelmään.

Työajan seurantajärjestelmänä käytetään kulunvalvonta ja työajanseurantajärjestelmää.

Kaupungin yhteisten katu- ja viheralueiden hoitoon-, kunnossapitoon- ja ylläpitoon liittyvät kenttäraportointijärjestelmät sekä työmaarekisteri.

Stara toiminnan kehittämisen tietovarantoon tuottaa tietoa projektihallinnan tietojärjestelmä ja prosessien kuvaus- ja hallintatyökalu.

Kemikaalireksiteriin tiedot tallennetaan EcoOnline-sovelluksen avulla.

Kaupunkiyhteiseen Taloustietovarantoon Staralta tietoja tuottaa taloushallinnon- ja henkilöstöhallinnonjärjestelmät, jotka ovat liitoksissa kaupunkiyhteisiin tietovarastoon, matka- ja kulunhallintajärjestelmään, ostolaskujärjestelmään, taloussuunnittelujärjestelmään sekä ostotilausjärjestelmään ja sopimushallintajärjestelmään.

Stara Logistiikka

Ajoluparekisterin yhteydessä käytetään Staran tietokantaohjelmistoa.

Ajoneuvokaluston, työkoneiden ja laitteiden hallinnan ja ylläpito tietovarantoon tuottaa tietoa Staran määräaikaishuoltojen tietokantaohjelmisto.

Ajoneuvokaluston, työkoneiden ja laitteiden vuokraus tietovarantoon tuottaa tietoa vuokraus tietokantajärjestelmä.

Stara Kaupunkitekniikka

Lumen vastaanottopaikkojen, siilojen ja liukkaudentorjuntamateriaalien varastojen kulunvalvonnan kulun- ja käyttövalvonnan tietovarantoon tuottaa tietoa kulunvalvontajärjestelmällä sekä lumen vastaanottopaikkojen, siilojen ja liukkaudentorjuntamateriaalien varastojen kameravalvonnan ja kulunvalvonnan tietojärjestelmät.

Kaupungin yhteisten katu- ja viheralueiden hoito, kunnossapito ja ylläpito toimialojen tilauksesta -tietovarantoon tiedot tuotetaan kenttäraportointijärjestelmällä.

Kaupunkiyhteiseen Mittaus-, anturi- ja kartoitustiedot -tietovarannon tietoja käytetään kaupunkiympäristön toimialan rakentamisen mittaussovelluksella.

Stara Rakennustekniikka

Yleisten alueiden leikkivälineseurannan tietovarantoon tietoja tuotetaan leikkivälineseurantajärjestelmällä.

Stara Ympäristönhoito

Eläinrekisterit ja eläinten määrän hallinta tiedot välitetään valtakunnalliseen Eviran ylläpitämään eläinrekisteriin siihen erikseen kehitetyllä sovelluksella.

Kulttuurimaiseman suojelu ja hoito, viljelyn suunnittelu ja seuranta tietovarantoon tiedot tuotetaan peltoviljelyn suunnittelu- ja hoitojärjestelmällä.

Tietopyynnön tekeminen Staran tietovarantoihin tallennettuun asiakirjaan

Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos Staran pääkonttori sijaitsee osoitteessa Ilmalankuja 2 L, puhelin 09 310 17000 (vaihde).

Kirjalliset yhteydenotot:
Stara
PL 1660
00099 Helsingin kaupunki

Lisätietoja: www.hel.fi/stara/yhteystiedot-ja-palaute

Esimerkkejä tietopyynnön tekemisestä asiakirjaan, joka on tuotettu STARA:n tietovarantoihin:

1. Tietopyyntö Staran Rakennustekniikan osastolla ylläpidettävistä leikkivälineiden tarkastus- ja korjaustiedoista. Järjestelmää käytetään Staran suorittamien Helsingin kaupungin yleisten alueiden leikkivälinekokonaisuuksien tarkistus- ja korjaustöiden työkaluna.
2. Tietojärjestelmä: Leikkivälineseurantajärjestelmä
3. Hakutekijöitä: Leikkikentän tiedot, leikkivälineet ja niiden kunto-, tarkistus- ja korjaustiedot
4. Tietopyyntö: STARA PL 1660, 00099 Helsingin kaupunki tai osoitetaan kaupungin kirjaamoon.

1. Tietopyyntö Kaupungin yhteisten katu- ja viheralueiden hoidon, kunnossapidon ja ylläpidon tietovarantoon liittyen tiettyyn katutyöhön. Kaupunki on julkaissut internetissä oman sivustonsa: Katujen rakentaminen Helsingissä, josta löytyy tiedot katurakentamiskohteista ja niiden sijainnit karttapalvelussa
2. Tietojärjestelmä: Työmaarekisteri
3. Hakutekijöitä: Työmaan työntekijätiedot, veronumero, työmaa-avain
4. Tietopyyntö: STARA PL 1660, 00099 Helsingin kaupunki tai osoitetaan kaupungin kirjaamoon.

1. Tietopyyntö STARA:n Ympäristönhoidon tietovarantoon liittyvään valtakunnalliseen Ruokaviraston Eläinrekisteriin. Rekisteriin on tallennettu mm. Haltialan-tilan eläimet.
2. Tietojärjestelmä: Eläinrekisterisovellus (Ruokavirasto)
3. Hakutekijöitä: Haltialan-tilan eläinten lajitiedot
4. Tietopyyntö: Tehdään sähköisesti internetissä Ruokaviraston ylläpitämällä Eläinrekisterisovellukset –sivustolla.

Helsingin kaupungin taloushallintapalveluliikelaitoksen (Talpa) tietovarantojen käyttötarkoitus

Helsingin kaupungin taloushallintopalveluliikelaitos käyttää toiminnassan nimeä Talpa. Talpa tuottaa toimialoille, virastoille ja liikelaitoksille sekä osalle kaupungin osakeyhtiöistä taloushallinnon palveluita (kirjanpito, ostolaskut, laskutus, maksuliikenne ja palkanlaskenta) sekä tukee kaupungin johtoa toiminnan ja talouden suunnittelussa ja seurannassa (kaupungin tilinpäätöksen laatiminen, kuukausiraportointi). Liikelaitos käyttää toiminnassaan nimeä Talpa.

Talpan asiakkaita ovat Helsingin kaupungin toimialat ja liikelaitokset, tytäryhtiöt sekä kaupungin henkilöstö ja kaupungin palveluja käyttävät kuntalaiset.

Taloushallintopalveluliikelaitoksessa on kolme osastoa: keskitetyt palvelut, taloushallinnon palvelut ja palkkahallinnon palvelut.

Talpan tietovarantojen kuvaukset, ylläpito ja rekisterit

• Taloushallinnon tietovaranto on Talpan hallinnoima tietovaranto, josta tietoja siirtyy kaupunkiyhteiseen taloustietovarantoon, kuten osto- ja myyntilaskut, kirjanpito.

• Henkilötietovaranto on kaupunkiyhteinen tietovaranto, johon Talpa tuottaa tietoa esim. palkka-aineistoa. Tietovarantoon liittyvät seuraavat rekisteriselosteet:
  Henkilöstöhallintorekisteri

• Tiedotus ja viestintätietovaranto on kaupunkiyhteinen tietovaranto, johon Talpa tuottaa tietoja. Viestinnän tietovarantoon siirtyvät Talpan tiedotteet, Talpa tiedottaa -uutiskirjeen ja muiden julkaisujen osoitetiedot. Tietovarantoon liittyvät seuraava rekisteriseloste:
  Talpan tiedotteiden, Talpa tiedottaa -uutiskirjeen ja muiden julkaisujen osoiterekisteri

Talpan tietovarantojen tietoaineistot

Taloustietovarannon tietoaineistoon sisältyvät osto- ja myyntilaskut, kirjanpito.

• Tietoja säilytetään sähköisesti 10 vuotta (osto- ja myyntilaskut), 13 vuotta (kiinteistöinvestointeja koskevat laskut ja tositteet), 15 vuotta (EU-rahoitteiset hankkeet) ja pysyvä säilytys (tilikartta ja tasekirjat) perustuen kirjanpitolakiin, arvonlisäverolakiin, valtioneuvoston asetukseen rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta.

Henkilöstötietovaranto on kaupunkiyhteinen tietovaranto, johon on Talpasta tallennetaan palkkatietoja sekä rekisteröidyn työsuhdetta koskevia tietoja.

• Tietoja säilytetään mikrofilmillä 50 vuotta (palkkatiedot) ja pysyvä säilytys (luottamushenkilörekisteri).

Tiedotus- ja viestintätietovarannon tietoaineistoon sisältyvät rekisteröidyn etu- ja sukunimi ja sähköpostiosoite.

• Säilytysaika niin kauan, kun rekisteröity haluaa vastaanottaa Talpan tiedotteita.

Lisätietoja tietojen käsittelytavoista ja säilytysajoista on Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)

Taloustietovaranto

• 02 06 01 Kirjanpito
• 02 06 02 Maksuliikenne
• 02 06 03 00 Myyntilaskutus
• 02 06 04 00 Tilausten ja ostolaskujen käsittely

Henkilöstötietovaranto

• 01 01 03 05 Työajan suunnittelu ja seuranta, työajan käyttö
• 01 02 00 01 Palkanlaskenta
• 01 02 02 Matkustus

Tiedotus- ja viestintätietovaranto

00 04 01 Julkaisutoiminta

Talpan tietojärjestelmät

Taloustietovarannon tietovarantoon tietoja siirtyy seuraavista tietojärjestelmistä: taloushallinnonjärjestelmät, ostolasku- ja ostotilausjärjestelmät, taloushallinnon sähköinen arkisto, talousarvion laadinta ja seurantajärjestelmä, taloussuunnitteluohjelmisto, tiliöintiohjelma, matka- ja kulunhallintaohjelma, taloushallintajärjestelmä sekä kuittien arkistointijärjestelmä.

Henkilötietovarannon tietovarantoon tietoja siirtyy seuraavista tietojärjestelmistä: henkilöstötietojärjestelmä, matka- ja kulunhallintajärjestelmä, tiliöintiohjelma, taloussuunnitteluohjelma, HR-ohjelmat ja Oy-asiakkaiden HRM-järjestelmä sekä työajanseurantajärjestelmät.

Talpan viestinnän tietovarantoon ei liity tietojärjestelmiä.

Tietopyynnön tekeminen Talpan tietovarantoihin tallennettuun asiakirjaan

Helsingin kaupungin taloushallintopalveluliikelaitos Talpa sijaitsee osoitteessa Sörnäisten rantatie 27 A, 00500 Helsinki.

Yleisöpalvelukassa on Kallion virastotalossa osoitteessa: Toinen linja 4A, 00530 Helsinki.

Kirjalliset yhteydenotot:
Talpa
PL 230
00099 Helsingin kaupunki

Lisätietoja: https://www.hel.fi/talpa/fi/yhteystiedot/

Esimerkki tietopyynnön tekemisestä TALPA:n taloushallinnon tietovarantoon tuotettuun asiakirjaan:

1. Tietopyynnön tekeminen potilaslaskutus/maksukattoasiassa.
2. Tietojärjestelmä: taloushallinnonjärjestelmät
3. Hakutekijät: Laskun tiedot
4. Tietopyyntö: Asiakaspalvelupisteessä annetaan maksukattoon liittyvää neuvontaa. Maksukaton laskenta aloitetaan aina yhteydenoton perusteella.
   • Mikäli maksukatto täyttyy Talpan lähettämien sosiaali- ja terveydenhuollon laskujen kohdalla, ottakaa yhteyttä Talpan asiakaspalveluun, puh. 09 310 25300, puhelinaika arkisin klo 9–15, sähköposti: talpa.asiakaspalvelu(at)hel.fi
   • Jos maksukatto täyttyy HUS: n laskun kohdalla, voit ottaa yhteyttä laskussa olevaan HUS: n puhelinnumeroon. HUS-sairaaloiden potilaslaskutus vastaa arkisin klo 9–15 palvelunumerossa 09 471 785 50, sähköposti potilaslaskutus(at)hus.fi

Työterveys Helsingin tietovarantojen käyttötarkoitus

Työterveys Helsinki on Helsingin kaupungin oma työterveysyksikkö. Se vastaa työterveyspalveluiden tuottamisesta kaupungin toimialojen, liikelaitosten ja usean tytäryhtiön työntekijöille. Työterveyshuolto toimii työn ja terveyshuollon rajapinnalla asiantuntijana ja ohjaajana.

Työterveyshuollon tehtävä on edistää, hoitaa ja arvioida työntekijöiden terveyttä ja työkykyä sekä tukea työyhteisöjä ja esimiehiä työterveysjohtamisessa. Toimii yhteistyössä niin strategisten johtajien, työprosessien esimiesten kuin työntekijöiden kanssa.

Työterveys Helsingin tietovarantojen kuvaukset, ylläpito ja rekisterit

• Potilastietovaranto: asiakkuustiedot, henkilötiedot, potilastiedot, työterveyskyselyiden aineisto. Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:
  Potilastietorekisteri

• Organisaatio- ja päätöksenteon tietovaranto on kaupunkiyhteinen, johon työterveydestä välitetään tietoja, kuten anonymisoituja potilastietoja.

• Sopimustietovaranto on kaupunkiyhteinen, johon työterveydestä välitetään tietoja esim. sopimuksiin liittyvät dokumentit.

• Henkilöstötietovaranto on kaupunkiyhteinen tietovaranto, johon Työterveys välittää tietoja; henkilöstön työajanseurannasta.

Työterveys Helsingin tietovarantojen tietoaineistot

Potilastietovarannon tietoaineisto koostuu asiakkaan/potilaan perustiedoista: nimi, asiakasnumero, henkilötunnus, katuosoite, kotikunta, työsuhde, ammatti, GSM-numero, työpuhelinnumero ja työnantajatiedot sekä asiakkaan/potilaan erityisiä henkilöryhmiä koskevina tietoina terveyttä koskevia tietoja kuten potilaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot, lääketieteelliset riskitiedot, terveystarkastustiedot, konsultaatiopyynnöt ja vastaukset, annetut lausunnot ja todistukset, laboratoriovastaukset ja pyynnöt, kuvantamistutkimukset, niiden lähetteet ja vastaukset.

• Henkilötietoja säilytetään 12 vuotta henkilön kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä. Pysyvästi säilytetään 18. ja 28. päivinä syntyneiden tiedot.

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovaranto on kaupunkiyhteinen, johon työterveys tuottaa tietoa kuten anonymisoituja potilastietoja, asiakaspalautetietoja, omaan henkilöstöön liittyviä asiakastietoja.

Sopimustietovaranto on kaupunkiyhteinen, jonka tietoaineisto työterveyden osalta muodostuu sopimuksiin liittyvistä dokumenteista.

• Tietojen säilytys sähköisesti 10 vuotta voimassaolon jälkeen.

Henkilöstötietovaranto on kaupunkiyhteinen, johon on Työterveydestä tallennettu tietoja henkilöstön työnajanseurannasta, raportoinnista ja taloushallintopalveluista sekä työntekijätiedot, tiimitiedot, työaikasaldot ja poissaolotiedot.

Lisätietoja tietojen käsittelytavoista ja säilytysajoista on Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)

• 00 01 Toiminnan suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta
• 00 01 01 Toiminnan suunnittelu ja seuranta
• 01 01 03 05 Työajan suunnittelu ja seuranta, työajan käyttö
• 01 04 02 Työterveyshuolto ja työhyvinvoinnin johtaminen
• 06 00 02 01 Potilastietojen käyttö ja luovutusten valvonta
• 07 02 Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito

Työterveys Helsingin tietojärjestelmät

Potilastietovarantoon tietoja siirtyy potilastietojärjestelmästä, joka on yhteydessä seuraaviin tietojärjestelmiin: kontaktienhallintajärjestelmä (ajanvaraus + chat), laboratoriotutkimusten analysointiohjelma, näytteiden analysointiohjelma, sydäntutkimusjärjestelmä, verenkuva-analysaattori, virtsanlukulaitteet, tietovarastot sekä raportointiohjelmat. Ulkoisia tietojärjestelmiä, joihin tietoa siirretään ovat KELA:n Kansallinen terveysarkisto (KanTa/eArkisto) ja reseptikeskus (eResepti).

Tietoja luovutetaan viranomaisyhteistyössä lakisääteisesti muun muassa seuraaville tahoille: Valvira, KELA, Keva, Potilasvakuutuskeskus, vakuutusyhtiöt, AVI, potilasvakuutuslautakunta, hoitolaitosten väliset siirrot, työterveysraportit.

Päätöksenteon tietovarantoon tietoja tuottaa tietovarastointijärjestelmä, joka saa tietoja seuraavista tietojärjestelmistä: työajanseurantaohjelma, kyselytyökaluista sekä asiakaspalautekyselyistä.

Henkilöstötietovarantoon tietoja tuottaa työajanseurantajärjestelmä, joka on yhteydessä tietovarastointi -järjestelmään.

Tietopyynnön tekeminen Työterveys Helsingin tietovarantoon tallennettuun asiakirjaan

Työterveys Helsinki sijaitsee osoitteessa Helsinginkatu 24, 00530 Helsinki, puhelin 09 310 5014.

Kirjalliset yhteydenotot:
Työterveys Helsinki
PL 5600
00099 Helsingin kaupunki

Lisätietoja: https://www.hel.fi/tyoterveys/fi/Yhteystiedot/

Esimerkki tietopyynnön tekemisestä työterveyshuollon tietovarantoon:

1. Työterveyshuollon asiakas voi tehdä tietopyynnön omista tiedoistaan:
2. Tietojärjestelmä: Työterveyshuollon potilastietojärjestelmä
3. Hakutekijät: Nimi, henkilötunnus
4. Työterveyshuolto Helsingin asiakkaat voivat tehdä tietopyynnön kaupunginkanslian kirjaamon kautta