Siirry sisältöön

Sosiaali- ja terveystoimialan tietovarannot

Sosiaali- ja terveystoimialan tehtävänä on tuottaa hyvinvointia, terveyttä ja sosiaalista turvallisuutta helsinkiläisille.

Sosiaali- ja terveyspalvelut on jaettu kolmeen palvelukokonasuuteen sekä hallintoon: perhe- ja sosiaalipalvelut, terveys- ja päihdepalvelut sekä sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut.

Toimiala toimii sosiaali- ja terveyslautakunnan alaisuudessa.

Sosiaali- ja terveystoimiala tekee yhteistyötä lukuisten eri järjestöjen kanssa helsinkiläisten sosiaali- ja terveyspalvelujen tehostamiseksi ja tueksi. Sosiaali- ja terveystoimessa tuetaan tutkimustoimintaa, jolla kehitetään palveluita ja toimintaa. Tutkimus- ja kehittämistoiminnan painopisteitä ovat asiakkaiden hyvinvointi- ja terveyshyötyjen edistäminen.

Toimialan viranhaltijapäätökset sekä sosiaali- ja terveyslautakunnan päätösasiakirjat löytyvät kaupungin internetsivuilta.

Tältä sivulta löydät

Sosiaali- ja terveystoimialan (Sote) tietovarantojen käyttötarkoitus

Sosiaali- ja terveydenhuollon tietovarannot koostuvat kolmesta loogisesta kokonaisuudesta: Sosiaalihuollon, terveydenhuollon sekä sosiaali-ja terveydenhuollon palveluja tukevat kaupunkiyhteiset tietovarannoista. Tietovarantoja käytetään sosiaali- ja terveydenhuollon lakisääteisten palveluiden seurantaan ja kehittämiseen.

Sosiaali- ja terveyspalvelujen tarjoamiseksi tietoja luovutetaan lakisääteisesti. Tietojen luovutuskohteita ovat esimerkiksi Kansaneläkelaitoksen (Kela) tarjoamat sähköiset palvelut, muut tiedonsaantiin oikeutetut viranomaiset ja vakuutusyhtiöt. Yhteistyökumppaneita, joiden kanssa tiedonvaihto perustuu lakisääteisiin tietoluovutuksiin, ovat esimerkiksi palveluseteli- ja ostopalvelua tarjoavat yhteistyöyritykset ja lääketutkimusyhteistyökumppanit.

Sosiaali- ja terveystoimialan tietovarantojen kuvaus, ylläpito ja rekisterit 

Sosiaalipalvelujen tietovaranto

Sosiaalipalvelujen tietovaranto tuottaa tietoja myös kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon. Sosiaalitoimen sosiaalipalvelujen tietovaranto muodostuu Helsingin kaupungin sosiaalitoimen toimintayksiköissä tallennetuista tiedoista, joilla täytetään lakisääteinen velvoite. Palveluita, joissa tietoja käsitellään ja tallennetaan ovat vammaisten palvelut, lastensuojelu, lapsiperheiden palvelut, vanhusten palvelut, päihdehuollon palvelut, maahanmuutto ja työikäisten palvelut sekä sosiaali- ja kriisipäivystys. Tietojen avulla kehitetään, ohjataan ja valvotaan sosiaalitoimen palveluita.

Tietovarantoon liittyvät seuraavat rekisterit:

Terveydenhuollon terveyspalvelut -tietovaranto

Terveydenhuollon terveyspalvelut -tietovarantoon tiedot muodostuvat Helsingin kaupungin järjestämien terveyspalveluiden yhteydessä. Palvelut, joista tietoja tallennetaan potilastietovarantoon ovat ennaltaehkäisevä terveydenhuolto, potilaan hoitaminen, terveydenhoidolliset ja sairaanhoidolliset palvelut ja vainajaan liittyvät terveydenhuollon palvelut. Lisäksi tietoja muodostuu viranomaisyhteistyössä sekä potilaan hoitoon liittyvä yhteistyössä, että tukipalvelujen yhteydessä. Terveydenhuollon tietovaranto tuottaa tietoja myös kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon.

Terveydenhuollon terveyspalveluiden -tietovarantoon liittyvä rekisteriseloste:

Terveydenhuollon terveyspalveluiden -tietovarantoon kuuluvat myös osaltaan päihdehuollon tietovarannon tiedot.

Päihdehuollon tietovarantoon liittyvä rekisteriseloste:

Sosiaali- ja terveystoimialaa tukevat kaupunkiyhteiset tietovarannot

Sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottamisen yhteydessä käytetään seuraavia kaupunkiyhteisiä tietovarantoja:

  • Sosiaali- ja terveyspalvelujen luvitus- ja valvonta -tietovaranto, josta tiedot siirtyvät kaupunkiyhteiseen henkilöstötietovarantoon.
  • Kaupunkiyhteiseen henkilöstötietovarantoon syntyy tiedot osana sosiaali- ja terveyspalvelujen palveluprosessien hallintaa.
  • Kaupunkiyhteiseen palvelutietovarantoon syntyy tietoja osana sosiaali- ja terveyspalvelujen palvelu- ja palveluverkon ylläpitoa.
  • Sosiaali- ja terveystoimen taloushallinnon tiedot siirtyvät osaksi kaupunkiyhteistä taloustietovarantoa
  • Sosiaali- ja terveyspalvelujen yhdessä käytettävät koodistot ja masterdata sekä syntyvät raportit tallennetaan osaksi kaupunkiyhteistä raportointitietovarantoa.

Sosiaali- ja terveystoimialan tietovarantojen tietoaineistot

Sosiaalipalvelujen tietovaranto

Sosiaalipalvelujen tietovarantoon tallentuvat Helsingin sosiaali- ja terveystoimialan sosiaalipalvelujen järjestämisvastuulle kuuluvien henkilöasiakkaiden asiakas- ja palvelusuhteisiin liittyvät henkilöperustiedot, asiakkuuteen liittyvät asianhallinnan tiedot sekä asiakkuuteen liittyvät palvelu- ja kertomustiedot.

Sosiaalipalvelujen tietovarantoon tallennettavia keskeisiä tietoryhmiä ovat:

  • Palvelu-/ tehtäväkohtaiset toimintasuunnitelmat ja kehittämisasiakirjat.
  • Kunnan alueella tuotettujen yksityisten sosiaalipalvelujen ohjaus ja valvonta
  • Sosiaali- ja potilasasiamiesten antama neuvonta.
  • Julkisuuslain ja erityislainsäädännön mukaisten sosiaalihuollon asiakastietoja koskevien tietopyyntöjen ja tietojen korjauspyyntöjen käsittely
  • Sosiaalihuollon viranhaltijapäätösten oikaisuvaatimusten käsittely.
  • Sosiaalihuollon asiakkaille tarjottavia sosiaalipalveluita, tukitoimia, valmennusta mm. laitos- ja kotipalveluna. Myös omaishoitoon liittyviä asioita
  • Sosiaalihuollon asiakkaiden palveluiden hallinta ja asiakasasiakirjojen prosessit
  • Lastenvalvojan, perhetyön, omaishoidon tuen prosessit sekä neuvontaan ja ohjaukseen liittyvät asiat
  • Iäkkään asiakkaan hoidon ja palveluiden toteutus niin kotona kuin laitoksessa sekä omaishoidon tuki.
  • Asiakkaan toimintakyvyn tukeminen ja kokonaisvaltainen palvelutarpeen kartoitus

Sosiaalipalvelujen tietovarannon tietojen säilytysajoista säädetään laissa sosiaalihuollon asiakaskirjoista 254/ 2015.

Sosiaalihuollossa annettavasta päihdepalvelusta asiakirjoja säilytetään osana päihdepalvelujen asiakasrekisteriä 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään kuukauden 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden asiakasasiakirjat. Ennen 1.4.2015 kertyneet asiakasasiakirjat säilytetään 25 vuotta viimeisestä merkinnästä. Rekisterin taloushallinnon tositeluonteisen aineiston säilytysaika 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Terveydenhuollon terveyspalvelut -tietovaranto

Terveyspalvelujen potilastietovaranto sisältää tiedot Helsingin sosiaali- ja terveystoimialan järjestämisvastuulla olevien terveydenhuollon palveluiden ja hoidon henkilöasiakkaiden asiakas- ja hoitosuhteisiin liittyvät henkilöperustiedot, asiakkuuteen liittyvät asianhallinnan tiedot sekä asiakkuuteen liittyvät palvelu- ja kertomustiedot.

Terveyspalveluiden päihdehuollon tietovarantoon on tallennettu tiedot asiakkaista, joilla on todettu päihteiden ongelmakäyttöä ja/tai halutaan ennaltaehkäistä siihen liittyvien terveydellisten haittojen syntyä.    

Potilasasiakirjojen säilytysajat on määritelty sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella potilasasiakirjoista (298/2009) liitteessä. Potilasasiakirjat säilytetään pääsääntöisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä. Pysyvästi säilytetään kuukauden 18. ja 28. päivinä syntyneiden potilasasiakirjat julkisessa terveydenhuollossa sekä perinnöllisyyslääketieteellisten yksiköiden tutkimuksissa ja hoidossa muodostuvat asiakirjat.

Sosiaali- ja terveystoimialaa tukevat kaupunkiyhteiset tietovarannot

Kaupunkiyhteisistä tietovarannoista ja niihin tallennettujen tietojen käsittelystä säilytysajoista

  • Sosiaali- ja terveyspalvelujen luvitus- ja valvonta -tietovaranto sisältää tiedot sosiaali- ja terveyspalveluiden käytössä olevien asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttöoikeuksista ja käytön seurantatiedoista (käyttöloki).
  • Sosiaali- ja terveyspalvelujen osalta kaupunkiyhteiseen henkilöstötietovarantoon tallennetaan palvelun järjestäjän ja tuottajan palveluiden tuottamiseen tarvittavan henkilöstön tiedot, mukaan lukien ammattioikeustiedot Valviran ammattioikeus ja rajoitustietovarannosta haettuna.
  • Sosiaali- ja terveyspalvelujen palvelut ja tuotteet sekä palveluorganisaation ja -verkon kuvaukset tallennetaan osaksi kaupunkiyhteistä palvelutietovarantoa. Lisäksi tallennetaan tiedot omana palveluna ja ostopalveluna (myös palvelusetelit) järjestettävän palvelun osalta sekä palveluprosessien kuvaukset sovituilla tasoilla. Samoin tallennetaan asiakaspalautteet palvelusta ja palveluverkosta.
  • Sosiaali- ja terveyspalvelujen taloushallinto tarvitsee ja tuottaa tietoa kaupunkiyhteisestä taloustietovarannosta. Keskeisiä tietoryhmiä ovat palveluiden talouden suunnittelun ja seurannan tietojen liittäminen toiminnan seurantaan ja kehittämiseen, talousennusteen laatiminen sekä tietoja taloushallinnon rakenteesta yksityiskohtaisella tasolla suunnittelu- ja kehittämishankkeiden käyttöön.
  • Koodistot ja masterdata -tietovarannon keskeiset tietoryhmät ovat toimialan järjestämisvastuulla olevat terveydenhuollon palvelun/ hoidon henkilöasiakkaiden asiakas- ja hoitosuhteisiin liittyvät henkilöperustiedot, asiakkuuteen liittyvät asianhallinnan tiedot sekä asiakkuuteen liittyvät palvelu- ja kertomustiedot, jotka tallentuvat osaksi kaupunkiyhteistä raportointitietokantaa.
Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)
  • 05 Sosiaalitoimi
  • 06 Terveydenhuolto

Sosiaali- ja terveystoimialan tietovarantojen tietojärjestelmät

Sosiaalipalvelujen tietovaranto

Sosiaalihuollon tietovarantoon tietoja tuottavat seuraavat tietojärjestelmät: asiakas- ja potilastietojärjestelmä, lastensuojelun asiakashallintajärjestelmä, asiakkuus- ja tilahallintajärjestelmä, kaupunkiyhteinen asianhallintajärjestelmä, asuntolan asiakastietojärjestelmä, kotihoidon asiakkaiden ruokahuolto-ohjelmat, eläke-edellytysten hallintajärjestelmä, koodistopalvelin (CodeServer), työvoimahallinnon rekisterit, lastensuojeluilmoituksen sähköinen omapalvelu, palveluseteli- ja ostopalvelut, kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmät, potilaan kuntoutusarviointi, terveyden- ja sosiaalihuollon eAsiointi sekä vanhuspalveluiden jononhallinta. Lisäksi palvelujen tuottamiseen tarvitaan kaupunkiyhteisiä talous-, henkilöstö- ja asiakashallinnan tietojärjestelmiä.

Terveydenhuollon terveyspalvelut -tietovaranto

Terveyspalvelujen tietovarantoon tietoja tuotetaan seuraavien tietojärjestelmillä: alueellinen ja kansallinen koodistopalvelin, aluehallintovirasto/Valviran terveydenhuollon ammattirekisteriin yhteys, aluepotilastietojärjestelmä, arkistopilviratkaisu, terveydenhuollon arkistotietokanta, asiakas- ja potilastietojärjestelmä sekä siihen integroidut asiakkuuden ja tilanhallintajärjestelmä sekä potilaiden itseilmoittautumisjärjestelmä vastaanotoille, kansallinen omahoitoportaali, kartta- ja paikkatietojärjestelmä, palveluseteli- ja ostopalvelujen hallintajärjestelmä, kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmä, potilaan kuntoutusarviointi, ruokapalvelun tuotannonohjausjärjestelmä, sairaalainfektioiden ja COVID-19 ilmoitukset, suunterveydenhuollon digikuvat, terveyden- ja sosiaalihuollon eAsiointi sekä laboratoriotutkimusten järjestelmä. Lisäksi tarvitaan fysioterapian tukiohjelmia, apteekki- ja lääkehoidon järjestelmiä, kansallisen terveysarkiston (KanTA) yhteentoimivuus sekä omahoitotarvikejakelun ohjelmistoja sekä kaupunkiyhteisiä talous-, henkilöstöhallinnon ja asiakashallinnan tietojärjestelmiä.

Sosiaali- ja terveystoimialaa tukevat kaupunkiyhteiset tietovarannot

Sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottamisen yhteydessä käytetään muun muassa seuraavia tietojärjestelmiä:

  • Luvitus- ja valvonta -tietovaranto: Ammattilaisen tunnistekorttijärjestelmä sosiaalihuollon organisaatiotietojen ja toimintoaluieiden hallintajärjestelmä, väestöreksiterikeskus (DVV)
  • Henkilöstötietovaranto: asianhallintajärjestelmä, sosiaalihuollon ilmoitusjärjestelmä, asiakas- ja potilastietojärjestelmät, rekrytointijärjestelmä, lääkehoidon sähköinen opetusalusta, henkilöstön sijoittamisjärjestelmä, palkkaohjelma, kulunvalvonta- ja työajanseurantajärjestelmä, työajansuunnittelu- ja hallintajärjestelmä ja potilashaittailmoitusjärjestelmä.
  • Palvelu- ja palveluverkkotietovaranto: kartta- ja paikkatietojärjestelmä, palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä.
  • Taloushallintotietovaranto: Ostolaskujen käsittelyjärjestelmä, ostotilausjärjestelmä
  • Koodistot ja masterdata: koodistopalvelin sekä erilaiset sosiaali- ja terveyden huollon raportointisovellukset

Tietopyynnön tekeminen asiakirjaan, joka tuotettu sosiaali- ja terveystoimialan tietovarantoon 

Sosiaali- ja terveydenhuollon tietopyynnöt voi tehdä sähköisesti tai osoittaa suoraan siihen toimipisteen tai yksikköön, jossa kansalainen on asioinut. Tietopyynnön jättäjän on todistettava henkilöllisyytensä. Asiakas voi tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu ja mihin tietoja on käytetty. Lisätietoa saa Asiakastietojen pyytäminen -verkkosivulta.

Esimerkkejä tietopyynnön tekemisestä sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan tietovarantoon tallennettuun asiakirjaan:

  1. Kansalainen on ollut asiakassuhteessa itse sosiaalitoimeen tai toimii asiakkaan huoltajana tai edunvalvojana tai hän tarvitsee tietoja vainajasta, joka oli asiakassuhteessa Helsingin kaupungin sosiaalihuollon yksikköön ja haluaa tehdä häntä koskevan tietopyynnön.
  2. Tietojärjestelmä: Asiakastietojärjestelmät/ Kaupungin internetsivu: Tietojen tarkastaminen, josta valitaan oikea lomake.
  3. Hakutekijät: Nimi, henkilötunnus
  4. Tietopyynnöt:
    • Henkilötietojen tarkastuspyynnön, omien henkilötietojen tietopyynnön sekä asianosaisen tietopyynnön voi tehdä sähköisesti: Asiointi.hel.fi –palvelussa.
      • Kirjallisen tietopyynnön voi tehdä myös esimerkiksi täyttämällä lomakkeen Asianosaisen tietopyyntö (Te-563), joka palautetaan täytettynä ja allekirjoitettuna Helsingin kaupungin kirjaamoon (Pohjoisesplanadi 11-13) tai sosiaali- ja terveydentoimen toimipisteeseen.
    • Lokitietopyynnön voi tehdä sähköisellä lomakkeella: https://turvalomake.hel.fi/lokitietopyynto . Kirjallisen tietopyynnön voi tehdä täyttämällä lomake (301-910), joka palautetaan täytettynä ja allekirjoitettuna Helsingin kaupungin kirjaamoon (Pohjoisesplanadi 11-13) tai sosiaali- ja terveydentoimen toimipisteeseen.
    • Vainajaa koskevan tietopyynnön voi tehdä sähköisellä lomakkeella: https://turvalomake.hel.fi/tietopyyntovainajasta. Vainajaa koskevan tietopyynnön voi tehdä myös kirjallisesti täyttämällä lomakkeen Te-561, joka palautetaan täytettynä ja allekirjoitettuna Helsingin kaupungin kirjaamoon (Pohjoisesplanadi 11-13) tai sosiaali- ja terveydentoimen toimipisteeseen.

  1. Kansalainen on ollut hoitosuhteessa itse Helsingin kaupungin terveydenhuollon tai suunterveydenhuollon yksikköön ja haluaa tehdä häntä tai omaisena vainajaa koskevan tietopyynnön.
  2. Tietojärjestelmä: Potilastietojärjestelmä/ Kaupungin internetsivu: Tietojen tarkastaminen, josta valitaan oikea lomake.
  3. Hakutekijät: Nimi, henkilötunnus
  4. Tietopyynnöt:
    • Henkilötietojen tarkastuspyynnön, omien henkilötietojen tietopyynnön sekä asianosaisen tietopyynnön voi tehdä sähköisesti: Asiointi.hel.fi –palvelussa.
      • Kirjallisen tietopyynnön voi tehdä myös esimerkiksi täyttämällä lomakkeen Asianosaisen tietopyyntö (Te-563), joka palautetaan täytettynä ja allekirjoitettuna Helsingin kaupungin kirjaamoon (Pohjoisesplanadi 11-13) tai sosiaali- ja terveydentoimen toimipisteeseen.
    • Lokitietopyynnön voi tehdä sähköisellä lomakkeella: https://turvalomake.hel.fi/lokitietopyynto . Kirjallisen tietopyynnön voi tehdä täyttämällä lomake (301-910), joka palautetaan täytettynä ja allekirjoitettuna Helsingin kaupungin kirjaamoon (Pohjoisesplanadi 11-13) tai sosiaali- ja terveydentoimen toimipisteeseen.
    • Vainajaa koskevan tietopyynnön voi tehdä sähköisellä lomakkeella: https://turvalomake.hel.fi/tietopyyntovainajasta. Vainajaa koskevan tietopyynnön voi tehdä myös kirjallisesti täyttämällä lomakkeen Te-561, joka palautetaan täytettynä ja allekirjoitettuna Helsingin kaupungin kirjaamoon (Pohjoisesplanadi 11-13) tai sosiaali- ja terveydentoimen toimipisteeseen.

Lisätietoja sosiaali- ja terveystoimialan tietopyynnöistä saa tietopyyntötiimiltä:

Sosiaali- ja terveystoimiala
Tietopyyntötiimi
PL 6050
00099 Helsingin kaupunki

tai asioimalla turvasähköpostin välityksellä (sote.tietopyynnöt@hel.fi).

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöstön ammattioikeutta koskevat tiedot löytyvät Valviran keskusrekisterien julkisesta tietopalvelusta, josta tiedot siirtyvät myös sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmiin (Luvitus- ja valvontatietovaranto). Ammattioikeustietoja voi hakea sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä internetosoitteesta: julkiterhikki.valvira.fi

Asiasanat

ikääntynyt
kotihoito
lapsiperheiden palvelut
lastensuojelu
maahanmuuttajat
omaishoito
perheoikeudelliset palvelut
potilasrekisteri
päihdepalvelut
Seniori
sosiaalihuolto
sosiaalipalvelut
terveydenhuolto
terveyspalvelut
vammaispalvelu