Asiarekisterin tietojärjestelmät
Asiakirjajulkisuuskuvauksessa on tiedot niistä Helsingin kaupungin tietojärjestelmistä, jotka sisältävät asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja.Tässä listauksessa on kuvattuna ne tietojärjestelmät ja rekisterit, jotka yhdessä tuottavat tietoaineistoja Helsingin kaupungin asiarekisteriin. Helsingin kaupungin asiarekisteri on rekisteri vireille tulleista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisterin ulkopuolisista tietojärjestelmistä on kuvaukset tietovarantojen yhteydessä.
Organisaatio ja päätöksenteon tietojärjestelmät
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaupungin yhteinen asianhallinnan ja päätösasiakirjojen hallinnan järjestelmä, päätöstietojen ylläpito
Omistaja: Kaupunginkanslia, hallinto-osasto
Käyttäjät: Koko organisaatio
Kuvaus tietojärjestelmästä: Oikeuspalvelujen toimeksiannot ja perintäsaatavien hallinnointi
Omistaja: Kaupunginkanslia, hallinto-osasto, oikeuspalvelut
Käyttäjät: Oikeuspalveluiden toimeksiantoja hoitavat henkilöt
Henkilöstöhallinnon järjestelmät/Henkilöstörekisteri
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaupungin yhteinen henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmä
Omistaja: Kaupunginkanslia, henkilöstöosasto
Käyttäjät: Koko organisaatio
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaupungin henkilöstön rekrytointijärjestelmä
Omistaja: Kaupunginkanslia, henkilöstöosasto
Käyttäjät: Koko organisaatio
Sopimusten hallintajärjestelmä
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaupungin yhteinen sopimusten hallintajärjestelmä
Omistaja: Kaupunginkanslia, talous- ja suunnitteluosasto
Käyttäjät: Koko organisaatio
Taloushallinnon tietojärjestelmät
Tietojärjestelmän kuvaus: Toiminnanohjausjärjestelmä: käyttöoikeushallinta ja käyttöomaisuusrekisteri, jossa on kuvattu kiinteät laitteet, rakennukset, kalusteet yms.
Omistaja: Taloushallintopalveluliikelaitos (Talpa)
Käyttäjät: Taloushallintopalveluliikelaitos (Talpa)
Kasvatuksen ja koulutuksen tietojärjestelmät
Tietojärjestelmän kuvaus: Ammatillisen koulutuksen osaamiskeskuksen opintohallintojärjestelmä
Omistaja: Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
Käyttäjät: Stadin ammattiopiston henkilöstö ja opiskelijat sekä opiskelijoiden huoltajat.
Tietojärjestelmän kuvaus: Sähköiset oppisalustat, mobiilisovellukset, appletit sekä sosiaalisen median alustat
Omistaja: Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
Käyttäjät: Opetushenkilöstö, oppilaat ja opiskelijat, ICT-ylläpito ja tuki
Tietojärjestelmän kuvaus: Koko kasvatuksen ja koulutuksen toimialan asiakas- ja oppilashallinnan tietojärjestelmä
Omistaja: Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
Käyttäjät: Toimialan asiakas- ja opintohallinto, asiakkaat, oppilaat, opiskelijat ja heidän huoltajansa
Tietojärjestelmän kuvaus: Henkilöstön tiedot, hoitohakemukset, suunnitelmat, toteumat, hoitopaikat ja laskutustiedot
Omistaja: Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
Käyttäjät: Esi- ja perusopetuksen sekä toisen asteen yksilökohtaisen oppilas- ja opiskelijahuollon kuraattorit ja psykologit
Tietojärjestelmän kuvaus: Oppisopimuskoulutussopimukset, työpaikat, työnantajat ja henkilöstö
Omistaja: Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
Käyttäjät: Oppisopimuskoulutuksen opintohallintohenkilöstö, työpaikkakouluttajat, työnantajat ja opiskelijat
Tietojärjestelmän kuvaus: Perusopetuksen ja lukioiden oppilashallinta, lukujärjestykset sekä viestintä koulun ja kodin välillä
Omistaja: Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
Käyttäjät: Opintohallintohenkilöstö, opettajat, oppilaat, opiskelijat ja heidän huoltajansa
Tietojärjestelmän kuvaus: Toimialan tilojen käyttösopimukset
Omistaja: Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
Käyttäjät: Tilahallinnon virkailijat, henkilöasiakkaat sekä yhteisöjen yhteyshenkilöt
Tietojärjestelmän kuvaus: Opetuksen oppilashallinta, lukujärjestykset sekä viestintä koulujen ja opiskelijoiden välillä
Omistaja: Helsingin, Espoon, Kauniaisten ja Vantaan kansalais- ja työväenopistot
Käyttäjät: Hallintohenkilöstö, opettajat, opiskelijat ja hakijat
Sidosryhmien tietojärjestelmät
Järjestelmän kuvaus: Kaupungin yhteinen avustusten hallintajärjestelmä, järjestöjen avustushakemusten jättäminen ja niiden sähköinen käsittely
Omistaja: Kaupunginkanslia, talous- ja suunnitteluosasto
Käyttäjät: Koko organisaatio ja sidosryhmät
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaupungin yhteinen hankintojen kilpailutusjärjestelmä
Omistaja: Kaupunginkanslia, talous- ja suunnitteluosasto
Käyttäjät: Koko organisaatio
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaupungin luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset. Rekisterin tiedot on tallennettu asianhallintajärjestelmään.
Omistaja: Tarkastusvirasto
Käyttäjät: Tarkastusvirasto
Turvallisuus
Tietojärjestelmän kuvaus: Pelastuslaitoksen onnettomuusriski-ilmoitukset
Omistaja: Pelastuslaitos
Käyttäjät: Pelastuslaitos
Tietojärjestelmän kuvaus: Palotarkastusraportit
Omistaja: Pelastuslaitos
Käyttäjät: Pelastuslaitos
Kaupunkiympäristön tietojärjestelmät
Tietojärjestelmän kuvaus: Tapahtumahallintajärjestelmä alueiden käytön lupia varten
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Tapahtumien järjestämisestä vastaavat kaupungin työntekijät
Tietojärjestelmän kuvaus: Useita eri järjestelmiä esim. Kuntarekisterin eri osa-ohjelmistot, joilla säädellään rakennusten ja kiinteistöjen kaavamääräyksiä, rakennuskieltoja sekä rakennuslupien myöntämistä, rakentamisen aikaista valvontaa, jatkuvaa valvontaa ja päätösten valmistelua
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Kansalaiset sekä asemakaavoituksesta, rakennusten ja kiinteistöjen kaavamääräyksistä vastaavat viranomaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaupungin omistamat vuokra-asunnot
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Kaupungin vuokra-asuntoasioiden käsittelystä vastaavat
Tietojärjestelmän kuvaus: Asumisoikeusasuntojen hakijoiden järjestysnumeroiden antaminen ja asukkaiden valinta
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala / vuoden 2022 loppuun asti, jonka jälkeen toiminta siirtyy Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskukselle (ARA)
Käyttäjät: Kaupungin ASO -asioiden käsittelijät
Tietojärjestelmän kuvaus: Ruokaviraston tarjomia sähköisiäpalveluja (esim. eläinrekisterit, Minun Maatilani)
Omistaja: Ruokavirasto/ Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Kansalaiset, ympäristöterveydenhuollon lakisääteisistä vastaavat viranomaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Hitas-taloyhtiöiden ja huoneistotietojen ylläpito ja -enimmäishinnan laskeminen
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Hitas -asioiden valmistelijat ja käsittelijät
Tietojärjestelmän kuvaus: Alueiden vuokrauksen hallintajärjestelmä
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Maanvuokrauksesta vastaavat viranomaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Kuntarekisterin osaohjelma
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Koko organisaatio
Tietojärjestelmän kuvaus: Pysäköintivirhemaksujen, suoritettavien siirtojen, varastoitujen ajoneuvojen ja myönnettyjen pysäköintitunnusten hallinta
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Kaupungin pysäköinnin suunnittelijat, pysäköintivirhemaksujen käyttäjät
Tietojärjestelmän kuvaus: Rakennusvalvonnan kuntarekisteriosa-ohjelma. Lupapiste.fi.
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala/ Valtakunnallinen palvelu
Käyttäjät: Kansalaiset sekä rakennusvalvonnan ja rakentamisen ammattilaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Rakennusvalvonnan kuntarekisteriosa-ohjelma
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Rakennusvalvonnan ammattilaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Asuntopalvelun asiakirjat, laskelmat, kauppakirjat
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Asuntopalveluyksikön ammattilaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Käytetään apuna ympäristö- ja ympäristöterveysvalvonnan lakisääteisten viranomaistehtävien hoitamisessa ja palveluiden tuottamisessa
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Ympäristö- ja ympäristöterveysvalvonnan ammattilaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Kiinteistöhallinnon järjestelmä; Vuokrarekisterin osa, investointihankkeet
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Rakennetun omaisuuden hallinnasta vastaavat viranomaiset
Tietovarannon/rekisterin kuvaus: Tupakkalain mukaiset valvontatehtävät kunnissa
Omistaja: Ruokavirasto/ Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Tupakkalain valvonnasta vastaavat viranomaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaava-arkisto ja tonttijaot
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Tonttijaosta vastaavat viranomaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Ympäristöterveydenhuollon valvontatietoja esim. uimarantojen ja allasvesinäytteet
Omistaja: Ruokavirasto
Käyttäjät: Kuntien viranomaiset
Kulttuuri- ja vapaa-ajan tietojärjestelmät
Tietovarannon/rekisterin kuvaus: Maksualennuksen myöntäminen uimakortin hinnasta terveysperusteisesti
Omistaja: Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Käyttäjät: Erityisuimakorttien hakemusten käsittelystä vastaavat ammattilaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Tilaisuuksien ja kurssienhallinta, tilavaraukset ja ilmoittautumiset
Omistaja: Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Käyttäjät: Kulttuurikeskusten henkilökunta
Tietojärjestelmän kuvaus: Nuorten ideoiden ja ehdotusten kerääminen, kommentointi ja äänestäminen ja säilytys
Omistaja: Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Käyttäjät: Nuorten Ruuti-toiminta
Tietovarannon/rekisterin kuvaus: Nuorten palvelujen kesätyösetelirekisteri
Omistaja: Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Käyttäjät: Nuorten kesätyöpalvelut
Tietojärjestelmän kuvaus: Terveydensuojelulainmukaiset ilmoitukset esim. liikuntapaikat ja majoituspalvelut
Omistaja: Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Käyttäjät: Palvelujen tarjoajat ja ilmoitusten käsittelystä vastaavat viranomaiset
Sosiaali- ja terveystoimialan tietojärjestelmät
Tietojärjestelmän kuvaus: Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedot. Käytetään perusterveydenhuollossa, erikoissairaanhoidossa, suun terveydenhuollossa ja kotihoidossa sekä sosiaalihuollossa.
Omistaja: Sosiaali- ja terveystoimiala
Käyttäjät: Perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon, suun terveydenhuollon, kotihoidon ja sosiaalihuollon ammattilaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Perheoikeudellisten asioiden asiakkuudet ja asianhallinta. Perheoikeudellisten asioiden asiakkuus ja asianhallinta. Toiminnallisuuksia mm. isyyden/äitiyden vahvistaminen, huolto- ja tapaamisoikeusasiat, valvotut tapaamiset ja adoptioneuvonta.
Omistaja: Sosiaali- ja terveystoimiala
Käyttäjät: Perheoikeudellisten palvelujen ammattilaiset