Asiarekisterin tietojärjestelmät
Tällä sivulla on kuvattu tietojärjestelmät ja rekisterit, jotka tuottavat tietoaineistoja Helsingin kaupungin asiarekisteriin. Asiarekisteri on rekisteri vireille tulleista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisterin ulkopuolisista tietojärjestelmistä on kuvaukset tietovarantojen yhteydessä.
Organisaation ja päätöksenteon tietojärjestelmät
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaupungin yhteinen asianhallinnan ja päätösasiakirjojen hallinnan järjestelmä, päätöstietojen ylläpito
Omistaja: Kaupunginkanslia, hallinto-osasto
Käyttäjät: Koko organisaatio
Kuvaus tietojärjestelmästä: Oikeuspalvelujen toimeksiannot ja perintäsaatavien hallinnointi
Omistaja: Kaupunginkanslia, hallinto-osasto, oikeuspalvelut
Käyttäjät: Oikeuspalveluiden toimeksiantoja hoitavat henkilöt
Henkilöstöhallinnon järjestelmät / Henkilöstörekisteri
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaupungin yhteinen henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmä
Omistaja: Kaupunginkanslia, henkilöstöosasto
Käyttäjät: Koko organisaatio
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaupungin henkilöstön rekrytointijärjestelmä
Omistaja: Kaupunginkanslia, henkilöstöosasto
Käyttäjät: Koko organisaatio
Sopimusten hallintajärjestelmä
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaupungin yhteinen sopimusten hallintajärjestelmä
Omistaja: Kaupunginkanslia, talous- ja suunnitteluosasto
Käyttäjät: Koko organisaatio
Taloushallinnon tietojärjestelmät
Tietojärjestelmän kuvaus: Toiminnanohjausjärjestelmä, käyttöoikeushallinta ja käyttöomaisuusrekisteri, jossa on kuvattu kiinteät laitteet, rakennukset, kalusteet yms.
Omistaja: Taloushallintopalveluliikelaitos (Talpa)
Käyttäjät: Taloushallintopalveluliikelaitos (Talpa)
Kasvatuksen ja koulutuksen tietojärjestelmät
Tietojärjestelmän kuvaus: Ammatillisen koulutuksen osaamiskeskuksen opintohallintojärjestelmä
Omistaja: Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
Käyttäjät: Stadin ammattiopiston henkilöstö, oppilaat, opiskelijat sekä oppilaiden huoltajat
Tietojärjestelmän kuvaus: Sähköiset oppimisalustat, mobiilisovellukset, appletit sekä sosiaalisen median alustat
Omistaja: Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
Käyttäjät: Opetushenkilöstö, oppilaat ja opiskelijat, ICT-ylläpito ja -tuki
Tietojärjestelmän kuvaus: Koko kasvatuksen ja koulutuksen toimialan asiakas- ja oppilashallinnan tietojärjestelmä
Omistaja: Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
Käyttäjät: Toimialan asiakas- ja opintohallinto, asiakkaat, oppilaat, opiskelijat ja heidän huoltajansa
Tietojärjestelmän kuvaus: Henkilöstön tiedot, hoitohakemukset, suunnitelmat, toteumat, hoitopaikat ja laskutustiedot
Omistaja: Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
Käyttäjät: Esi- ja perusopetuksen sekä toisen asteen yksilökohtaisen oppilas- ja opiskelijahuollon kuraattorit ja psykologit
Tietojärjestelmän kuvaus: Oppisopimuskoulutussopimukset, työpaikat, työnantajat ja henkilöstö
Omistaja: Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
Käyttäjät: Oppisopimuskoulutuksen opintohallintohenkilöstö, työpaikkakouluttajat, työnantajat ja opiskelijat
Tietojärjestelmän kuvaus: Perusopetuksen ja lukioiden oppilashallinta, lukujärjestykset sekä viestintä koulun ja kodin välillä
Omistaja: Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
Käyttäjät: Opintohallintohenkilöstö, opettajat, oppilaat, opiskelijat ja heidän huoltajansa
Tietojärjestelmän kuvaus: Toimialan tilojen käyttösopimukset
Omistaja: Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
Käyttäjät: Tilahallinnon virkailijat, henkilöasiakkaat sekä yhteisöjen yhteyshenkilöt
Tietojärjestelmän kuvaus: Opetuksen oppilashallinta, lukujärjestykset sekä viestintä koulujen ja opiskelijoiden välillä
Omistaja: Helsingin, Espoon, Kauniaisten ja Vantaan kansalais- ja työväenopistot
Käyttäjät: Hallintohenkilöstö, opettajat, opiskelijat ja hakijat
Sidosryhmien tietojärjestelmät
Järjestelmän kuvaus: Kaupungin yhteinen avustusten hallintajärjestelmä, järjestöjen avustushakemusten jättäminen ja niiden sähköinen käsittely
Omistaja: Kaupunginkanslia, talous- ja suunnitteluosasto
Käyttäjät: Koko organisaatio ja sidosryhmät
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaupungin yhteinen hankintojen kilpailutusjärjestelmä
Omistaja: Kaupunginkanslia, talous- ja suunnitteluosasto
Käyttäjät: Koko organisaatio
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaupungin luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset. Rekisterin tiedot on tallennettu asianhallintajärjestelmään.
Omistaja: Tarkastusvirasto
Käyttäjät: Tarkastusvirasto
Turvallisuus
Tietojärjestelmän kuvaus: Pelastuslaitoksen onnettomuusriski-ilmoitukset
Omistaja: Pelastuslaitos
Käyttäjät: Pelastuslaitos
Tietojärjestelmän kuvaus: Palotarkastusraportit
Omistaja: Pelastuslaitos
Käyttäjät: Pelastuslaitos
Kaupunkiympäristön tietojärjestelmät
Tietojärjestelmän kuvaus: Tapahtumahallintajärjestelmä alueiden käytön lupia varten
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Tapahtumien järjestämisestä vastaavat kaupungin työntekijät
Tietojärjestelmän kuvaus: Useita eri järjestelmiä esim. kuntarekisterin eri osa-ohjelmistot, joilla säädellään rakennusten ja kiinteistöjen kaavamääräyksiä, rakennuskieltoja sekä rakennuslupien myöntämistä, rakentamisen aikaista valvontaa, jatkuvaa valvontaa ja päätösten valmistelua
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Kansalaiset sekä asemakaavoituksesta, rakennusten ja kiinteistöjen kaavamääräyksistä vastaavat viranomaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaupungin omistamat vuokra-asunnot
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Kaupungin vuokra-asuntoasioiden käsittelystä vastaavat
Tietojärjestelmän kuvaus: Ruokaviraston tarjoamat sähköiset palvelut (esim. eläinrekisterit, Minun Maatilani)
Omistaja: Ruokavirasto / Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Kansalaiset ja ympäristöterveydenhuollon lakisääteisistä velvoitteista vastaavat viranomaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Hitas-taloyhtiöiden ja huoneistotietojen ylläpito ja enimmäishinnan laskeminen
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Hitas-asioiden valmistelijat ja käsittelijät
Tietojärjestelmän kuvaus: Alueiden vuokrauksen hallintajärjestelmä
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Maanvuokrauksesta vastaavat viranomaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Kuntarekisterin osaohjelma
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Koko organisaatio
Tietojärjestelmän kuvaus: Pysäköintivirhemaksujen, suoritettavien siirtojen, varastoitujen ajoneuvojen ja myönnettyjen pysäköintitunnusten hallinta
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Kaupungin pysäköinnin suunnittelijat ja pysäköintivirhemaksujen käyttäjät
Tietojärjestelmän kuvaus: Rakennusvalvonnan kuntarekisteriosa-ohjelma, Lupapiste.fi.
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala / Valtakunnallinen palvelu
Käyttäjät: Kansalaiset sekä rakennusvalvonnan ja rakentamisen ammattilaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Rakennusvalvonnan kuntarekisteriosa-ohjelma
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Rakennusvalvonnan ammattilaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Asuntopalvelun asiakirjat, laskelmat ja kauppakirjat
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Asuntopalveluyksikön ammattilaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Käytetään apuna ympäristö- ja ympäristöterveysvalvonnan lakisääteisten viranomaistehtävien hoitamisessa ja palveluiden tuottamisessa
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Ympäristö- ja ympäristöterveysvalvonnan ammattilaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Kiinteistöhallinnon järjestelmän vuokrarekisterin ja investointihankkeet
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Rakennetun omaisuuden hallinnasta vastaavat viranomaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Tupakkalain mukaiset valvontatehtävät kunnissa
Omistaja: Ruokavirasto / Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Tupakkalain valvonnasta vastaavat viranomaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Kaava-arkisto ja tonttijaot
Omistaja: Kaupunkiympäristön toimiala
Käyttäjät: Tonttijaosta vastaavat viranomaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Ympäristöterveydenhuollon valvontatietoja, esim. uimarantojen ja uima-altaiden vesinäytteet
Omistaja: Ruokavirasto
Käyttäjät: Ympäristöterveydenhuollosta vastaavat viranomaiset
Kulttuurin ja vapaa-ajan tietojärjestelmät
Tietovarannon/rekisterin kuvaus: Maksualennuksen myöntäminen uimakortin hinnasta terveysperusteisesti
Omistaja: Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Käyttäjät: Erityisuimakorttien hakemusten käsittelystä vastaavat ammattilaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Tilaisuuksien ja kurssien hallinta, tilavaraukset ja ilmoittautumiset
Omistaja: Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Käyttäjät: Kulttuurikeskusten henkilökunta
Tietojärjestelmän kuvaus: Nuorten ideoiden ja ehdotusten kerääminen, kommentointi, äänestäminen ja säilytys
Omistaja: Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Käyttäjät: Nuorten Ruuti-toimintaan osallistuvat
Tietovarannon/rekisterin kuvaus: Nuorten palvelujen kesätyösetelirekisteri
Omistaja: Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Käyttäjät: Nuorten kesätyöpalvelun hakijat, käyttäjät ja työntekijät
Tietojärjestelmän kuvaus: Terveydensuojelulain mukaiset ilmoitukset, esim. liikuntapaikat ja majoituspalvelut
Omistaja: Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Käyttäjät: Palvelujen tarjoajat ja ilmoitusten käsittelystä vastaavat viranomaiset
Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan tietojärjestelmät
Tietojärjestelmän kuvaus: Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedot. Käytetään perusterveydenhuollossa, erikoissairaanhoidossa, suun terveydenhuollossa ja kotihoidossa sekä sosiaalihuollossa
Omistaja: Sosiaali- ja terveystoimiala
Käyttäjät: Perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon, suun terveydenhuollon, kotihoidon ja sosiaalihuollon ammattilaiset
Tietojärjestelmän kuvaus: Perheoikeudellisten asioiden asiakkuudet ja asianhallinta, esim. vanhemmuuden vahvistaminen, huolto- ja tapaamisoikeusasiat, valvotut tapaamiset ja adoptioneuvonta
Omistaja: Sosiaali- ja terveystoimiala
Käyttäjät: Perheoikeudellisten palvelujen ammattilaiset