Kaupunginkanslian tietovarannot

Kaupunginkanslian tehtävänä on toimia kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen yleisenä suunnittelu-, valmistelu- ja toimeenpanoelimenä sekä vastata kaupungin kehittämisestä. Kaupunginkanslia huolehtii kaupungin keskushallinnosta. Kaupunginkanslia toimii kaupunginhallituksen alaisuudessa.

Sisäisen tarkastuksen tietovarannot

Sisäinen tarkastus on osa sisäistä valvontaa. Sisäinen tarkastus varmistaa ja arvioi objektiivisesti ja riippumattomasti hyvän johtamis- ja hallintotavan toteutumista sekä sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja konsernivalvonnan tuloksellisuutta. Sisäinen tarkastus raportoi arvioinnin tuloksista ja esittää toimenpide-ehdotuksia sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiseksi (lähde hallintosääntö).

Tietovarantojen kuvaus, ylläpito ja rekisterit


Sisäisen tarkastuksen tietovarantoon kuuluvat tarkastusraportit ja tarkastukseen liittyvä henkilörekisteri.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista
on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)

  • 00 03 03 Sisäinen tarkastus

Tietojärjestelmät

Sisäisen tarkastuksen tietovarannon yhteydessä käytössä on tarkastusjärjestelmä-tietojärjestelmä.

Elinkeino-osaston tietovarannot

Henkilörekisterit, joista lisätietoja on tietosuojaselosteissa:

  • Etäneuvontapalvelu kansainvälisille osaajille
  • Julkisten työvoimapalveluiden asiakasrekisteri (työllisyyden kuntakokeilu)
  • Kaupunkiakatemian viestinnän yhteystietorekisteri
  • Ohjaamotoiminta
  • Puoliso-ohjelman (Spouse Program) osallistujarekisteri
  • Työllisyyspalvelurekisteri
  • Yksinyrittäjille myönnettävät avustukset COVID-19-epidemian aiheuttaman tilapäisesti heikentyneen taloudellisen tilanteen vakauttamiseksi
  • Yritystoiminnan tukeminen ja neuvonta sekä matkailuneuvontapalvelut

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista
on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)

  • 04 00 01 Maahanmuuttoasioiden ohjaus, suunnittelu ja kehittäminen
  • 14 00 Elinkeino- ja työvoimapalveluiden ohjaus
  • 14 05 Työvoimapalvelut

Elinkeino-osaston tietojärjestelmät

Asiakkuudenhallinnan tietojärjestelmät ja julkisissa työvoima- ja yrityspalveluissa käytettävä asiakastietojärjestelmä (kansallinen).

Hallinto-osaston tietovarannot

Hallinto-osasto huolehtii kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja pormestarikunnan toimintaedellytyksistä, hallintomenettelyn ohjaamisesta, asianhallinnan ja asiakirjahallinnon johtamisesta, virastopalveluista sekä oikeudellisesta edunvalvonnasta ja asiantuntijapalveluista (lähde hallintosääntö).

Henkilörekisterit, joista lisätietoja on tietosuojaselosteissa:

  • Asian- ja asiakirjahallinta
  • Helsingin kaupungin säilytys- ja arkistointirekisteri
  • Helsingin kaupungin tietosuojavastaavan asiakasrekisteri
  • Kaupunginkanslian kirjastoasiakkuuksien hallinta
  • Kunnalliskalenteri
  • Oikeuspalvelujen asiakasrekisteri
  • Sisäisen ilmoituskanavan rekisteri
  • Tietoaineistojen säilytys

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista
on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)

  • 00 00 Hallintoasioiden ohjaus
  • 00 02 Päätöksenteko ja johtaminen
  • 03 01 04 Sisäiset ilmoitukset yleisen edun vastaisesta toiminnasta
  • 03 Lainsäädäntö ja lainsäädännön soveltaminen
  • 07 00 00 Tiedonhallinnan kehittäminen ja ohjaus
  • 07 00 02 Tietosuojan ohjaus
  • 07 01 02 Aineistohallinta
  • 07 01 04 Tietopyynnöt ja korjausvaatimukset, tietopalvelu

Hallinto-osaston tietojärjestelmät

Asian- ja asiakirjahallintajärjestelmä, säilytys- ja arkistojärjestelmä sekä tiedonohjaus.

Henkilöstöosaston tietovarannot

Henkilöstöosasto huolehtii henkilöstöpolitiikasta, osaamisen johtamisen ja henkilöstösuunnittelun toimintatavoista, työhyvinvoinnista ja työturvallisuudesta sekä työnantajatoiminnasta ja HR-prosessien ohjaamisesta. Osasto huolehtii henkilöstön kehittämispalveluista ja muutostuesta (lähde hallintosääntö).

Henkilörekisterit, joista lisätietoja on tietosuojaselosteissa:

  • Helsingin kaupungin sisäinen kurssien- ja koulutusten hallintajärjestelmä
  • Henkilöstöhallintorekisteri
  • Rekrytoinnin rekisteri

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista
on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)

  • 01 00 Henkilöstöasioiden ohjaus
  • 01 01 01 Rekrytointi ja palvelussuhteeseen valitseminen
  • 01 01 Palvelussuhde
  • 01 02 Palkan, palkkioiden ja korvausten määräytyminen
  • 01 03 Osaamisen kehittäminen
  • 01 04 Työhyvinvoinnin edistäminen

Henkilöstöosaston tietojärjestelmät

Henkilöstöhallintojärjestelmä.

Strategiaosaston tietovarannot

Strategiaosasto huolehtii kaupungin strategisesta kehittämisestä ja strategisesti keskeisten asiakokonaisuuksien ja hankkeiden koordinoinnista, digitalisaation ja tietohallinnon ohjauksesta, tilasto- ja tutkimustoiminnasta, kansainvälisistä asioista sekä turvallisuuden ja varautumisen kaupunkitasoisesta ohjaamisesta.

Henkilörekisterit, joista lisätietoja on tietosuojaselosteissa:

  • Helsingin väestötietojärjestelmä
  • Käyttäjätunnusten hallinta
  • Pääkaupunkiseudun toimipiste ja palvelurekisteri
  • Sähköisten asiointipalveluiden rekisteri
  • Tilasto- ja tutkimustoiminnan tietorekisteri
  • Helsingin väestötietojärjestelmä

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista
on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)

  • 00 01 01 00 Strategian suunnittelu ja seuranta
  • 00 01 05 Ohjelma-, hanke- ja projektitoiminta
  • 00 01 07 Kotimainen yhteistyö
  • 02 05 02 EU-hankerahoitus
  • 04 03 Kansainväliseen toimintaan osallistuminen
  • 07 00 01 Tietoturvan ohjaus
  • 07 02 03 IT-tukipalvelut
  • 07 02 04 Tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallinta
  • 07 02 05 Sähköisen asioinnin valtuutusten ja suostumusten hallinta
  • 13 00 Tilastointi-, tutkimus- ja kehittämistoiminnan ohjaus ja toteuttaminen

Strategiaosaston tietojärjestelmät

Muun muassa asiointia tukevat palvelut, käyttäjähakemisto sekä toimipiste- ja palvelurekisteri (TPR).

Talous- ja suunnitteluosaston tietovarannot

Talous- ja suunnitteluosasto huolehtii kaupungin talouden, toiminnan ja konsernin ohjauksesta, hankintatoimesta, rahoituksesta, aluerakentamisprojektien suunnittelun ja toteutuksen ohjauksesta ja asuntopolitiikasta sekä henkilöstökassatoiminnasta (lähde hallintosääntö).

Henkilörekisterit, joista lisätietoja on tietosuojaselosteissa:

  • Antolainarekisteri
  • Avustusrekisteri
  • Henkilöstökassa
  • Kaupunkikonsernin omistajatietorekisteri
  • Laskentarekisteri

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista
on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)

  • 00 01 04 Konserni- ja omistajaohjaus
  • 02 02 Talouden suunnittelu, toteuttaminen ja seuranta
  • 02 05 01 00 Kunnan myöntämät avustukset ja rahoitus
  • 02 05 Rahoitus ja varainhallinta
  • 02 08 Hankintatoimi ja logistiikka
  • 10 05 00 01 Aluesuunnittelu, alueiden hoidon ja kehittämisen suunnittelu
  • 10 07 00 Asuntoasioiden ohjaus ja kehittäminen

Talous- ja suunnitteluosaston tietojärjestelmät

Taloushallinnon tietojärjestelmä.

Viestintäosaston tietovarannot

Viestintäosasto huolehtii viestinnästä ja markkinoinnista, yleisneuvonnasta sekä osallisuudesta ja vuorovaikutuksesta (lähde hallintosääntö).

Henkilörekisterit, joista lisätietoja on tietosuojaselosteissa:

  • Helsingin kaupungin digituen asiakasrekisteri
  • Helsingin kaupungin kuva-, video- ja ääniaineistojen rekisteri
  • Henkilötietojen käsittely Helsingin kaupungin palautekanavassa ja digitaalisissa osallistumispalveluissa
  • Kaupunginkanslian tilaisuuksienhallinnan rekisteri
  • Kaupunginkanslian viestinnän ja markkinoinnin rekisteri
  • Leanlab kehittäjäyhteisön jäsenrekisteri
  • THL:n sovitteluasiat

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista
on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)

  • 00 01 02 03 Palautetoiminta
  • 00 04 00 Viestintä ja edustaminen
  • 00 04 06 Markkinointi
  • 00 04 07 Osallistuva budjetointi
  • 03 01 03 Rikos- ja riita-asioiden sovittelu

Viestintäosaston tietojärjestelmät

Rikos- ja riita-asioiden sovittelu (kansallinen), sisällöntuotto- ja julkaisujärjestelmä.

Tietopyynnön tekeminen kaupunginkanslian tietovarantoihin

Helsingin kaupungin kirjaamo antaa tietoa vireillä olevien hallinnollisten asioiden käsittelyvaiheista ja päätöksistä koko käsittelyprosessin ajan. Kirjaamo hoitaa myös kaupungin julkisten kuulutusten ilmoitustaulua, joka on sähköisessä muodossa kaupungin Kuulutukset ja ilmoitus -internetsivuilla.

Kaupunkiyhteisiin tietovarantoihin kohdistuvat tietopyynnöt osoitetaan Helsingin kaupungin kirjaamoon, mistä ne ohjataan eteenpäin oikealle taholle.

Kirjaamon postiosoite:
Helsingin kaupungin kirjaamo
PL 10
00099 Helsingin kaupunki

Kirjaamolle voi jättää postia kaupungintalon ala-aulassa sijaitsevaan postilaatikkoon, Pohjoisesplanadi 11–13.

Kirjaamo palvelee arkisin klo 9.00–15.00.

Kirjaamolle voi lähettää suojattua sähköpostia osoitteesta https://securemail.hel.fi/ osoitteeseen helsinki.kirjaamo@hel.fi. Securemailiin kirjaudutaan verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.