Keskeiset käsitteet

Asiarekisteri

Viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista on pidettävä asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot.

Asiarekisteri on looginen rekisteri, joka koostuu kaupungin kaikista fyysisistä asiarekistereistä ja asiankäsittelyn metatiedoista riippumatta siitä, missä tietojärjestelmässä ne muodostuvat. Asianhallintajärjestelmässä olevien metatietojen lisäksi asiarekisteriin voi siis kuulua myös operatiivisissa tietojärjestelmissä syntyvät metatiedot asiankäsittelyn kulkua kuvaavina tietoina. Asiarekisteri on yhdenlainen looginen tietovaranto.

Looginen tietovaranto

Toiminnassa tai palveluissa tarvittavien ja yhteisesti hallittujen tietojen tai tietoaineistojen joukko.

Looginen tietovaranto sisältää usein useiden tietojärjestelmien tietokantoja tai rekistereitä, tai osia niistä (tietoaineistoja ja niiden tietoryhmiä). Vastaavasti sama looginen tietovaranto voi sisältää useiden eri tahojen hallinnoimia tietoja, vaikka tiedot sijaitsisivatkin samassa fyysisessä tietokannassa.

Rekisteri

Viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa syntyvä looginen, luettelomainen, samansisältöisten tietojen kokonaisuus.

Tekninen rajapinta

Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä.

Tietoryhmä

Tietoaineistossa esiintyvät aineistokokonaisuudet, jotka voidaan sisältönsä mukaan eritellä ryhmiin erilaisilla kriteereillä (esim. henkilötiedot).

Tietoaineisto

Asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuva tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvä samansisältöinen tietokokonaisuus.

Tietojärjestelmä

Tietojenkäsittelylaitteista, ohjelmistoista ja muusta tietojenkäsittelystä koostuva kokonaisjärjestely.

Tietovaranto

Viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa syntyvä looginen tietokokonaisuus. Viranomaisen tehtävien hoidossa ja toiminnassa käytettävä, erilaisia ja teknisesti eri muotoisia tietoaineistoja sisältävä kokonaisuus voi koostua tietojärjestelmässä tai tietokannassa olevista tiedoista, tai muusta aineistosta, kuten paperiasiakirjoista.

Useita tietoaineistoja sisältäviä loogisia tietovarantoja ovat esimerkiksi väestötietojärjestelmässä olevat henkilö-, rakennus- ja huoneistotiedot, joista muodostuu väestötietovaranto tai kiinteistötietojärjestelmässä olevat tiedot kiinteistöistä (kiinteistörekisteri) sekä lainhuuto- ja kiinnitystiedoista (lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri), joista muodostuu kiinteistötietovaranto.