Palvelukeskusliikelaitoksen tietovarannot

Helsingin kaupungin palvelukeskusliikelaitos tuottaa ja kehittää ruoka-, siivous-, matka-, puhelin- ja hyvinvointipalveluita ja tukee kotona asumista monipuolisilla teknisillä ratkaisuilla. Toimialat, liikelaitokset ja virastot tilaavat palveluita mm. kouluille ja päiväkodeille, kotihoidon asiakkaille, seniorikeskuksille, asumisyksiköille ja sairaaloille. Liikelaitos käyttää toiminnassaan nimeä Palvelukeskus Helsinki.

Tällä sivulla

Palvelukeskus Helsingin tietovarantojen kuvaukset ja rekisterit

Hoivapalvelut

Palvelukeskus Helsingin hoivapalveluiden looginen tietovaranto sisältää seuraavia tietovarantoja: puhelin- ja hyvinvointipalvelut ja kotihoito.

Puhelin- ja hyvinvointipalvelujen tietovaranto tuottaa kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon tietoja, kuten etähoidon asiakkaiden asiakastunnisteet ja asiakastunnistekohtaiset käyntilokit, takaisinsoittojärjestelmän kontaktinhallinta, kontaktinohjaustiedot ja puhelutiedot, asiantuntijatyön kesto nimetyille projekteille, työtehtäville ja tämän tiedon raportointinäkymä sekä asiakashallintajärjestelmän laskutustietoja ja lokitietoja.

Kotihoidon asiakkaiden tiedot koostuvat pääosin soten kotihoidon asiakasrekisterin perusteella. Sosiaali- ja terveystoimi ostaa kotihoidon asiakkailleen palveluja Palvelukeskus Helsingiltä.

Tietovarantoon liittyvät seuraavat rekisteriselosteet:

Matkapalvelut

Palvelukeskus Helsingin matkapalvelut hallinnoi matkapalvelujen tietovarantoa, joka tuottaa kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon muun muassa matkapalvelujen järjestämiseen liittyviä tietoja, hoivapalvelujen asiakkaiden tietoja ja matkapalvelujen asiakkaiden kyytien reititystietoja.

Tietovarantoon liittyvät seuraavat rekisteriselosteet:

Ruokapalvelut

Ruokapalvelujen tietovaranto tuottaa kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon esim. ruokatuotannonohjaustietoja.

Tietovarantoon liittyvät seuraavat rekisteriselosteet:

Hallinto

Hallinnon tietovaranto tuottaa kaupunkiyhteiseen toiminnanohjaustietovarantoon ja sisäisen tarkastuksen tietovarantoon tietoa muun muassa riskien hallinnasta, vaaratilanteista ja raportoinnista, vierailijoista ja harmaan talouden torjunnasta.

Palvelukeskus Helsingin tietovarantojen tietoaineistot

Hoivapalvelut

Hoivapalveluiden tietovarannon tietoaineisto koostuu etähoidon asiakkaiden asiakastunnisteista ja asiakastunnistekohtaisista käyntilokeista, takaisinsoittojärjestelmän kontaktinhallinnasta, kontaktinohjaustiedoista ja puhelutiedoista, Asiantuntijatyön kesto nimetyille -projekteista ja työtehtävistä ja tämän tiedon raportointinäkymästä, asiakashallintajärjestelmän laskutustiedoista ja lokitiedoista.

Lisätietoja tietojen käsittelytavoista ja säilytysajoista on Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).

  • Henkilötietojen säilytystiedot potilasrekisterissä ja kotihoidon asiakas rekisterissä: Potilasasiakirjat 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta potilaan syntymästä. 18. ja 28. päivänä syntyneiden päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset säilytetään pysyvästi. Sähköisten asiointipalvelujen asiakkaiden tiedot asiakkuuden ajan tai 5 vuotta viimeisestä asiointitapahtumasta. Sähköisen asiointipalvelusta käsittelytietoja säilytetään 5 vuotta.

Matkapalvelut

Matkapalvelujen tietovarannon tietoaineisto sisältää matkapalvelujen järjestämiseen liittyviä tietoja, hoivapalvelujen asiakkaiden terveystiedot, yhteystiedot, yhteydenotot ja asiakaskäynnit sekä matkapalvelun asiakkaiden kyytien reititystietoja.

Lisätietoja tietojen käsittelytavoista ja säilytysajoista on Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).

  • Henkilötietojen säilytystiedot kotihoidon ja potilasrekisterissä: Potilasasiakirjat 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta potilaan syntymästä. 18. ja 28. päivänä syntyneiden päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset säilytetään pysyvästi.

Ruokapalvelut

Ruokapalvelujen tietovarannon tietoaineisto koostuu ruokatuotannonohjaustiedoista kuten raaka-aineet, reseptit, ruokalistat, tuotantoruokalistat, tarvelaskenta, ravintosisältö, ohjaus- ja tuotetiedot, myyntitilaustiedot, HETA-raportointitiedot, asiakastiedot, potilastiedot.

Lisätietoja tietojen käsittelytavoista ja säilytysajoista on Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).

  • Henkilötietojen säilytystiedot potilas- ja kotihoidon asiakasrekisterissä: Potilasasiakirjat 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta potilaan syntymästä. 18. ja 28. päivänä syntyneiden päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset säilytetään pysyvästi.

Tukipalvelut

Tukipalvelujen tietovarannon tietoaineisto koostuu tietohallinnon tikettijärjestelmän tiedoista kuten tiketit, laiterekisteri, järjestelmäluettelo, tietovirrat, toimipaikkaluettelo, työntekijöiden AD-tunnus ja muut perustiedot, HR-lomakkeet, työntekijöiden henkilötunnukset, tietosuojatiketit, tietosuojapyynnöt ja korjausvaatimukset, talousluvut, facebookiin annettu tieto ja sisältö, mm. ajankohtaiset uutiset, Restolution kassajärjestelmän asiakastietoja, Poissaolotietoja, Kassajärjestelmän kuittirivit ja tuotetiedot, Polttoainekorttien hallintajärjestelmän tietoja, Lokitietoja, Recruitby.net järjestelmän tietoja, henkilöstön tietoja, henkilötiedot, työvuorolistat, tiedot koulutuksista, lomista.

Lisätietoja tietojen käsittelytavoista ja säilytysajoista on Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).

  • Tietoja säilytetään 10 vuotta sähköisesti (talousluvut).

Hallinto

Hallinnon tietovarannon tietoaineisto koostuu tiedoista kuten tietoja kaupungin hallinnassa olevien tilojen käytöstä ja tiloissa järjestettävistä tilaisuuksista, vierailijatiedoista, riskienhallintatiedoista, poikkeamien ja vaaratilanteiden raportointi- sekä arviointitiedoista, harmaan talouden torjunnassa käytettävän järjestelmän tiedoista.

Palvelukeskus Helsingin tietojärjestelmät

Hoivapalvelut

Hoivapalveluiden tietovarannon yhteydessä käytössä ovat seuraavat tietojärjestelmät: etähoitojärjestelmät, kontaktienhallintajärjestelmä (sis. takaisinsoitto, chat, viestit, nauhoitteet, asiakaspalaute), palautekyselyjärjestelmät, projektien hallintajärjestelmät, asiakashallintajärjestelmä, hoivapalvelujen paikannuslaitejärjestelmä sekä sähköinen pääsynhallinta. Lisäksi palveluprosessien tueksi tarvitaan raportointityökaluohjelmia, taloushallinnonohjelmia, kuljetuspalvelujen asiakastietojärjestelmää sekä lokien keräysjärjestelmä.

Matkapalvelut

Palvelukeskus Helsingin matkapalvelujen tietovarannon yhteydessä käytössä ovat seuraavat tietojärjestelmät: asiakashallintajärjestelmä, kuljetuspalveluiden asiakasrekisteri ja ajonvalvontasovellus. Lisäksi palvelujen tuottaminen tarvitsee tukea taloushallinnon järjestelmistä, raportointisovelluksesta sekä lokien keräysjärjestelmästä.

Ruokapalvelut

Palvelukeskus Helsingin ruokapalvelujen tietovarannon yhteydessä käytössä ruokapalvelun tuotannonohjausjärjestelmä ja asiakashallintajärjestelmät, jotka toimivat yhteydessä muun muassa kontaktienhallintajärjestelmän, ruokalistasovelluksen, tarratulostin ja raportointijärjestelmien kanssa.

Tukipalvelut

Palvelukeskus Helsingin tukipalvelujen tietovarannon yhteydessä käytössä ovat seuraavat tietojärjestelmät: etätyökaluohjelma, henkilörekisteri, taloushallinnon järjestelmät, kassajärjestelmä, tiketöintijärjestelmä, lokien keräysjärjestelmä, henkilöstötietojärjestelmät, työajansuunnittelu ja hallintajärjestelmä. Nämä toimivat lisäksi yhdessä kaupunkiyhteisten talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien kanssa, sosiaalisen median sekä ruokapalvelun tuotannonohjausjärjestelmän, että kontaktienhallintajärjestelmän kanssa.

Hallinto

Palvelukeskus Helsingin hallinnon tietovarannon yhteydessä käytössä on tietojärjestelmät vierailijanhallintajärjestelmä, riskienhallintajärjestelmä sekä sopimuskumppanien hallintajärjestelmän tiedot. Lisäksi hallinnon tietovarantojen yhteydessä tietoja tuottavat ja käyttävät projektienhallintajärjestelmä, polttoainekorttijärjestelmä sekä infran valvontajärjestelmä. Hallinnon prosessit tarvitsevat myös tietoja taloustietojärjestelmiltä, kuten kassajärjestelmät ja henkilöstökorttijärjestelmät.

Tietopyynnön tekeminen Palvelukeskus Helsingin tietovarannon asiakirjaan

Helsingin kaupungin palvelukeskusliikelaitos toimii seuraavissa osoitteissa:

  • Monipalvelut, johto ja tukipalvelut: Pakkalantie 30, 01530 Vantaa, puhelinnumero: 09 310 2700
  • Puhelin- ja hyvinvointipalvelut: Elimäenkatu 15, 00510 Helsinki, puhelinnumero: 09 310 2700

Kirjalliset yhteydenotot:

  • Palvelukeskus Helsinki, Monipalvelut, johto ja tukipalvelut, PL 9530, 00099 Helsingin kaupunki
  • Palvelukeskus Helsinki, Puhelin- ja hyvinvointipalvelut, PL 9500, 00099 Helsingin kaupunki

Lisätietoja: https://palvelukeskus.hel.fi

Esimerkkejä tietopyynnön tekemisestä asiakirjaan, joka on tuotettu Palvelukeskus Helsingin tietovarantoon:

  • Tietopyynnöt Palvelukeskus Helsingin tietovarannon päätöstietoihin:
    • Johtokunnan päätösasiakirjoista kansalainen voi tehdä tietopyynnön osoittamalla sen kaupungin kirjaamoon.
    • Palvelukeskus Helsinki on julkaissut viranhaltijapäätökset vuodesta 2013 lähtien internetsivuilla, mistä ne ovat julkisesti luettavissa. Päätökset on lajiteltu osastoittain: johto, puhelin- ja hyvinvointipalvelut, asiakkuudet ja monipalvelut.
  • Tietopyynnöt koskien Palvelukeskus Helsingin asiakaspalvelun asiakkaita- ja potilaita:
    • Tietopyyntö osoitetaan Sosiaali- ja terveystoimialalle. Palvelukeskus Helsinki tarjoaa kaupungin omistamana liikelaitoksena palveluja Sosiaali- ja terveystoimialalle ja hyödyntää sopimussuhteen mukaisesti Sosiaali- ja terveystoimen tietovarantoja. Ohjeet omien tietojesi sekä toisen henkilön tietojen pyytämiseen löydät sosiaali- ja terveyspalveluiden sivuilta.