Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tietovarannot

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala huolehtii kaupungin varhaiskasvatuksesta, esiopetuksesta, perusopetuksesta ja lukiokoulutuksesta, suomenkielisestä ammatillisesta koulutuksesta sekä vapaasta sivistystyöstä. Toimiala toimii kasvatus- ja koulutuslautakunnan alaisuudessa.

Toimialalla on neljä palvelukokonaisuutta ja hallinto: varhaiskasvatus ja esiopetus, perusopetus, lukio- ja ammatillinen koulutus ja vapaa sivistystyö sekä ruotsinkieliset palvelut.

Toimialan viranhaltijapäätökset sekä kasvatus- ja koulutuslautakunnan päätösasiakirjat löytyvät kaupungin internetsivuilta.

 

Tältä sivulta löydät

Latokartanon peruskoulu. Kuvaaja Kari Erkkilä

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan (KASKO) tietovarantojen käyttötarkoitus

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tietovarantoja käytetään varhaiskasvatuksen, esiopetuksen, perusopetuksen sekä lukio- ja ammatillisen koulutuspalvelujen järjestämiseksi Helsingin kaupungissa. Lisäksi tietovarantoihin kuuluvat ruotsinkielisten palvelujen ja hallintopalvelujen tietovarannot.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tietovarantojen kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Varhaiskasvatus ja esiopetus

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen tietovaranto tuottaa tietoja kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon.

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen tietovaranto: varhaiskasvatuksen asiakastiedot, iltapäivätoiminnan järjestämisen tiedot ja päivähoitajatiedot. Tietovarantoon liittyvät seuraavat tietosuojaselosteet:

• Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri
• Yksityisten perhepäivähoitajien henkilörekisteri
• Yksityisten sosiaalihuollon palveluntuottajien rekisteri perheiden palkkaamista työsopimussuhteisesta hoitajista

Perusopetus

Perusopetuksen tietovaranto tuottaa tietoja kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon. Perusopetuksen tietovaranto muodostuu seuraavista tietovarannoista: perusopetuksen opintohallinnontiedot, oppivelvollisuuden valvonnan tiedot ja peruskoulun oppilashuollon tiedot. Tietovarantoon liittyvät seuraavat tietosuojaselosteet:

• Esi- ja perusopetuksen oppilashuollon kuraattoreiden yksilökohtaisen työn asiakasrekisteri
• Esi- ja perusopetuksen oppilashuollon psykologien yksilökohtaisen työn asiakasrekisteri
• Oppivelvollisuuden valvonnanrekisteri
• Perusopetusen opintohallinnon rekisteri

Lukio- ja ammatillinen koulutus ja vapaa sivistystyö

Lukio- ja ammatillisen koulutuksen ja vapaan sivistystyön tietovaranto tuottaa tietoja kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon. Lukio- ja ammatillisen koulutuksen ja vapaan sivistystyön tietovaranto muodostuu seuraavista tiedoista: lukiokoulutuksen opintohallintotiedot, ammatillisen koulutuksen opintohallintotiedot, oppisopimuskoulutuksen järjestämisen tiedot, vapaan sivistystyön tiedot ja opiskelijahuollon tiedot.

Tietovarantoon liittyvät seuraavat tietosuojaselosteet:

• Ammatillisen koulutuksen opintohallinnon rekisteri
• Lukiokoulutuksen opintohallintorekisteri
• Rekisteri oppisopimuskoulutuksen järjestämisestä
• Toisen asteen opiskelijahuollon kuraattorien asiakasrekisteri
• Toisen asteen opiskelijahuollon psykologien asiakasrekisteri
• Helsingin kaupungin vapaan sivistystyön rekisteri

Toimialan hallinto

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan hallinnon tietovaranto tuottaa tietoja kaupunkiyhteiseen asiakastietovarantoon. Toimialan hallinnon tietovaranto muodostuu seuraavista tiedoista: hallintopalveluiden, henkilöstöpalveluiden, kehittämispalveluiden, talous- ja suunnittelupalveluiden, tietohallintopalveluiden, tilapalveluiden ja viestintäpalveluiden tietoaineistot, asiakas- ja sidosryhmäviestinnän tiedot, opetusverkon käyttäjätiedot, opintohallinnon tiedot, puhelinpalveluiden asiakastiedot ja ilojen asukaskäytön asiakastiedot.

Tietovarantoon liittyvät seuraavat tietosuojaselosteet:

• IT-vika ja palvelupyyntöilmoitusten hallinta ja laiterekisteri
• Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan opetuksen it-ympäristöjen käyttövaltuushallintarekisteri
• Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tilojen asukaskäytön asiakasrekisteri
• Talouden ja toiminnan suunnittelun ja seurannan rekisteri

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tietovarannon tietoaineistot

Varhaiskasvatus ja esiopetus

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen tietovarannon tietoaineisto koostuu varhaiskasvatuksessa, koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnassa sekä leikkipuistotoiminnassa tarvittavista tiedoista, varhaiskasvatuksen asiakastiedoista, hakemustiedoista, suunnitelmista, päätöksistä, hoidon toteutumatiedoista, hoitopaikoista, laskutuksen pohjatiedoista sekä järjestelmän käyttäjätiedoista.

Perusopetus

Perusopetuksen tietovarannon tietoaineisto koostuu perusopetuksessa ja muussa perustuslain mukaisessa toiminnassa pois lukien sekä esiopetuksessa että aamu- ja iltapäivätoiminnassa tarvittavista tiedoista. Mm. työntekijöiden tietoja, asiakkaan henkilötietoja, huoltajien tietoja ja yhteistietoja, koulunkäyntitietoja.

Lukio- ja ammatillinen koulutus ja vapaa sivistystyö

Lukio- ja ammatillisen koulutuksen ja vapaan sivistystyön tietovarannon tietoaineistoon kuuluu lukiokoulutuksen opintohallintotietoja, ammatillisen koulutuksen opintohallintotietoja, oppisopimuskoulutuksen järjestämisen tietoja, vapaan sivistystyön tietoja, opiskelijahuollon tietoja, työntekijöiden tietoja, opiskelijoiden perus- ja yhteystietoja, opetussuunnitelman tietoja, opetukseen liittyviä tietoja, todistuksiin ja arvosteluihin liittyviä tietoja.

Toimialan hallinto

Toimialan hallinnon tietovarannon tietoaineistoon kuuluvat hallintopalveluiden, henkilöstöpalveluiden, kehittämispalveluiden, talous- ja suunnittelupalveluiden, tietohallintopalveluiden, tilapalveluiden ja viestintäpalveluiden tietoaineistot, asiakas- ja sidosryhmäviestinnän tietoja, opetusverkon käyttäjätietoja, opintohallinnon tietoja, puhelinpalveluiden asiakastietoja ja tilojen asukaskäytön asiakastietoja.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS)

• 00 01 Toiminnan suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen, kehittäminen, seuranta
• 12 00 Opetus- ja sivistystoimen ohjaus
  • 12 00 01 Koulutuksen ja opetuksen suunnittelu
  • 12 00 02 Oppilaan hyvinvointi
  • 12 00 03 Perusopetuksen iltapäivätoiminta
• 12 01 Oppilas- ja opiskelija-asiat
  • 12 01 00 Oppilaaksi ja opiskelijaksi ottaminen
  • 12 01 01 Opetuksen ja koulutuksen järjestäminen
  • 12 01 02 Oppilaan tai opiskelijan arviointi
  • 12 01 03 Oppilaiden ja opiskelijoiden hyvinvointi
  • 12 01 04 Kurinpito, ojentaminen ja turvaamistoimenpiteet
  • 12 01 05 Stipendit
  • 12 01 06 Opiskelijavaihto ammatillisessa koulutuksessa
  • 12 01 07 Opetuksen ja koulutuksen päättyminen tai tilapäinen keskeytyminen
• 12 02 Kulttuuripalvelut ja kirjastopalvelut
• 12 03 Liikuntatoimi
• 12 04 Nuorisoasioiden palvelut ja lasten sekä nuorten toiminta
• 12 07 Varhaiskasvatus
  • 12 07 00 Varhaiskasvatuksen suunnittelu, ohjaus ja valvonta,
  • 12 07 01 Varhaiskasvatukseen hakeminen ja ottaminen,
  • 12 07 02 Varhaiskasvatukseen osallistuminen,
  • 12 07 03 Lapsen tukeminen varhaiskasvatuksessa,
  • 12 07 04 Lapsen varhaiskasvatuksen päättyminen,
  • 12 07 05 Yksityisen varhaiskasvatuksen palveluntuottajan valvonta,
  • 12 07 06 Varhaiskasvatuksen taloudelliset tuet

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tietovarannon tietojärjestelmät

Varhaiskasvatus ja esiopetus

Varhaiskasvatuksen tietovarannon yhteydessä käytössä ovat varhaiskasvatuksen järjestelmät, varhaiskasvatuksen valtakunnallinen VARDA-rekisteri sekä työajansuunnittelu- ja hallintajärjestelmät.

Perusopetus

Perusopetuksen tietovarantoa pidetään yllä seuraavissa tietojärjestelmissä: asiakas- ja oppilashallinnon järjestelmässä, koulumatkojen hallintajärjestelmä, opintohallinnon yleissivistävässä järjestelmässä, lukujärjestysten ja resurssien hallintajärjestelmä, kodin ja koulun välisen yhteistyön järjestelmä, oppilashuollon järjestelmä, sairaalakoulun perusopetusjärjestelmä. Lisäksi käytetään verkon käyttövaltuutushallintaohjelmia sekä kaupunkiyhteisiä talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiä.

Lukio- ja ammatillinen koulutus ja vapaa sivistystyö

Lukio- ja ammatillisen koulutuksen ja vapaan sivistystyön tietovarantoon muodostuu tietoaineistoja seuraavissa tietojärjestelmissä: ammattikoulun opiskelijahallintojärjestelmä, opintohallinon yleissivistävässä tietojärjestelmässä, lukujärjestysten ja resurssien suunnittelujärjestelmässä, kodin ja oppilaitoksen yhteistyöjärjestelmässä, opintosuoritusten ja tutkintotietojen tietovaranto, oppilashuollon järjestelmä, sairaalakoulun perusopetusjärjestelmä, organisaation sisäiset kirjastopalvelut, oppisopimuskoulutusten hallintajärjestelmä, ammattikoulujen oppilashallinnon järjestelmät, työpajatoiminta opiskelijahallintojärjestelmä, työväenopiston Kuha-arkistointi, työväenopiston Kursor-opistojärjestelmä sekä YO-kirjoitusten valmistautumisohjelma. Lisäksi kaupunkiyhteiset talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät sekä verkon käyttövaltuutushallintajärjestelmät.

Toimialan hallinto

Toimialan hallinnon tietovarantoa ylläpidetään seuraavissa tietojärjestelmissä: ajan- ja tilanvarausjärjestelmä, asiakas- ja oppilashallintojärjestelmä, asianhallintajärjestelmä, laite ja palvelupyyntörekisteri, toimialan M365, oppilashallintojärjestelmä, oppilashuollonjärjestelmä, sähköiset oppimisympäristöt, puhelinliittymien hallinta sekä oppisopimusten hallintajärjestelmä. Lisäksi käytetään kaupunkiyhteisiä sähköistä asiointipalvelua (asiointi.hel.fi), taloushallinnan- ja henkilöstöhallinnanjärjestelmiä, viestintä- ja verkkopalvelujärjestelmiä, tietovarastoa, toimipisterekisteriä (TPR), työajansuunnittelu- ja hallintajärjestelmiä ja verkon käyttövaltuushallintajärjestelmä.

Tietopyynnön tekeminen kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tietovarantojen asiakirjoihin

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan hallinto toimii osoitteessa: Työpajankatu 8, 00580 Helsinki, puhelin 09 310 8600 (arkisin 8-16)

Kirjalliset yhteydenotot:
Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
PL 58300
00099 Helsingin kaupunki
sähköposti: kasvatusjakoulutus@hel.fi

Sähköiset tietopyynnöt ja pyynnöt tiedon oikaisuun: kaupungin asiointiportaali https://asiointi.hel.fi

Lisätietoja: https://www.hel.fi/kasvatuksen-ja-koulutuksen-toimiala/fi/yhteystiedot-ja-palaute/

Esimerkkejä tietopyynnön tekemisestä tietojärjestelmään, joka tuottaa tietoa kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tietovarantoihin.

Tietopyyntö asiakirjaan, joka on tuotettu perusopetuksen tietovarannon esi- ja perusopetuksen oppilashuollon kuraattorien yksilökohtaiseen rekisteriin:

1. Tietojärjestelmä: Oppilashuollon järjestelmä
2. Esimerkkejä hakutekijöistä: Työntekijän nimi, asiakkaan henkilötiedot, huoltajien tiedot, koulunkäyntitiedot, yhteistyötahot, asiakirjaliikenne, asiakaskertomus.
3. Sähköiset tietopyynnöt ja pyynnöt tiedon oikaisuun: kaupungin asiointiportaali https://asiointi.hel.fi
4. Kirjalliset tietopyynnöt: Helsingin kaupunki, Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala, PL 58300 (Työpajankatu 8), 00099 Helsingin kaupunki

Tietopyyntö oppisopimuskoulutusasiakirjaan, jotka on tuotettu lukio- ja ammatillisen koulutuksen ja vapaan sivistystyön tietovarantoon:

1. Tietojärjestelmä: Oppisopimusten hallintajärjestelmä
2. Esimerkkejä hakutekijöistä: Oppisopimusopiskelijan tiedot, opiskelijan oppisopimuskoulutukseen liittyvät tiedot, kouluttavien työnantajien tiedot, yhteistyöoppilaitosten tiedot.
3. Sähköiset tietopyynnöt: Kaupungin asiointiportaali https://asiointi.hel.fi
4. Kirjalliset tietopyynnöt: Helsingin kaupunki, Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala,
   Stadin ammatti- ja aikuisopisto / Työelämä- ja oppisopimuspalvelut, PL 51309 (Teollisuuskatu 23 A), 00099 Helsingin kaupunki

Tietopyyntö asiakirjaan, joka on tuotettu tilojen asukaskäytön asiakasrekisteriin ja sisältyy kasvatuksen ja koulutuksen toimialan hallinnon tietovarantoon:

1. Tietojärjestelmä: Ajan- ja tilavarausjärjestelmä
2. Hakutekijät: Rekisteröidyt henkilöasiakkaat sekä seurojen ja yhteisöjen vastuuhenkilöiden yhteystiedot.
3. Sähköiset tietopyynnöt: kaupungin asiointiportaali https://asiointi.hel.fi
4. Kirjalliset tietopyynnöt: Helsingin kaupunki, Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala/tilapalvelut, PL 58300 (Työpajankatu 8), 00099 Helsingin kaupunki