Kaupunkiyhteiset tietovarannot

Kaupunkiyhteisillä tietovarannoilla tarkoitetaan loogisia tietovarantoja, joiden muodostamiseen osallistuvat tyypillisesti kaikki kaupungin toimijat, joko tietyn tietojärjestelmän kautta tai erillisten rekisterien muodostamien kokonaisuuksien avulla. Kaupunkiyhteisiä tietovarantoja käytetään kaupungin johtamisen tukena.

Asiakastietovaranto

Asiakastietoa käytetään yhteydenpidossa ja palvelujen järjestämisessä asiakkaille. Asiakastietoa on kerätty palvelukohtaisesti kuhunkin käyttötarkoitukseen. Tavoitteena on saada asiakastietoa yhdenmukaistettuna sekä parantaa tiedon yhteiskäytön edellytyksiä, esimerkiksi kaupunkiasiakkuus.

Asiakastietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Asiakastietovarantoon muodostuu tietoa lukuisista eri palveluprosesseista, kuten sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakas- ja potilastietojärjestelmistä, laskutus- ja myyntiasiakastietojärjestelmistä, kasvatuksen ja koulutuksen asiakastiedoista, kaavoituksen tiedoista, kiinteistöjen omistajatiedoista, kulttuuri- ja vapaa-ajan asiakastiedoista sekä kansallisten yhteistyötahojen kanssa annettavien palvelujen tuloksena (työllisyysasiat, KELA, DVV yms.) ja Euroopan Unionin kanssa tapahtuvaan yhteistyöhön liittyvistä asiakastiedoista.

Asiakastietovarantoon liittyvät esimerkiksi seuraavat rekisteriselosteet:

Asiakastietovarantoon tallentuvien tietojen ja niihin liittyvien rekisteriselosteiden tarkemmat kuvaukset löytyvät toimialojen, liikelaitosten ja virastojen luvuista.

Asiakastietovarannon tietoaineistot

Asiakastietovaranto koostuu tietoaineistoista, jotka on kerätty tietojärjestelmittäin. Keskeisiä tietoja ovat mm. sosiaali- ja terveystoimen asiakas- ja potilastiedot, laskutus- ja myyntiasiakastiedot, kasvatuksen ja koulutuksen asiakastiedot, kiinteistöjen omistajatiedot, kulttuuri- ja vapa-ajan asiakastiedot. Kansallisten yhteistyötahojen asiakastiedot sekä EU:n yhteistyön asiakastiedot.

Henkilötietojen säilytysajoista on erikseen säädetty kyseessä olevan aihepiirin lainsäädännössä. Esimerkiksi terveydenhuollossa syntyneitä potilastietoja säilytetään 120 vuotta henkilön syntymästä. Säilytysajan perusteena on terveydenhuollon lainsäädäntö. Säilytystapa on sähköinen. Periaate kaikissa tietojen säilytyksessä on, että säilytysajan päätyttyä tieto joko tuhotaan tai siirretään arkistoon, jos se on säädetty pysyvästi säilytettäväksi.

Asiakastietovarantoon tallennettuja henkilötietoja ei ole jaettu julkisesti. EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellään tietojen käytön oikeusperusteet.

Asiakastietovarannon tietojärjestelmät

Asiakastietovaranto muodostuu lukuisista asiakkuutta hoitavista järjestelmistä, kuten asiakas- ja potilastietojärjestelmät, aluepotilastietojärjestelmä, ammattihenkilöiden keskusrekisteri, ammattikoulujen opiskelijahallintojärjestelmä, asiakas- ja asuntorekisteriohjelma, asiakas- ja rakennustietojen hallintaohjelma, asiakas- ja oppilashallinto, asiakashallintajärjestelmät yleensä. Lisäksi tietovarantoon keräävät tietoa erilaiset asiakaskyselyt, asiakaskävijälaskurit, asiakaskäyttöliittymät, asiakaspalautejärjestelmät, asiakaspalvelusovellukset, asiakasrekisterit, asiakkuus ja tilanhallintajärjestelmä, asumisoikeusasuntojärjestelmä, asumisen palvelujärjestelmät, eläkkeensaajat, ensihoidon järjestelmät, kirjaston- ja kulttuuripalvelujen asiakkuudet, matka- ja matkailupalvelujen asiakkuudet, palveluasumisen ja ruokahuollon järjestelmät sekä kaupungin myöntämien avustusten hallintajärjestelmät.

Henkilöstötietovaranto

Henkilöstötietovarannon tietoja käytetään henkilöstön palvelussuhteen seurantaan ja kehittämiseen.

Henkilöstötietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Henkilöstötietovarantoon kootaan eri tietojärjestelmistä henkilöstötiedot, kuten palvelusuhdetiedot, työajan suunnittelu- ja seuranta, tietojärjestelmien käyttöoikeushallinta ja ammattioikeustiedot, sähköiset asiointipalvelut, sosiaali- ja terveyspalvelujen luvitus ja valvonta, rekrytointitiedot, palkkahallintotiedot, työsuhteen tiedot, työntekijätiedot ja tiimitiedot sekä työturvallisuus- ja vahinkoilmoitustiedot. Henkilöstöstä ei jaeta tietoa ulkopuolelle muuten kuin yhteystietoina, joita voi selata: numerot.hel.fi -palvelusta.

Tietovarantoon liittyvät seuraavat rekisteriselosteet:

Henkilöstötietovarannon tietoaineistot

Henkilöstötietovarannon tietoaineistot sisältävät tietoja, kuten rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, palvelussuhteen tai muun sopimussuhteen tiedot, verotustiedot, ammattiyhdistyksen jäsenyys, työhöntulotarkastuslausunnon päivämäärä, palkka- ja ansiotiedot, loma-, poissaolo-, työaika-, koulutus- ja osaamistiedot, valokuva, työtapaturmiin liittyvät tiedot ja työtapaturman uhrin kansalaisuustiedot, ehdotetut kunniamerkit, varhaisen tuen keskustelut, onnistumiskeskustelut, työn sujuvuus -keskustelut, työsuorituksen arvioinnit, perehdytyssuunnitelmat, uudelleensijoituksen toimenpiteet, suunnitelmat ja uudelleensijoitettavan terveydentilaan liittyvää tietoa sekä tartuntatautilain 48 §:n mukaisissa tehtävissä työskentelevien tiedot rokotuksen tai sairastamisen antamasta suojasta eräitä tauteja vastaan.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilyttämisestä

Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (TOS):

  • 01 00 Henkilöstöasioiden ohjaus
  • 01 01 Palvelussuhde
  • 01 02 Palkan, palkkioiden ja korvausten määräytyminen
  • 01 03 Osaamisen kehittäminen
  • 01 04 Työhyvinvoinnin edistäminen

Lisätietoja henkilötietojen säilytysajoista:

  • Nimikirjan, vakanssirekisterin ja luottamushenkilörekisterin tiedot sekä tutkintotiedot ovat pysyvästi säilytettäviä.
  • Henkilön keskeiset palvelussuhdetiedot säilytetään 10 vuotta palvelussuhteen päättymisestä lukien.
  • Ansiotietojen säilytysaika on 50 vuotta.
  • Turvallisuuspoikkeamia koskevat henkilötiedot säilytetään viisi vuotta, työtapaturmia ja ammattitauteja koskevat henkilötiedot 25 vuotta.
  • Varhaisen tuen keskustelumuistioita säilytetään 2 vuotta, onnistumiskeskusteluiden muistioita säilytetään 3 vuotta, työsuorituksen arviointeja säilytetään 2 vuotta, työn sujuvuus -keskustelun muistioita säilytetään 1 vuosi.
  • Uudelleensijoituksen tietoja säilytetään tiedosta riippuen 2–5 vuotta.
  • Tartuntatautilain 48 §:n mukaisissa tehtävissä työskentelevien tiedot rokotuksen tai sairastamisen antamasta suojasta eräitä tauteja vastaan säilytetään rokotussuojan voimassaolon ajan.

Henkilöstötietovarannon tietojärjestelmät

Henkilöstötietovarantoon tuottavat tietoa ja niitä käsitellään ainakin seuraavien tietojärjestelmien avulla: Kaupungin asianhallintajärjestelmä, hallinnon tietojärjestelmät, kulunvalvonta- ja työajanseurantajärjestelmät, henkilöstötietojärjestelmät, käyttäjätunnusten ja oikeuksien hallintasovellukset, rekrytointi- ja henkilöstön koulutusjärjestelmät, asiakas- ja potilastietojärjestelmät, sosiaalihuollon organisaatiotietojen ja toimintoalueiden hallintajärjestelmät, tiedotus- ja viestintäjärjestelmät sekä väestötietojärjestelmä.

Kehittämisen tietovaranto

Kehittämisen tietovarantoon tallentuvat tiedot hankehallinnan ja projektihallinnan tietojärjestelmistä. Vain suurimmista ja koko kaupungin kannalta merkittävistä hankkeista viestitään julkisuuteen säännönmukaisesti. Kaupunkirakentamisen hankkeita voi seurata alueittain: uuttahelsinkiä.fi. Digitaalisten palvelujen kehittämisen seuraamiseen on sivusto digi.hel.fi.

Kehittämisen tietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Kehittämisen tietovarantoon liittyvät keskeiset tiedot ovat toimialojen käytössä olevat projektipankit sekä kehittämisen tukena käytettävien tietojärjestelmien aineistot ja prosessikuvaukset. Hankehallintaan liittyvät läheisesti hanketoiminnan lisäksi ohjelma- ja projektitoiminta. Samoin kuin EU-hankerahoitusasiat. Maankäytön suunnittelu ja tutkimus- selvitys- ja kehittämishanketoiminta, yleisten alueiden hankesuunnittelu, tilahankkeiden suunnittelu. Liikennejärjestelmän kehittämisen rekisteri ja palotarkastustoiminnan johtaminen ja kehittäminen.

Tietovarantoon liittyvät rekisterit:

Kehittämisen tietovarannon tietoaineistot

Kehittämisen tietovarantoon siirtyy toimialoilta, virastoista ja liikelaitoksilta seuraavia tietoaineistoja, kuten hankehallinnan tietovarannon tiedot, ohjelma-, hanke- ja projektitoiminta, EU-rahoitus, maankäytön suunnittelu ja tutkimus-, selvitys ja kehittämishanketoiminta, yleisten alueiden hankesuunnittelu, tilahankkeiden suunnittelu ja liikennejärjestelmän kehittäminen.

Kehittämisen tietovarannon tietoaineistoja ovat esimerkiksi asiakas-, yritys- ja yhteistyökumppanisuhteiden hoitaminen, yritysneuvonta, start up -neuvonta, lausuntojen laatiminen, tapahtumat, markkinointi ja viestintä sekä erilaisten tukien ja avustusten käsittely ja myöntäminen yrityksille. Ydinaineistoja ovat asiakkuudenhallintaan liittyvä transaktiodata sekä asiakas- ja kumppanidata.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista

Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (TOS):

  • 00 01 05 Ohjelma-, hanke- ja projektitoiminta
  • 02 05 02 EU-hankerahoitus
  • 10 03 03 Maankäytön suunnittelu ja tutkimus-, selvitys- ja kehittämishanke-toiminta
  • 10 05 00 04 Hankesuunnittelu, yleiset alueet
  • 10 06 01 Tilahankkeen hankesuunnittelu
  • Hankehallinnan tietovaranto: hankehallinnan tietojärjestelmien tietoryhmiin on tallennettuna loogisen tason kuvaukset.
  • Liikennejärjestelmän kehittämisen rekisterin tietoja säilytetään enintään viisi vuotta.
  • Palotarkastustoiminnan johtamisen ja kehittämisen rekisterin tiedot tarkastetaan ja tarpeettomat tiedot poistetaan tarkastuksen yhteydessä määrävälein, kuitenkin viimeistään kymmenen vuoden kuluttua edellisen merkinnän tekemisestä. Tietojen säilytystä ohjaa pelastuslaitoksen tiedonhallintasuunnitelma.

Kehittämisen tietovarannon tietojärjestelmät

Kehittämisen tietovarantoon tuottavat tietoa hankehallinnan ja projektihallinnan tietojärjestelmät, kuten Kuntarekisteri, tiedonhallinnan- ja kokonaisarkkitehtuurityön mallintamisvälineet, erilaiset kehittämistyökaluohjelmistot, projektien hallintajärjestelmät, sähköiset oppimisalustat ja -ympäristöt, taloushallinnon järjestelmät, tiedonohjausjärjestelmä, videoviestintäjärjestelmät, yhteistyöalustat, yrityshautomo ja yritystietokanta.

Kohdetietovaranto

Kohdetietovarannon tietoja käytetään erilaisten kaupungin palvelujen tuottamiseen.

Kohdetietovarannon kuvaus ja ylläpito

Kohdetietovarantoon syntyy tietoaineistoja kaupungin oman toiminnan ja prosessien tuloksena. Kaupungin palvelut toimivat kohdetietovarantoon tallennetun tiedon varassa. Keskeisiä tietoja ovat: lakisääteisesti pysyvästi säilytettävät tiedot, toimipisterekisteri, asumisen ja rakentamisen tietovaranto, tila-, huone- ja muut resurssitiedot, palveluasuminen, ruokahuolto, eläinrekisterit, kemikaalivalvonta, kirjaston lainattavat objektit, museoiden kokoelmat, kartta, aluejako, osoite ja ilmakuva -tiedot.

Esimerkkejä kaupungin kohdetietovarantoa hyödyntävistä palveluista:

Kohdetietovarantoon tallentuvien tietojen tarkemmat kuvaukset löytyvät toimialojen, liikelaitosten ja virastojen sivuilta.

Kohdetietovarannon tietoaineistot

Keskeisiä tietoaineistoja ovat kaava-, kiinteistö-, rakennus-, huoneisto- ja asukastiedot, lakisääteisesti pysyvästi säilytettävät tiedot, toimipisterekisteri, asumisen- ja rakentamisen tietovaranto, tila-, huone- ja muut resurssitiedot, palveluasuminen, ruokahuolto, eläinrekisterit, kemikaalivalvonta, kirjaston lainattavat objektit, museoiden kokoelmat, kartta-, aluejako- ja osoite- ja ilmakuvatiedot.

Esimerkkejä kohdetietovarantoon kuuluvista tietoryhmistä ja -aineistoista:

  • STARA:n kemikaalirekisteriin kuuluvat tiedot, jotka ovat myös pelastustoimen käytössä osana kemikaalivalvontaa. Tietoja käsitellään EcoOnline-sovelluksella
  • STARA:n eläinrekisteri on osa valtakunnallista Eviran eläinrekisteriä. Helsingistä rekisteriin tallennetaan mm. Haltialan-tilan eläimet. Tietoja hallinnoidaan valtakunnallisella Eläinrekisterisovelluksella
  • Kaupunginkanslian hallinto-osastolta kaikki tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt pysyvästi säilytettävien asiakirjojen viitetiedot. Tietojärjestelmänä käytetään Sinettiä
  • Kaupunginkanslian strategiaosaston ylläpitämä palvelutietovaranto (TPR-perhe)
  • Kaupunginkanslian talous- ja suunnitteluosaston Asumisen ja rakentamisen tietovaranto.

Kohdetietovarannon tietojärjestelmät

Maksujen ja kuittien arkistointijärjestelmä, arkistopilviratkaisut, arkistotietojärjestelmät, arkistotietokannat, arkkitehtuuripankki (DVV), asuntotuotanto-ohjelma, eläinrekisteri, kuntarekisteri, kemikaalien valvonta, kiinteistöjen, rakennusten ja asuntojen hallintajärjestelmät, kirjastopalvelujen sivustot, mittaus-, anturi- ja kartoitusjärjestelmät, palvelu- ja toimipisterekisteri (TPR), taloushallinnan järjestelmät, tiedonhallinnan järjestelmät, tiedotus- ja viestintäjärjestelmät sekä toiminnanohjausjärjestelmät.

Mittaus-, anturi- ja kartoitustietovaranto

Tietovarantoon tuotetaan tietoaineistoa kartoitukseen, mittaukseen, havainnointiin, näytteenottoon ym. liittyvissä prosesseissa, jotka ovat perustavaa tietoa toiminnan päätöksille. Mittaustiedon perusteella tehdään johtopäätöksiä esim. tarvittavista toimista kaupunkiympäristön kohteisiin ja muihin tietoihin nähden. Kartta.hel.fi-palvelussa on monia karttatasoja, jotka liittyvät tähän tietovarantoon.

Mittaus-, anturi- ja kartoitustietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Mittaus-, anturi- ja kartoitustietovarantoon syntyy tietoja eri toimialoilla esimerkiksi kaupunkiympäristön toiminnan tuloksena, joita sitten hyödynnetään muilla toimialoilla, kuten STARA hyödyntää kaupunkiympäristön ylläpitämää mittaustietovarantoa erillisen sovelluksen avulla. Tietovarantoon liittyvät rekisteriselosteet ovat kaupunkiympäristön ja Staran tietovarantojen kuvausten yhteydessä.

Mittaus-, anturi- ja kartoitustietovarannon tietoaineistot

Tietovarannon aineistoja ovat esim. ilmanlaatumittaustiedot, liikennemäärätiedot, liikenneonnettomuus- ja liikennevirtatiedot, elintarviketurvallisuuden valvonnan näytteet, maaperän ja maanpeitteen tutkimus- ja mittaustiedot, melumittaukset, rakennusten lämpökuvaukset, maa- ja kallioperänäytteet sekä vesinäytteet ym. luonnon tilaa kuvaavat näytteet. Kantakarttatuotannon mittaustietoja ovat muun muassa ilmakuvaus ja laserkeilaus.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilyttämisestä

Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (TOS):

  • 10 02 Maanmittaus ja maaperäntutkimus

Mittaus-, anturi- ja kartoitustietovarannon tietojärjestelmät

Mittaus-, anturi- ja kartoitustietovarannon yhteydessä käytössä olevia tietojärjestelmiä ovat mm. aallonkorkeuspalvelu, arkistotietokannat, ilmatieteenlaitoksen järjestelmät, karttapalvelut, kenttäraportointiohjelmat, luontotietojärjestelmät, maaperätiedot, pohjavesijärjestelmät sekä erilaiset laboratoriojärjestelmät.

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovaranto

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovarannon tietoja käytetään johtamisen ja toiminnanohjaamisen tukena.

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisteri

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovarantoon sisältyvät asianhallinnan prosessit, viranhaltijat, käyttäjäroolit, arkkitehtuuripankit, työturvallisuusohjeistus ym. Kaupunkitasoisen päätökset-palvelun kautta voi etsiä ja selata kaupungin viranhaltijoiden ja toimielinten asiakirjoja ja päätöksiä.

Tietovaranto vastaanottaa tietoa esimerkiksi seuraavista tietovarannoista:

  • Työterveys Helsingin päätöksentekotietovarannosta, jolla kerätään tietoja muun muassa tietojärjestelmien kehittämisestä, johtamisesta, toiminnan suunnittelusta ja seurannasta. Tietoja käsitellään Tietovarastointi-tietojärjestelmässä.
  • Helsingin kaupunginkanslian hallinto-osaston päätöstietovarannosta. Tietoja käsitellään kaupungin asianhallintajärjestelmässä.
  • Helsingin kaupunginkanslian elinkeino-osaston työllisyyspalvelun tietovarannosta, joka tuottaa tietoja rekisteröidyn työllistymisestä ja terveydentilasta. Tietoja käsitellään mm. henkilökunnan yhteistietojen ylläpidon tietojärjestelmissä.

Asian- ja asiakirjahallinnan rekisteri

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovarannon tietoaineistot

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovarannon keskeisiä tietoaineistoja ovat asianhallinnan prosessit, viranhaltijatiedot, käyttäjäroolit, arkkitehtuuripankit ja työturvallisuusohjeistukset.

  • Työturvallisuuden lomaketietoa
  • Päätökset liitteineen
  • Asioinnin rekisteröintitiedot
  • Säännöt ja ohjeet

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovarannon tietojärjestelmät

Asianhallintajärjestelmä (päätökset), hallinnon tietojärjestelmät, tiedonhallinnan ja kokonaisarkkitehtuurin mallintamistyökalut, organisaatio- ja käyttäjähallintaohjelmat, tiedonohjausjärjestelmä, tietovarastot sekä turvallisuuden valvonnan tietojärjestelmät että työsuojeluohjelmat.

Palautetietovaranto

Tietovarantoa käytetään kaupungin palvelutoiminnan laadun arvioimiseksi ja kehittämisen tueksi. Palautetietovarannon tietoa käytetään kaupungin toiminnasta palautteen saamisen lisäksi toiminnan läpinäkyvyyden parantamiseen ja kehittämiseen sekä raportointiin ja tilastoihin. Palautetietovarantoon kerryttävät tietoa kaikki Helsingin kaupungin asiakaspalvelua tuottavat yksiköt. Asiakkaita ovat sekä organisaation ulkoiset (kansalaiset, yhteisöt ja yritykset) että sisäiset (toimialat, liikelaitokset ja virastot) asiakkaat. Voit antaa palautetta internetsivulla: Anna palautetta.

Palautetietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Palautetietovaranto muodostuu kaupungilla käytössä olevista asiakaspalautejärjestelmien ja kuntalaiskuulemisen aineistoista sekä muista palautteista. Palautekanavia on erilaisia, kuten suullinen palaute (palautteen vastaanottajan kirjaama yhteenveto), asiakkaiden kirjallisesti antama palaute (vapaamuotoisesti tai lomakkeella), sähköinen palautejärjestelmä, Feedbackly-kyselyautomaatit, chat-kanavat ja tekstiviestipalautteet.

Tietovarantoon liittyvät rekisteriselosteet:

Palautetietovarannon tietoaineistot

Palautetietovarannon keskeisiä tietoryhmiä on eri toimialojen, liikelaitosten ja virastojen keräämät sekä saamat asiakaspalautteet. Tärkeimpiä organisaation ulkoisia asiakkaita ja palautteiden antajia ovat kansalaiset, yhteisöt ja yritykset. Tietovarantoon on tallennettu palautedataa, jotta voidaan tehdä yksittäisiä selvityspyyntöjä aiemmista palvelutilanteista, mutta myös yhteenvetojen ja analyysien laatimisen tueksi palvelujen parantamiseksi ja kehittämiseksi.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilyttämisestä

Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (TOS):

  • 00 01 02 03 Palautetoiminta

Palautetietovarannon tietojärjestelmät

Palautetietovarannon yhteydessä käytössä olevia tietojärjestelmiä ovat Helsingin kaupungin palautejärjestelmä, palautteiden käsittely- ja tallennusjärjestelmät sekä erilaiset kyselytyökaluohjelmat.

Palvelutietovaranto

Palvelutietovarantoa käytetään muodostettaessa kuvaa kaupungin tuottamista palveluista. Varanto kuvaa sekä fyysisissä toimipisteissä että verkon virtuaalisissa ympäristöissä tarjottavat palvelut.

Palvelukartta kokoaa yhteen koko pääkaupunkiseudun palvelut ja toimipisteet sekä niiden fyysisesti sijaintitiedot: palvelukartta.hel.fi.

Palvelutietovarannon kuvaus ja ylläpito

Palvelutietovaranto muodostuu kaupungin tuottamien ja tilaamien palvelujen tiedoista. Tietovaranto kuvaa kunnan lakisääteisten tehtävien toimeenpanoa, palvelun eri muotoja ja kanavia, saatavuutta sekä saavutettavuutta. Varanto kuvaa myös palvelujen tarjontaa fyysisissä toimipisteissä sekä niiden esteettömyyttä.

Palvelutietovarannon tietoaineistot

Palvelutietovarannon tietoaineisto koostuu muun muassa kaupungin palvelupisteiden tiedoista niin kartalla kuin myös verkon virtuaalisessa ympäristössä:

Muita sähköisiä palveluja, joissa yhdistetään palvelutietovarannon ja raportointitietovarannon tietoja, ovat kaupunkilaispalvelujen profiili- ja tunnistautumispalvelut ja sähköinen asiointi.

Palvelutietovarannon tietojärjestelmät

Asiakkuudenhallintajärjestelmät, hallinnon tietojärjestelmät, kartta- ja paikkatietojärjestelmät, kirjaston palvelusivustot, kontaktienhallintajärjestelmä, palvelukartta ja -rekisteri, palveluseteli- ja ostopalvelut, tiedotus- ja viestintäjärjestelmät sekä toimipisterekisteri (TPR).

Raportoinnin tietovaranto

Kaupungin raportoinnin tietovarannon julkaisuja on selattavissa kaupungin julkaisusivustolla.

Raportoinnin tietovarannon kuvaus

Raportoinnin tietovaranto sisältää toimialojen, virastojen ja liikelaitosten toiminnan tuloksena syntyvät suoritteet. Ne ovat mm. käyntitietoja, talouden tunnuslukuja ja seurantatietoja, arviointikertomus, tietotilinpäätös ja sen muodostamisessa käytettäviä aineistoja, tiedolla johtamisen tausta-aineistoja ja investointitalouden ohjaustietoja.

Raportoinnin tietovarannon tietoaineistot

Keskeisiä tietoaineistoja ovat toiminnan tuloksena syntyvät suoritteet, kuten käyntitiedot, talouden tunnusluvut ja seurantatiedot, arviointikertomustietotilinpäätös ja sen muodostamiseen käytettävät aineistot, tiedolla johtamisen tausta-aineistot ja investointitalouden tiedot. Lisäksi lakisääteisiä tuotetaan tilastoja ja raportteja.

Lisätietoja tietovarannon tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista

Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (TOS):

  • 13 Tilastointi-, tutkimus- ja kehittämistoiminta

Raportoinnin tietovarannon tietojärjestelmät

Raportoinnin tietovarannon yhteydessä käytettäviä tietojärjestelmiä ovat hallinnon tietojärjestelmät, mittaus-, anturi- ja kartoitustietojärjestelmät, raportointisovellukset ja muut suoritedataa keräävät sovellukset. Lisäksi Helsingin kaupungin avoimien rajapintojen (HRI.fi) kautta jaetaan tietoa parantamaan tiedon yhteiskäyttöä esimerkiksi viranomaisten välillä tai erilaisille sovelluskehittäjille.

Sidosryhmätietovaranto

Sidosryhmätietovarannon tietoja käytetään muun muassa kaupungin sidosryhmien apuraha- ja kilpailutushankkeiden asioiden hallinnoimiseen.

Sidosryhmätietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Sidosryhmätietovarantoon kuuluvia tietoja ovat Helsingin kaupungin konsernitiedot, yritysten ja yhteisöjen avustuksia hakeneiden tiedot, hankkeiden hanke- ja yhteystiedot, tutkimusapurahoitusta saaneiden tiedot, innovaatiorahaston sidosryhmätiedot sekä kaupungin kilpailutushankkeissa ja palvelutarjonnan tuottamisessa syntyneet sidosryhmien tiedot. Varantoon kuuluvat yhteistyötahojen kanssa toteutettavien isojen rakennushankkeiden, kuten Kruununsillat-, Kalasatama-, Raide-Jokeri-hankkeiden sidosryhmätiedot.

Sidosryhmätietovarantoon tallentuvia tietoja ovat yhteistyökumppanien kanssa toteuttavien hanketietojen lisäksi yritysten ja yhteisöjen avustukset sekä kilpailutusjärjestelmien tiedot. Lisäksi konsulttipalveluiden hankintatiedot liittyvät sidosryhmätietovarantoon.

Avustusrekisteriin tietoja tuottaa mm. kulttuuri- ja vapaa-ajan toimiala: luonnollisten henkilöiden ja yhteisöjen yksilöinti- ja yhteystiedot sekä maksatukseen tarvittavat tiedot.

Vaalitoimikuntiin ja vaalilautakuntiin nimettyjen rekisteri: luottamushenkilöiden tiedot.

Sidosryhmätietovarannon tietoaineistot

Sidosryhmätietovarantoon tallentuvia tietoja ovat yhteistyökumppanien kanssa toteuttavien hanketietojen lisäksi yritysten ja yhteisöjen avustukset sekä kilpailutusjärjestelmien tiedot.

Keskeisiä tietoryhmiä ovat Helsingin kaupungin konsernin tiedot, yritysten, järjestöjen ja yhdistysten avustushakemukset, hankkeiden yhteystiedot, tutkimusapurahoitusta saaneet, innovaatiorahaston sidosryhmät, kaupungin kilpailutushankkeet ja palvelutarjonnan tuottamisessa syntyneet sidosryhmien tiedot, kulttuurin ja vapaa-ajan avustushakemukset, laskutus- ja myyntiasiakastiedot, työvoimahallinnon tietoja sekä Kela-avustukset.

Sidosryhmätietovarannon tietojärjestelmät

Asiakkuudenhallintajärjestelmät, avustusten hallintajärjestelmät, hallinnan tietojärjestelmät, avustusjärjestelmä, kilpailutuksen hallintajärjestelmät, sopimusten hallintajärjestelmät, taloushallinnan järjestelmät, tiedotus- ja viestintäjärjestelmät, työvoiman asiakasrekisteri, varhaiskasvatuksen rekisteri sekä Kansaneläkelaitoksen (Kela) ja Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) tietojärjestelmät.

Sopimustietovaranto

Sopimustietovarannon tiedoista voidaan tarkistaa sopimusten piiriin kuuluvien palveluiden, tietojärjestelmien yms. palvelusopimuksissa sovitut palvelujen tarjonnan kestot sekä sisällöt. Varantoa käytetään sopimusten todentamiseen ja elinkaarten sekä statuksien hallintaan.

Sopimustietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Sopimustietovaranto sisältää kaupungin solmimat sopimukset ulkopuolisten osapuolien kanssa. Varanto sisältää mm. sopimusten eri versiot ja allekirjoituksella vahvistetut kappaleet.

Tietovarantoon sisältyy mm. seuraava rekisteri:

Sopimustietovarannon tietoaineistot

Sopimustietovaranto koostuu kaupungin ulkopuolisten kanssa tekemistä sopimuksista, joihin kuuluvat myös hankintalain mukaisten menettelyjen ja kilpailutusten kautta syntyneet sopimusliitteet (mm. tietoturvaliitteet). Tietovarantoon liittyvät myös tontti- ja kiinteistötiedot, jotka liittävät sopimuksen tarkemmin paikkatietoon.

Sopimustietovarannon tietojärjestelmät

Alueiden vuokrauksen hallintajärjestelmät ja sopimushallintajärjestelmät jne.

Sovellustietovaranto

Sovellustietovarantoa hyödynnetään työskentelyn tukena toimialoilla, virastoissa ja liikelaitoksissa.

Sovellustietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Sovellustietovaranto koostuu kaupunkilaisten karttapohjaiset ideat, paikkatietoaineistosta ja lomakevastauksista. Kaupungin työntekijöiden ja kaupunkiin sopimussuhteessa olevien konsulttien käyttöön hankittujen tietokoneohjelmistojen kokonaisuudesta, lisenssien hallinnasta ja käytön tuesta. Tietovaranto tukee organisaation yksiköiden toimintaa.

Sovellustietovarannon tietoaineistot

Sovellusvarannon tietoaineistoja ovat työtä tukevia sovelluksia, kuten paikkatietoa, sovellusten lisenssejä tai lomakevastauksia, joissa ei käsitellä henkilötietoja.

Sovellustietovarannon tietojärjestelmät

Sovellusvarantoon tietoja tuottavia järjestelmiä ovat muun muassa M365 -ohjelmistoperhe, asiakashallintajärjestelmät, julkaisu- ja videoeditointiohjelmistot, tiedotus- ja viestintäjärjestelmät, videopalvelujärjestelmät, paikkatieto- ja CAD-ohjelmistot, kyselytyökalut, Decium-tuotteet, tilojen ja resurssien varaus, mittaus-, anturi- ja kartoitustietojärjestelmät, osallisuusjärjestelmä, raportointisovellukset, turvallisuuden valvontajärjestelmät, tutkimus- ja selvitystiedon tietojärjestelmät.

Taloustietovaranto

Taloustietovarantoa käytetään tilauksiin, maksuihin, laskutukseen ja hankintatietoihin sekä näihin liittyvään rahaliikennetiedon hallintaan. Esimerkkejä kaupungin taloustietovarantoon liittyvistä julkaisuista löytyy erilliseltä Helsingin kaupungin verkkosivulta: Talouden julkaisut.

Taloustietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Taloustietovaranto kattaa talouteen liittyvän toiminnan, jossa mm. kaupungin strategiaa toteutetaan ja ohjataan talousarvion avulla. Talousarviossa ja -suunnitelmassa hyväksytään kaupungin toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet.

Taloustietovarantoon liittyviä rekisteriselosteita ovat seuraavat:

Taloustietovarannon tietoaineistot

Taloustietovarannon tietoaineistoja ovat mm. talousarvion raami, talousarvio, tulosbudjetti, talouden ennusteaineistot sekä hankkeiden ennuste-, tilaus ja laskutusaineistot.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilyttämisestä

Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (TOS):

  • 02 02 Talouden suunnittelu, toteuttaminen ja seuranta

Taloustietovarannon tietojärjestelmät

Tietojärjestelmiä, joilla tuotetaan tietoa kaupunkiyhteiseen taloustietovarantoon, ovat esimerkiksi: antolainojen seurantajärjestelmä, avustusjärjestelmä, hallinnon tietojärjestelmät, henkilöstökassajärjestelmä, henkilöstötietojärjestelmät, maksuliikennejärjestelmät, maksuvalmiusennustejärjestelmä, ostotilausjärjestelmä, ottolainat ja sijoitukset, sopimustenhallintajärjestelmät, talousarvion tekstit, taloushallinnan järjestelmät, taloussuunnitelmajärjestelmät, tietovarastot sekä Valtiokonttorin tietojärjestelmä.

Tiedonhallinnan tietovaranto

Tiedonhallinnan tietovarannon käyttötarkoitus on kaupungin päätöksenteon ja asiakirjojen hallinta sekä asianhallinnan ja päätöksenteon tukeminen.

Tiedonhallinnan tietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Tiedonhallinnan tietovarannon avulla huolehditaan asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, säilyttämisestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä.

Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:

Tiedonhallinnan tietovarannon tietoaineistot

Tiedonhallinnan tietovarannon tietoaineistoihin kuuluvat esimerkiksi:

  • Tiedonohjaustieto: tiedonohjaus.hel.fi.
    • Tiedonhallintamalli
    • Kokonaisarkkitehtuurikuvaukset (KA)
    • Määräaikaisesti sekä pysyvästi säilytettävät että arkistoivat asiakirjat.

Tiedonhallinnan tietovarannon tietojärjestelmät

Tiedonhallinnan tietovarannon yhteydessä käytettäviä tietojärjestelmiä ovat esimerkiksi arkistointijärjestelmät, hallinnon tietojärjestelmät, tiedonhallinnan ja kokonaisarkkitehtuurimallintamiseen käytettävät tietojärjestelmät sekä tiedonohjausjärjestelmä.

Tiedotus- ja viestintätietovaranto

Tiedotus- ja viestintätietovaranto kattaa kaiken asiakasviestinnän, etäopastuksen, digiopastuksen (chatit), markkinointimateriaalin, uutiskirjeet ja muun tiedotuksen

Tiedotus- ja viestintätietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Tiedotus- ja viestintätietovaranto muodostuu kaupungin tiedotus- ja viestintätoiminnan sisällöistä. Hel.fi-sisällöntuotantojärjestelmän sisältö muodostaa tälle ytimen, mutta lisäksi kaupungilla on paljon siihen liittyvää tai erillistä viestintäsisältöä, -muotoa ja -kanavia.

Tietoja tuottaa esimerkiksi kaupunginkanslian viestintäosasto, taloushallintopalveluliikelaitos sekä kasvatuksen ja koulutuksen toimiala.

Tiedotus- ja viestintätietovarannon tietoaineistot

Tiedotus- ja viestintätietovarannon tietoaineistoja ovat muun muassa ulkoinen ja sisäinen tiedotus, työturvallisuustieto, isojen rakennus- ja infrahankkeiden viestintä, kuvamyynti, paikkatiedon jakelukanavat ja kirjastotoimen infot. KerroKantasi-palvelu on kuntalaismielipiteen keräämisen ja koostamisen kuulemisyhteenvetokanava.

Tiedotus- ja viestintätietovarannon tietojärjestelmät

Tiedotus- ja viestintätietovarannon yhteydessä käytössä olevia tietojärjestelmiä ovat muun muassa sisällöntuotto- ja julkaisujärjestelmät, Helsinki-kanavaaineistopankkiUutta Helsinkiä rakentamassa -sivusto, Helsinki Region Infoshare, kirjastojen infonäytöt sekä Helsingin karttapalvelu, asiakkuudenhallintajärjestelmät, etädigituki, Teams-työkalut, Kuntarekisteri, henkilöstötietojärjestelmät, Decium-alustan sovellukset, Info-Finland.fi, kontaktienhallintajärjestelmä, palautejärjestelmä, sovellukset-tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät, tiedotus- ja viestintäjärjestelmät, turvallisuuden valvonnan tietojärjestelmät, videoviestintäjärjestelmät.

Toiminnanohjauksen tietovaranto

Varannon avulla tuetaan ja seurataan kaupungin toimintaa ja johtamista. Tietovarantoon tallentuu tietoja esimerkiksi kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialalta, kuten kirjaston toiminnan suunnitteluun, seurantaan ja hankkeisiin liittyvää tietoa sekä lukuisia aineistoja erilaisista palvelutoiminnan seurantajärjestelmistä.

Toiminnanohjauksen tietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Toiminnanohjauksen kaupunkiyhteinen tietovaranto koostuu lukuisista materiaali-, tila-, varuste-, laitteiston- ja kalustonhallinnan aineistoista ja myös muun muassa tiketöinti- ja työnohjauksen tiedoista.

Toiminnanohjauksen tietovarannon tietoaineistot

Toiminnanohjauksen tietovarannon tietoaineistoja ovat muun muassa puhelinohjaustiedot, takaisinsoittotiedot, chat-kontaktit, sosiaali- ja terveystoimen työvoimatilaustiedot, IT-tilaustiedot, palvelimien hallinta, kulunvalvonta/kameratiedot, huoltokirjat ja maksukorttilaitteiden tiedot.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilyttämisestä

Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (TOS):

  • 01 01 01 Toiminnan suunnittelu ja seuranta
  • 02 06 Kirjanpito ja maksuliikenne
  • 02 09 01 01 Puhelinpalvelujen tuottaminen
  • 07 02 Omaisuuden hallinta
  • 09 00 Omien palveluiden ja tuotteiden myynti

Toiminnanohjauksen tietovarannon tietojärjestelmät

Toiminnanohjauksen tietovarannon yhteydessä käytetään muun muassa seuraavia tietojärjestelmiä: henkilöstökorttijärjestelmät, henkilöstönhallintajärjestelmät, kiinteistöjen, rakennusten ja asuntojen hallintajärjestelmät, kontaktienhallintajärjestelmä, kulunvalvonta- ja työajanseurantajärjestelmät, sovellustietovarannon yhteydessä kuvatut tietojärjestelmät ja sovellukset, mittaus-, anturi- ja kartoitustietojärjestelmät, tiketöintijärjestelmät sekä yleisesti toiminnanohjaukseen tarkoitetut tietojärjestelmät. 

Turvallisuustietovaranto

Tietovarannon tietoaineistot muodostuvat ensisijaisesti työpisteiden fyysisen turvallisuuden ylläpidon tiedoista, kuten turvallisuus- ja valmiussuunnitelmat ja riskienhallinnan aineistot. Tietovaranto sisältää myös pelastuslaitoksen toiminnan turvaamisen suunnitelmat kaikissa olosuhteissa. Suunnitteluperusteet saadaan lainsäädännöstä, kansallisista valmius- ja väestönsuojelun suunnitellun strategioista ja alueellisista ohjeistuksista. Suunnitelmia arvioidaan ja testataan säännöllisesti.

Turvallisuustietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Turvallisuustietovarannon tietoaineistoista vastaa kaupungin turvallisuus- ja valmiusyksikkö. Keskeisiä tietoaineistoja ovat kulunvalvonta, lukitustiedot, turvallisuussuunnittelu, varautuminen poikkeusoloihin yms.

Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:  tilan- ja turvallisuudenhallinta.

Turvallisuustietovarannon tietoaineistot

Tietoaineistot sisältävät turvallisuussuunnitelmat, ylläpidon ja valvonnan ohjeistukset.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilyttämisestä

Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (TOS):

  • 09 00 01 Kiinteistö- ja toimitilaturvallisuus
  • 09 00 02 Paikallinen turvallisuussuunnittelu
  • 09 05 01 05 Poistumisturvallisuusselvityskohteiden valvonta
  • 09 05 01 08 Rakenteellinen paloturvallisuus

Turvallisuustietovarannon tietojärjestelmät

Avaintenhallintajärjestelmät, kulunvalvonta-, työajanseuranta- ja hallintajärjestelmät, pelastustoimen hälytysjärjestelmät, ensihoidon potilas- ja johtamisen tietojärjestelmät, turvallisuuden valvonnan tietojärjestelmät.

Tutkimus- ja selvitystietovaranto

Varannon avulla muodostetaan tietoa kaupungin johtamisen ja toiminnanohjauksen tueksi. Varantoon liittyviä aineistoja on mahdollista selata internetissä muun muassa sivustoilla tilasto- ja tutkimustietoa Helsingistä ja Helsingin karttapalvelussa.

Tutkimus- ja selvitystietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Kaupunkiyhteinen tutkimus- ja selvitystietovaranto koostuu kaupungin tuottamista tutkimus-, selvitys-, tilasto-, kysely- ja muusta raporttimuotoisesta tiedosta.

Tutkimus- ja selvitystietovarantoon tallennettavia tietoaineistoja ovat esimerkiksi: tilastot ja tietoaineistot, kerrokantasi- ja kerrokartalla -kyselyjen tulosaineistot, seudulliset ja valtakunnalliset tilastotietokannat, tutkimukset ja selvitykset sekä osallisuuden asiakkaat.

Tutkimus- ja selvitystietovarannon tietoaineistot

Tutkimus- ja selvitystietovarantoon tallennettavia tietoaineistoja ovat esimerkiksi: Tilastot ja tietoaineistot, kerrokantasi- ja kerrokartalla -kyselyjen tulosaineistot, seudulliset ja valtakunnalliset tilastotietokannat, tutkimukset ja selvitykset sekä osallisuuden asiakkaat.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilyttämisestä

Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (TOS):

  • 13 00 Tilastointi-, tutkimus- ja kehittämistoiminnan ohjaus ja toteuttaminen

Tutkimus- ja selvitystietovarannon tietojärjestelmät

Tutkimus- ja selvitystietovarannon yhteydessä käytössä olevia tietojärjestelmiä ovat AluesarjatHelsingin seudun suunnatNordstat, hyvinvoinnintietokanta, kuntarekisterin tilasto-osa, tilasto- ja tutkimustoiminnan rekisteri, kyselyohjelmistot, osallisuusjärjestelmä, rakennusten ja huoneistojen perustiedot sekä raportointisovellukset, kuten tilastot, tietoaineistot, datapalvelut ja tietokannat.

Tietopyynnön tekeminen kaupunkiyhteisten tietovarantojen tietoihin

Kaupunkiyhteisiin tietovarantoihin kohdistuvat tietopyynnöt osoitetaan Helsingin kaupungin kirjaamoon. Kirjaamo antaa tietoa vireillä olevien hallinnollisten asioiden käsittelyvaiheista ja päätöksistä koko käsittelyprosessin ajan.

Kirjaamon postiosoite:
Helsingin kaupungin kirjaamo
PL 10
00099 Helsingin kaupunki

Kirjaamolle voi jättää postia kaupungintalon ala-aulassa sijaitsevaan postilaatikkoon, Pohjoisesplanadi 11–13.

Kirjaamo palvelee arkisin klo 9.00–15.00.

  • Puhelimitse: +358 9 310 13700
  • Sähköpostitse: helsinki.kirjaamo@hel.fi
  • Kirjaamolle voi lähettää suojattua sähköpostia osoitteesta https://securemail.hel.fi/ osoitteeseen helsinki.kirjaamo@hel.fi. Securemailiin kirjaudutaan verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.