Siirry sisältöön

Kaupunkiyhteiset tietovarannot

Kaupunkiyhteisillä tietovarannoilla tarkoitetaan loogisia tietovarantoja, joiden muodostamiseen osallistuvat tyypillisesti kaikki kaupungin toimijat, joko tietyn tietojärjestelmän kautta tai erillisten rekisterien muodostamien kokonaisuuksien avulla.

Kaupungin tietovarannoista henkilötietoluovutuksia tehdään mm. esitutkintaviranomaisille, tuomioistuimille, ulosottoviranomaiselle, verohallinnolle, työeläkevakuutuslaitoksille, tilastokeskukselle, ammattiyhdistyksille ja Työterveyslaitokselle. Luovutukset perustuvat lainsäädäntöön tai tietoja luovutetaan rekisteröidyn suostumuksella.

Kaupungin toimintaan ja tiedonhallintaan liittyvät myös kansalliset tietovarannot, joihin kaupunki on joko velvollinen tuottamaan tietoa tai joista kaupunki saa tietoa toimintansa ja oman tiedonhallintansa perustaksi ja tueksi. Tietovirtoja on manuaalisista, kansalliseen käyttöön tarkoitettujen tietojärjestelmien suorakäytöistä säännöllisiin ja vakiosisältöisiin massatietosiirtoihin rajapintojen kautta. Lisätietoja kansallisesta tiedonhallintakartasta valtiovarainministeriön tiedonhallinnan internetsivuilta. Kaupunkiyhteisiä tietovarantoja käytetään kaupungin johtamisen tukena. Tällä sivustolla on kuvattuna kaupunkiyhteiset tietovarannot.

Tältä sivulta löydät

Asiakastietovarannon käyttötarkoitus

Asiakastietoa käytetään yhteydenpidossa ja palvelujen järjestämisessä asiakkaille. Asiakastietoa on kerätty palvelukohtaisesti kuhunkin käyttötarkoitukseen. Tavoitteena on saada asiakastietoa yhdenmukaistettuna sekä parantaa tiedon yhteiskäytön edellytyksiä, esimerkiksi kaupunkiasiakkuus.

Asiakastietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Asiakastietovarantoon muodostuu tietoa lukuisista eri palveluprosesseista, kuten sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakas- ja potilastietojärjestelmistä, laskutus- ja myyntiasiakastietojärjestelmistä, kasvatuksen ja koulutuksen asiakastiedoista, kaavoituksen tiedoista, kiinteistöjen omistajatiedoista, kulttuuri- ja vapaa-ajan asiakastiedoista sekä kansallisten yhteistyötahojen kanssa annettavien palvelujen tuloksena (työllisyysasiat, KELA, DVV yms.) ja Euroopan Unionin kanssa tapahtuvaan yhteistyöhön liittyvistä asiakastiedoista.

Asiakastietovarantoon liittyvät esimerkiksi seuraavat rekisteriselosteet:

Asiakastietovarantoon tallentuvien tietojen ja niihin liittyvien rekisteriselosteiden tarkemmat kuvaukset löytyvät toimialojen, liikelaitosten ja virastojen luvuista.

Asiakastietovarannon tietoaineistot

Asiakastietovaranto koostuu tietoaineistoista, jotka on kerätty tietojärjestelmittäin. Keskeisiä tietoja ovat mm. Sosiaali- ja terveystoimen asiakas- ja potilastiedot, laskutus- ja myyntiasiakastiedot, kasvatuksen ja koulutuksen asiakastiedot, kiinteistöjen omistajatiedot, kulttuuri- ja vapa-ajan asiakastiedot. Kansallisten yhteistyötahojen asiakastiedot sekä EU:n yhteistyön asiakastiedot.

Henkilötietojen säilytysajoista on erikseen säädetty kyseessä olevan aihepiirin lainsäädännössä. Esimerkiksi terveydenhuollossa syntyneitä potilastietoja säilytetään 120 vuotta henkilön syntymästä. Säilytysajan perusteena on terveydenhuollon lainsäädäntö. Säilytystapa on sähköinen. Periaate kaikissa tietojen säilytyksessä on, että säilytysajan päätyttyä tieto joko tuhotaan tai siirretään arkistoon, jos se on säädetty pysyvästi säilytettäväksi.

Asiakastietovarantoon tallennettuja henkilötietoja ei ole jaettu julkisesti. EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellään tietojen käytön oikeusperusteet.

Asiakastietovarannon tietojärjestelmät

Asiakastietovaranto muodostuu lukuisista asiakkuutta hoitavista järjestelmistä, kuten Asiakas- ja potilastietojärjestelmät, aluepotilastietojärjestelmä, ammattihenkilöiden keskusrekisteri, ammattikoulujen opiskelijahallintojärjestelmä, asiakas- ja asuntorekisteriohjelma, asiakas- ja rakennustietojen hallintaohjelma, asiakas- ja oppilashallinto, asiakashallintajärjestelmät yleensä. Lisäksi tietovarantoon keräävät tietoa erilaiset asiakaskyselyt, asiakaskävijälaskurit, asiakaskäyttöliittymät, asiakaspalautejärjestelmät, asiakaspalvelusovellukset, asiakasrekisterit, asiakkuus ja tilanhallintajärjestelmä, asumisoikeusasuntojärjestelmä, asumisen palvelujärjestelmät, eläkkeensaajat, ensihoidon järjestelmät, kirjaston- ja kulttuuripalvelujen asiakkuudet, matka- ja matkailupalvelujen asiakkuudet, palveluasumisen ja ruokahuollon järjestelmät sekä kaupungin myöntämien avustusten hallintajärjestelmät.

Henkilöstötietovarannon käyttötarkoitus

Henkilöstötietovarannon tietoja käytetään henkilöstön palvelussuhteen seurantaan ja kehittämiseen. Henkilöstötietovaranto on kaupunkiyhteinen tietovaranto. Henkilöstötietovarantoon kootaan eri tietojärjestelmistä henkilöstötiedot, kuten palvelussuhdetiedot, työajan suunnittelu- ja seuranta, tietojärjestelmien käyttöoikeushallinta ja ammattioikeustiedot, sähköiset asiointipalvelut, sosiaali- ja terveyspalvelujen luvitus- ja valvonta-asiat, työpaikkahakemukset, palkkatiedot, palvelussuhteen tiedot, henkilöstöön kuuluvien tiedot ja tiimitiedot sekä työturvallisuus- ja turvallisuuspoikkeamatiedot.

Henkilöstötietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Henkilöstötietovarantoon kootaan eri tietojärjestelmistä henkilöstötiedot, kuten palvelusuhdetiedot, työajan suunnittelu- ja seuranta, tietojärjestelmien käyttöoikeushallinta ja ammattioikeustiedot, sähköiset asiointipalvelut, sosiaali- ja terveyspalvelujen luvitus ja valvonta, rekrytointitiedot, palkkahallintotiedot, työsuhteen tiedot, työntekijätiedot ja tiimitiedot sekä työturvallisuus- ja vahinkoilmoitustiedot. Henkilöstöstä ei jaeta tietoa ulkopuolelle muuten kuin yhteystietoina, joita voi selata: numerot.hel.fi -palvelusta.

  • Henkilöstötietovaranto on kaupunkiyhteinen tietovaranto: henkilöstön henkilö-, yhteys-, palvelussuhde- ja muita tietoja. Tietovarantoon liittyvät seuraavat rekisteriselosteet:
  • Käyttäjätunnusten hallinta: käyttäjätunnus ja siihen liitetyt rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot. Tietovarantoon liittyvät seuraavat rekisteriseloseet:
  • Rekrytoinnin rekisteri: kaupungin tehtäviin tehtyjen työpaikkahakemusten ja työntarjoamisvelvollisuuden piirissä olevien henkilöiden tietoja.

Henkilöstötietovarannon tietoaineistot

Henkilöstötietovarannon tietoaineistot sisältävät tietoja, kuten rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, palvelussuhteen tai muun sopimussuhteen tiedot, verotustiedot, ammattiyhdistyksen jäsenyys, työhöntulotarkastuslausunnon päivämäärä, palkka- ja ansiotiedot, loma-, poissaolo-, työaika-, koulutus- ja osaamistiedot, valokuva, työtapaturmiin liittyvät tiedot ja työtapaturman uhrin kansalaisuustiedot, ehdotetut kunniamerkit, varhaisen tuen keskustelut, onnistumiskeskustelut, työn sujuvuus -keskustelut, työsuorituksen arvioinnit, perehdytyssuunnitelmat, uudelleensijoituksen toimenpiteet, suunnitelmat ja uudelleensijoitettavan terveydentilaan liittyvää tietoa sekä tartuntatautilain 48 §:n mukaisissa tehtävissä työskentelevien tiedot rokotuksen tai sairastamisen antamasta suojasta eräitä tauteja vastaan.

Lisätietoja henkilötietojen säilytysajoista:

  • Nimikirjan, vakanssirekisterin ja luottamushenkilörekisterin tiedot sekä tutkintotiedot ovat pysyvästi säilytettäviä.
  • Henkilön keskeiset palvelussuhdetiedot säilytetään 10 vuotta palvelussuhteen päättymisestä lukien.
  • Ansiotietojen säilytysaika on 50 vuotta.
  • Turvallisuuspoikkeamia koskevat henkilötiedot säilytetään viisi vuotta, työtapaturmia ja ammattitauteja koskevat henkilötiedot 25 vuotta.
  • Varhaisen tuen keskustelumuistioita säilytetään 2 vuotta, onnistumiskeskusteluiden muistioita säilytetään 3 vuotta, työsuorituksen arviointeja säilytetään 2 vuotta, työn sujuvuus -keskustelun muistioita säilytetään 1 vuosi.
  • Uudelleensijoituksen tietoja säilytetään tiedosta riippuen 2–5 vuotta.
  • Tartuntatautilain 48 §:n mukaisissa tehtävissä työskentelevien tiedot rokotuksen tai sairastamisen antamasta suojasta eräitä tauteja vastaan säilytetään rokotussuojan voimassaolon ajan.
Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilyttämisestä on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS):
  • 01 00 Henkilöstöasioiden ohjaus
  • 01 01 Palvelussuhde
  • 01 02 Palkan, palkkioiden ja korvausten määräytyminen
  • 01 03 Osaamisen kehittäminen
  • 01 04 Työhyvinvoinnin edistäminen

Henkilöstötietovarannon tietojärjestelmät

Henkilöstötietovarantoon tuottavat tietoa ja niitä käsitellään ainakin seuraavien tietojärjestelmien avulla: Kaupungin asianhallintajärjestelmä, hallinnon tietojärjestelmät, kulunvalvonta- ja työajanseurantajärjestelmät, henkilöstötietojärjestelmät, käyttäjätunnusten ja oikeuksien hallintasovellukset, rekrytointi- ja henkilöstön koulutusjärjestelmät, asiakas- ja potilastietojärjestelmät, sosiaalihuollon organisaatiotietojen ja toimintoalueiden hallintajärjestelmät, tiedotus- ja viestintäjärjestelmät sekä väestötietojärjestelmä.

Kehittämisen tietovarannon käyttötarkoitus

Kehittämisen tietovarantoon tallentuvat tiedot hankehallinnan ja projektihallinnan tietojärjestelmistä. Vain suurimmista ja koko kaupungin kannalta merkittävistä hankkeista viestitään julkisuuteen säännönmukaisesti. Kaupunkirakentamisen hankkeita voi seurata alueittain: uuttahelsinkiä.fi. Digitaalisten palvelujen kehittämisen seuraamiseen on sivusto: digi.hel.fi.

Kehittämisen tietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Kehittämisen tietovarantoon liittyvät keskeiset tiedot ovat toimialojen käytössä olevat projektipankit sekä kehittämisen tukena käytettävien tietojärjestelmien aineistot ja prosessikuvaukset. Hankehallintaan liittyvät läheisesti hanketoiminnan lisäksi ohjelma- ja projektitoiminta. Samoin kuin EU-hankerahoitusasiat. Maankäytön suunnittelu ja tutkimus- selvitys- ja kehittämishanketoiminta, yleisten alueiden hankesuunnittelu, tilahankkeiden suunnittelu. Liikennejärjestelmän kehittämisen rekisteri ja palotarkastustoiminnan johtaminen ja kehittäminen.

Tietovarantoon liittyvät rekisterit:

Kehittämisen tietovarannon tietoaineistot

Kehittämisen tietovarantoon siirtyy toimialoilta, virastoista ja liikelaitoksilta seuraavia tietoaineistoja, kuten hankehallinnan tietovarannon tiedot, ohjelma-, hanke- ja projektitoiminta, EU-rahoitus, maankäytön suunnittelu ja tutkimus-, selvitys ja kehittämishanketoiminta, yleisten alueiden hankesuunnittelu, tilahankkeiden suunnittelu ja liikennejärjestelmän kehittäminen.

Kehittämisen tietovarannon tietoaineistoja ovat esimerkiksi asiakas-, yritys- ja yhteistyökumppanisuhteiden hoitaminen, yritysneuvonta, start up -neuvonta, lausuntojen laatiminen, tapahtumat, markkinointi ja viestintä sekä erilaisten tukien ja avustusten käsittely ja myöntäminen yrityksille. Ydinaineistoja ovat asiakkuudenhallintaan liittyvä transaktiodata sekä asiakas- ja kumppanidata.

  • Hankehallinnan tietovaranto: hankehallinnan tietojärjestelmien tietoryhmiin on tallennettuna loogisen tason kuvaukset.
  • Liikennejärjestelmän kehittämisen rekisterin tietoja säilytetään enintään viisi vuotta.
  • Palotarkastustoiminnan johtamisen ja kehittämisen rekisterin tiedot tarkastetaan ja tarpeettomat tiedot poistetaan tarkastuksen yhteydessä määrävälein, kuitenkin viimeistään kymmenen vuoden kuluttua edellisen merkinnän tekemisestä. Tietojen säilytystä ohjaa pelastuslaitoksen tiedonhallintasuunnitelma.
Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS):
  • 00 01 05 Ohjelma-, hanke- ja projektitoiminta
  • 02 05 02 EU-hankerahoitus
  • 10 03 03 Maankäytön suunnittelu ja tutkimus-, selvitys- ja kehittämishanke-toiminta
  • 10 05 00 04 Hankesuunnittelu, yleiset alueet
  • 10 06 01 Tilahankkeen hankesuunnittelu

Kehittämisen tietovarannon tietojärjestelmät

Kehittämisen tietovarantoon tuottavat tietoa hankehallinnan ja projektihallinnan tietojärjestelmät, kuten Kuntarekisteri, tiedonhallinnan- ja kokonaisarkkitehtuurityön mallintamisvälineet, erilaiset kehittämistyökaluohjelmistot, projektien hallintajärjestelmät, sähköiset oppimisalustat ja -ympäristöt, taloushallinnon järjestelmät, tiedonohjausjärjestelmä, videoviestintäjärjestelmät, yhteistyöalustat, yrityshautomo ja yritystietokanta.

Kohdetietovarannon käyttötarkoitus

Kohdetietovarannon tietoja käytetään erilaisten kaupungin palvelujen tuottamiseen.

Kohdetietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Kohdetietovarantoon syntyy tietoaineistoja kaupungin oman toiminnan ja prosessien tuloksena. Kaupungin palvelut toimivat kohdetietovarantoon tallennetun tiedon varassa. Keskeisiä tietoja ovat: lakisääteisesti pysyvästi säilytettävät tiedot, toimipisterekisteri, asumisen ja rakentamisen tietovaranto, tila-, huone- ja muut resurssitiedot, palveluasuminen, ruokahuolto, eläinrekisterit, kemikaalivalvonta, kirjaston lainattavat objektit, museoiden kokoelmat, kartta, aluejako, osoite ja ilmakuva -tiedot.

Esimerkkejä kaupungin kohdetietovarantoa hyödyntävistä palveluista:

Kohdetietovarantoon tallentuvien tietojen tarkemmat kuvaukset löytyvät toimialojen, liikelaitosten ja virastojen sivuilta.

Kohdetietovarannon tietoaineistot

Keskeisiä tietoaineistoja ovat kaava-, kiinteistö-, rakennus-, huoneisto- ja asukastiedot, lakisääteisesti pysyvästi säilytettävät tiedot, toimipisterekisteri, asumisen- ja rakentamisen tietovaranto, tila-, huone- ja muut resurssitiedot, palveluasuminen, ruokahuolto, eläinrekisterit, kemikaalivalvonta, kirjaston lainattavat objektit, museoiden kokoelmat, kartta-, aluejako- ja osoite- ja ilmakuvatiedot.

Esimerkkejä kohdetietovarantoon kuuluvista tietoryhmistä ja -aineistoista:

  • STARA:n kemikaalirekisteriin kuuluvat tiedot, jotka ovat myös pelastustoimen käytössä osana kemikaalivalvontaa. Tietoja käsitellään EcoOnline-sovelluksella
  • STARA:n eläinrekisteri on osa valtakunnallista Eviran eläinrekisteriä. Helsingistä rekisteriin tallennetaan mm. Haltialan-tilan eläimet. Tietoja hallinnoidaan valtakunnallisella Eläinrekisterisovelluksella
  • Kaupunginkanslian hallinto-osastolta kaikki tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt pysyvästi säilytettävien asiakirjojen viitetiedot. Tietojärjestelmänä käytetään Sinettiä
  • Kaupunginkanslian strategiaosaston ylläpitämä palvelutietovaranto (TPR-perhe)
  • Kaupunginkanslian talous- ja suunnitteluosaston Asumisen ja rakentamisen tietovaranto.

Kohdetietovarannon tietojärjestelmät

Maksujen ja kuittien arkistointijärjestelmä, arkistopilviratkaisut, arkistotietojärjestelmät, arkistotietokannat, arkkitehtuuripankki (DVV), asuntotuotanto-ohjelma, eläinrekisteri, kuntarekisteri, kemikaalien valvonta, kiinteistöjen, rakennusten ja asuntojen hallintajärjestelmät, kirjastopalvelujen sivustot, mittaus-, anturi- ja kartoitusjärjestelmät, palvelu- ja toimipisterekisteri (TPR), taloushallinnan järjestelmät, tiedonhallinnan järjestelmät, tiedotus- ja viestintäjärjestelmät sekä toiminnanohjausjärjestelmät.

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovarannon käyttötarkoitus

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovarannon tietoja käytetään johtamisen ja toiminnanohjaamisen tukena.

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovarantoon sisältyvät asianhallinnan prosessit, viranhaltijat, käyttäjäroolit, arkkitehtuuripankit, työturvallisuusohjeistus ym. Kaupunkitasoisen päätökset-palvelun kautta voi etsiä ja selata kaupungin viranhaltijoiden ja toimielinten asiakirjoja ja päätöksiä.

Tietovaranto vastaanottaa tietoa esimerkiksi seuraavista tietovarannoista:

  • Työterveys Helsingin päätöksentekotietovarannosta, jolla kerätään tietoja muun muassa tietojärjestelmien kehittämisestä, johtamisesta, toiminnan suunnittelusta ja seurannasta. Tietoja käsitellään Tietovarastointi-tietojärjestelmässä.
  • Helsingin kaupunginkanslian hallinto-osaston päätöstietovarannosta. Tietoja käsitellään kaupungin asianhallintajärjestelmässä.
  • Helsingin kaupunginkanslian elinkeino-osaston työllisyyspalvelun tietovarannosta, joka tuottaa tietoja rekisteröidyn työllistymisestä ja terveydentilasta. Tietoja käsitellään mm. henkilökunnan yhteistietojen ylläpidon tietojärjestelmissä.

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovarannon tietoaineistot

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovarannon keskeisiä tietoaineistoja ovat asianhallinnan prosessit, viranhaltijatiedot, käyttäjäroolit, arkkitehtuuripankit ja työturvallisuusohjeistukset.

  • Työturvallisuuden lomaketietoa
  • Päätökset liitteineen
  • Asioinnin rekisteröintitiedot
  • Säännöt ja ohjeet

Asian- ja asiankirjahallinnan rekisteri

Organisaatio- ja päätöksenteon tietovarannon tietojärjestelmät

Asianhallintajärjestelmä (päätökset), hallinnon tietojärjestelmät, tiedonhallinnan ja kokonaisarkkitehtuurin mallintamistyökalut, organisaatio- ja käyttäjähallintaohjelmat, tiedonohjausjärjestelmä, tietovarastot sekä turvallisuuden valvonnan tietojärjestelmät että työsuojeluohjelmat.

Palautteiden tietovarannon käyttötarkoitus

Tietovarantoa käytetään kaupungin palvelutoiminnan laadun arvioimiseksi ja kehittämisen tueksi.  Palautetietovarannon tietoa käytetään kaupungin toiminnasta palautteen saamisen lisäksi toiminnan läpinäkyvyyden parantamiseen ja kehittämiseen sekä raportointiin ja tilastoihin. Palautetietovarantoon kerryttävät tietoa kaikki Helsingin kaupungin asiakaspalvelua tuottavat yksiköt. Asiakkaita ovat sekä organisaation ulkoiset (kansalaiset, yhteisöt ja yritykset) että sisäiset (toimialat, liikelaitokset ja virastot) asiakkaat. Palautteita voi selata ja niiden käsittelyä seurata niiden omalla internetsivulla: Anna palautetta.

Palautetietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Palautetietovaranto muodostuu kaupungilla käytössä olevista asiakaspalautejärjestelmien ja kuntalaiskuulemisen aineistoista sekä muista palautteista. Palautekanavia on erilaisia, kuten suullinen palaute (palautteen vastaanottajan kirjaama yhteenveto), asiakkaiden kirjallisesti antama palaute (vapaamuotoisesti tai lomakkeella), sähköinen palautejärjestelmä, Feedbackly-kyselyautomaatit, chat-kanavat ja tekstiviestipalautteet.

Tietovarantoon liittyvät rekisteriselosteet:

Palautetietovarannon tietoaineistot

Palautetietovarannon keskeisiä tietoryhmiä on eri toimialojen, liikelaitosten ja virastojen keräämät sekä saamat asiakaspalautteet. Tärkeimpiä organisaation ulkoisia asiakkaita ja palautteiden antajia ovat kansalaiset, yhteisöt ja yritykset. Tietovarantoon on tallennettu palautedataa, jotta voidaan tehdä yksittäisiä selvityspyyntöjä aiemmista palvelutilanteista, mutta myös yhteenvetojen ja analyysien laatimisen tueksi palvelujen parantamiseksi ja kehittämiseksi.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS):
  • 00 01 02 03 Palautetoiminta

Palautetietovarannon tietojärjestelmät

Palautetietovarannon yhteydessä käytössä olevia tietojärjestelmiä ovat Helsingin kaupungin palautejärjestelmä, palautteiden käsittely- ja tallennusjärjestelmät sekä erilaiset kyselytyökaluohjelmat.

Palvelutietovarannon käyttötarkoitus

Palvelutietovarantoa käytetään muodostettaessa kuvaa kaupungin tuottamista palveluista. Varanto kuvaa sekä fyysisissä toimipisteissä että verkon virtuaalisissa ympäristöissä tarjottavat palvelut.

Kaupungin palvelurekisteri kokoaa kaikki kaupungin palvelut yhteiselle sivustolle.

Palvelukartta kokoaa yhteen koko pääkaupunkiseudun palvelut ja toimipisteet sekä niiden fyysisesti sijaintitiedot: palvelukartta.hel.fi.

Palvelutietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Palvelutietovaranto muodostuu kaupungin tuottamien ja tilaamien palvelujen tiedoista. Tietovaranto kuvaa kunnan lakisääteisten tehtävien toimeenpanoa, palvelun eri muotoja ja kanavia, saatavuutta sekä saavutettavuutta. Varanto kuvaa myös palvelujen tarjontaa fyysisissä toimipisteissä sekä niiden esteettömyyttä.

Palvelutietovarannon tietoaineistot

Palvelutietovarannon tietoaineisto koostuu muun muassa kaupungin palvelupisteiden tiedoista niin kartalla kuin myös verkon virtuaalisessa ympäristössä:

Muita sähköisiä palveluja, joissa yhdistetään palvelutietovarannon ja raportointitietovarannon tietoja, ovat kaupunkilaispalvelujen profiili- ja tunnistautumispalvelut ja sähköinen asiointi.

Palvelutietovarannon tietojärjestelmät

Asiakkuudenhallintajärjestelmät, hallinnon tietojärjestelmät, kartta- ja paikkatietojärjestelmät, kirjaston palvelusivustot, kontaktienhallintajärjestelmä, palvelukartta ja -rekisteri, palveluseteli- ja ostopalvelut, tiedotus- ja viestintäjärjestelmät sekä toimipisterekisteri (TPR).

Raportoinnin tietovarannon käyttötarkoitus ja kuvaus

Raportoinnin tietovaranto sisältää toimialojen, virastojen ja liikelaitosten toiminnan tuloksena syntyvät suoritteet. Ne ovat mm. käyntitietoja, talouden tunnuslukuja ja seurantatietoja, arviointikertomus, tietotilinpäätös ja sen muodostamisessa käytettäviä aineistoja, tiedolla johtamisen tausta-aineistoja ja investointitalouden ohjaustietoja. Esimerkiksi kaupungin raportoinnin tietovarannon julkaisuihin kuuluu: Talouden ja toiminnan seurantaraportti 1/2020 .

Raportoinnin tietovarannon tietoaineistot

Erilaiset raportointityökaluilla tuotetut tilastot ja raportointipohjat. Lakisääteiset tilastot ja raportit.

Keskeisiä tietoaineistoja ovat toiminnan tuloksena syntyvät suoritteet, kuten käyntitiedot, talouden tunnusluvut ja seurantatiedot, arviointikertomus, tietotilinpäätös ja sen muodostamiseen käytettävät aineistot, tiedolla johtamisen tausta-aineistot ja investointitalouden tiedot.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS):
  • 13 Tilastointi-, tutkimus- ja kehittämistoiminta

Raportoinnin tietovarannon tietojärjestelmät

Raportoinnin tietovarannon yhteydessä käytettäviä tietojärjestelmiä ovat hallinnon tietojärjestelmät, mittaus-, anturi- ja kartoitustietojärjestelmät, raportointisovellukset ja muut suoritedataa keräävät sovellukset. Lisäksi Helsingin kaupungin avoimien rajapintojen (HRI.fi) kautta jaetaan tietoa parantamaan tiedon yhteiskäyttöä esimerkiksi viranomaisten välillä tai erilaisille sovelluskehittäjille.

Sidosryhmätietovarannon käyttötarkoitus

Sidosryhmätietovarannon tietoja käytetään muun muassa kaupungin sidosryhmien apuraha- ja kilpailutushankkeiden asioiden hallinnoimiseen.

Sidosryhmätietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Sidosryhmätietovarantoon kuuluvia tietoja ovat Helsingin kaupungin konsernitiedot, yritysten ja yhteisöjen avustuksia hakeneiden tiedot, hankkeiden hanke- ja yhteystiedot, tutkimusapurahoitusta saaneiden tiedot, innovaatiorahaston sidosryhmätiedot sekä kaupungin kilpailutushankkeissa ja palvelutarjonnan tuottamisessa syntyneet sidosryhmien tiedot. Varantoon kuuluvat yhteistyötahojen kanssa toteutettavien isojen rakennushankkeiden, kuten Kruununsillat-, Kalasatama-, Raide-Jokeri-hankkeiden sidosryhmätiedot.

Sidosryhmätietovarannon tietoaineistot

Sidosryhmätietovarantoon tallentuvia tietoja ovat yhteistyökumppanien kanssa toteuttavien hanketietojen lisäksi yritysten ja yhteisöjen avustukset sekä kilpailutusjärjestelmien tiedot.

Keskeisiä tietoryhmiä ovat Helsingin kaupungin konsernin tiedot, yritysten, järjestöjen ja yhdistysten avustushakemukset, hankkeiden yhteystiedot, tutkimusapurahoitusta saaneet, innovaatiorahaston sidosryhmät, kaupungin kilpailutushankkeet ja palvelutarjonnan tuottamisessa syntyneet sidosryhmien tiedot, kulttuurin ja vapaa-ajan avustushakemukset, laskutus- ja myyntiasiakastiedot, työvoimahallinnon tietoja sekä KELA –avustukset.

Sidosryhmätietovarannon tietojärjestelmät

Asiakkuudenhallintajärjestelmät, avustusten hallintajärjestelmät, hallinnan tietojärjestelmät, avustusjärjestelmä, kilpailutuksen hallintajärjestelmät, sopimusten hallintajärjestelmät, taloushallinnan järjestelmät, tiedotus- ja viestintäjärjestelmät, työvoiman asiakasrekisteri, varhaiskasvatuksen rekisteri sekä Kansaneläkelaitoksen (KELA) ja Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) tietojärjestelmät.

Sopimustietovarannon käyttötarkoitus

Sopimustietovarannon tiedoista voidaan tarkistaa sopimusten piiriin kuuluvien palveluiden, tietojärjestelmien yms. palvelusopimuksissa sovitut palvelujen tarjonnan kestot sekä sisällöt. Varantoa käytetään sopimusten todentamiseen ja elinkaarten sekä statuksien hallintaan.

Sopimustietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Sopimustietovaranto sisältää kaupungin solmimat sopimukset ulkopuolisten osapuolien kanssa. Varanto sisältää mm. sopimusten eri versiot ja allekirjoituksella vahvistetut kappaleet.

Tietovarantoon sisältyy mm. seuraava rekisteri:

Sopimustietovarannon tietoaineistot

Sopimustietovaranto koostuu kaupungin ulkopuolisten kanssa tekemistä sopimuksista, joihin kuuluvat myös hankintalain mukaisten menettelyjen ja kilpailutusten kautta syntyneet sopimusliitteet (mm. tietoturvaliitteet). Tietovarantoon liittyvät myös tontti- ja kiinteistötiedot, jotka liittävät sopimuksen tarkemmin paikkatietoon.

Sopimustietovarannon tietojärjestelmät

Alueiden vuokrauksen hallintajärjestelmät ja sopimushallintajärjestelmät jne.

Taloustietovarannon käyttötarkoitus

Taloustietovarantoa käytetään tilauksiin, maksuihin, laskutukseen ja hankintatietoihin sekä näihin liittyvään rahaliikennetiedon hallintaan. Esimerkkejä kaupungin taloustietovarantoon liittyvistä julkaisuista löytyy erilliseltä Helsingin kaupungin verkkosivulta: Talouden julkaisut.

Taloustietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Taloustietovaranto kattaa talouteen liittyvän toiminnan, jossa mm. kaupungin strategiaa toteutetaan ja ohjataan talousarvion avulla. Talousarviossa ja -suunnitelmassa hyväksytään kaupungin toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet.

Taloustietovarantoon liittyviä rekisteriselosteita ovat seuraavat:

Taloustietovarannon tietoaineistot

Taloustietovarannon tietoaineistoja ovat mm. talousarvion raami, talousarvio, tulosbudjetti, talouden ennusteaineistot sekä hankkeiden ennuste-, tilaus ja laskutusaineistot.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS):
  • 02 02 Talouden suunnittelu, toteuttaminen ja seuranta

Taloustietovarannon tietojärjestelmät

Tietojärjestelmiä, joilla tuotetaan tietoa kaupunkiyhteiseen taloustietovarantoon, ovat esimerkiksi: antolainojen seurantajärjestelmä, avustusjärjestelmä, hallinnon tietojärjestelmät, henkilöstökassajärjestelmä, henkilöstötietojärjestelmät, maksuliikennejärjestelmät, maksuvalmiusennustejärjestelmä, ostotilausjärjestelmä, ottolainat ja sijoitukset, sopimustenhallintajärjestelmät, talousarvion tekstit, taloushallinnan järjestelmät, taloussuunnitelmajärjestelmät, tietovarastot sekä Valtiokonttorin tietojärjestelmä.

Tiedonhallinnan tietovarannon käyttötarkoitus

Tiedonhallinnan tietovarannon käyttötarkoitus on kaupungin päätöksenteon ja asiakirjojen hallinta sekä asianhallinnan ja päätöksenteon tukeminen.

Tiedonhallinnan kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Tiedonhallinnan tietovarannon avulla huolehditaan asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, säilyttämisestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä.

Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:

Tiedonhallinnan tietoaineistot

Tiedonhallinnan tietovarannon tietoaineistoihin kuuluvat esimerkiksi:

  • Tiedonohjaustieto: tiedonohjaus.hel.fi.
    • Tiedonhallintamalli
    • Kokonaisarkkitehtuurikuvaukset (KA)
    • Määräaikaisesti sekä pysyvästi säilytettävät että arkistoivat asiakirjat.

Tiedonhallinnan tietojärjestelmät

Tiedonhallinnan tietovarannon yhteydessä käytettäviä tietojärjestelmiä ovat esimerkiksi arkistointijärjestelmät, hallinnon tietojärjestelmät, tiedonhallinnan ja kokonaisarkkitehtuurimallintamiseen käytettävät tietojärjestelmät sekä tiedonohjausjärjestelmä.

Tutkimus- ja selvitystietovarannon käyttötarkoitus

Varannon avulla muodostetaan tietoa kaupungin johtamisen ja toiminnanohjauksen tueksi. Esimerkkejä sivustoista, joiden kautta varantoon liittyviä aineistoja on mahdollista selata:

Tutkimus- ja selvitystietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Kaupunkiyhteinen tutkimus- ja selvitystietovaranto koostuu kaupungin tuottamista tutkimus-, selvitys-, tilasto-, kysely- ja muusta raporttimuotoisesta tiedosta.

Tutkimus- ja selvitystietovarantoon tallennettavia tietoaineistoja ovat esimerkiksi: tilastot ja tietoaineistot, kerrokantasi- ja kerrokartalla -kyselyjen tulosaineistot, seudulliset ja valtakunnalliset tilastotietokannat, tutkimukset ja selvitykset sekä osallisuuden asiakkaat.

Tutkimus- ja selvitystietovarannon tietoaineistot

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS):
  • 13 00 Tilastointi-, tutkimus- ja kehittämistoiminnan ohjaus ja toteuttaminen

Tutkimus- ja selvitystietovarannon tietojärjestelmät

Tutkimus- ja selvitystietovarannon yhteydessä käytössä olevia tietojärjestelmiä ovat Aluesarjat, Helsinginseudun suunnat, Nordstat, Hyvinvoinnintietokanta, Kuntarekisterin tilasto-osa, Tilasto- ja tutkimustoiminnan rekisteri, kyselyohjelmistot, osallisuusjärjestelmä, rakennusten ja huoneistojen perustiedot sekä raportointisovellukset, kuten tilastot, tietoaineistot, datapalvelut ja tietokannat.

Toiminnanohjauksen tietovarannon käyttötarkoitus

Varannon avulla tuetaan ja seurataan kaupungin toimintaa ja johtamista. Tietovarantoon tallentuu tietoja esimerkiksi kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialalta: kirjaston toiminnan suunnitteluun, seurantaan ja hankkeisiin liittyvää tietoa sekä lukuisia aineistoja erilaisista palvelutoiminnan seurantajärjestelmistä.

Toiminnanohjauksen tietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Toiminnanohjauksen kaupunkiyhteinen tietovaranto koostuu lukuisista materiaali-, tila-, varuste-, laitteiston- ja kalustonhallinnan aineistoista ja myös muun muassa tiketöinti- ja työnohjauksen tiedoista.

Tietovarantoon liittyvät esimerkiksi seuraavat rekisteriselosteet:

Toiminnanohjauksen tietovarannon tietoaineistot

Toiminnanohjauksen tietovarannon tietoaineistoja ovat muun muassa puhelinohjaustiedot, takaisinsoittotiedot, chat-kontaktit, sosiaali- ja terveystoimen työvoimatilaustiedot, IT-tilaustiedot, palvelimien hallinta, kulunvalvonta/kameratiedot, huoltokirjat ja maksukorttilaitteiden tiedot.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS):
  • 01 01 01 Toiminnan suunnittelu ja seuranta
  • 02 06 Kirjanpito ja maksuliikenne
  • 02 09 01 01 Puhelinpalvelujen tuottaminen
  • 07 02 Omaisuuden hallinta
  • 09 00 Omien palveluiden ja tuotteiden myynti

Toiminnanohjauksen tietovarannon tietojärjestelmät

Toiminnanohjauksen tietovarannon yhteydessä käytetään muun muassa seuraavia tietojärjestelmiä: henkilöstökorttijärjestelmät, henkilöstönhallintajärjestelmät, kiinteistöjen, rakennusten ja asuntojen hallintajärjestelmät, kontaktienhallintajärjestelmä, kulunvalvonta- ja työajanseurantajärjestelmät, sovellustietovarannon yhteydessä kuvatut tietojärjestelmät ja sovellukset, mittaus-, anturi- ja kartoitustietojärjestelmät, tiketöintijärjestelmät sekä yleisesti toiminnanohjaukseen tarkoitetut tietojärjestelmät.   

Mittaus-, anturi- ja kartoitustietovarannon käyttötarkoitus

Tietovarantoon tuotetaan tietoaineistoa kartoitukseen, mittaukseen, havainnointiin, näytteenottoon ym. liittyvissä prosesseissa, jotka ovat perustavaa tietoa toiminnan päätöksille. Mittaustiedon perusteella tehdään johtopäätöksiä esim. tarvittavista toimista kaupunkiympäristön kohteisiin ja muihin tietoihin nähden. Kartta.hel.fi-palvelussa on monia karttatasoja, jotka liittyvät tähän tietovarantoon (laserkeilausaineistoa, maaperän tutkimusaineistoa, tasokiintopisteet jne).

Mittaus-, anturi- ja kartoitustietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Mittaus-, anturi- ja kartoitustietovarantoon syntyy tietoja eri toimialoilla esimerkiksi kaupunkiympäristön toiminnan tuloksena, joita sitten hyödynnetään muilla toimialoilla, kuten STARA hyödyntää kaupunkiympäristön ylläpitämää mittaustietovarantoa erillisen sovelluksen avulla. Tietovarantoon liittyvät rekisteriselosteet ovat kaupunkiympäristön ja Staran tietovarantojen kuvausten yhteydessä.

Mittaus-, anturi- ja kartoitustietovarannon tietoaineistot

Tietovarannon aineistoja ovat esim. ilmanlaatumittaustiedot, liikennemäärätiedot, liikenneonnettomuus- ja liikennevirtatiedot, elintarviketurvallisuuden valvonnan näytteet, maaperän ja maanpeitteen tutkimus- ja mittaustiedot, melumittaukset, rakennusten lämpökuvaukset, maa- ja kallioperänäytteet sekä vesinäytteet ym. luonnon tilaa kuvaavat näytteet. Kantakarttatuotannon mittaustietoja ovat muun muassa ilmakuvaus ja laserkeilaus.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS):
  • 10 02 Maanmittaus ja maaperäntutkimus

Mittaus-, anturi- ja kartoitustietovarannon tietojärjestelmät

Mittaus-, anturi- ja kartoitustietovarannon yhteydessä käytössä olevia tietojärjestelmiä ovat mm. aallonkorkeuspalvelu, arkistotietokannat, ilmatieteenlaitoksen järjestelmät, karttapalvelut, kenttäraportointiohjelmat, luontotietojärjestelmät, maaperätiedot, pohjavesijärjestelmät sekä erilaiset laboratoriojärjestelmät.

Sovellusvarannon käyttötarkoitus

Sovellusvarantoa hyödynnetään työskentelyn tukena toimialoilla, virastoissa ja liikelaitoksissa.

Sovellusvarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Sovellusvaranto koostuu kaupunkilaisten karttapohjaiset ideat, paikkatietoaineistosta ja lomakevastauksista. Kaupungin työntekijöiden ja kaupunkiin sopimussuhteessa olevien konsulttien käyttöön hankittujen tietokoneohjelmistojen kokonaisuudesta, lisenssien hallinnasta ja käytön tuesta. Tietovaranto tukee organisaation yksiköiden toimintaa.

Sovellusvarannon tietoaineistot

Sovellusvarannon tietoaineistoja ovat työtä tukevia sovelluksia, kuten paikkatietoa, sovellusten lisenssejä tai lomakevastauksia, joissa ei käsitellä henkilötietoja.

Sovellusvarannon tietojärjestelmät

Sovellusvarantoon tietoja tuottavia järjestelmiä ovat muun muassa M365 -ohjelmistoperhe, asiakashallintajärjestelmät, julkaisu- ja videoeditointiohjelmistot, tiedotus- ja viestintäjärjestelmät, videopalvelujärjestelmät, paikkatieto- ja CAD-ohjelmistot, kyselytyökalut, Decium-tuotteet, tilojen ja resurssien varaus, mittaus-, anturi- ja kartoitustietojärjestelmät, osallisuusjärjestelmä, raportointisovellukset, turvallisuuden valvontajärjestelmät, tutkimus- ja selvitystiedon tietojärjestelmät.

Tiedotus- ja viestintävarannon käyttötarkoitus

Tiedotus- ja viestintävaranto kattaa kaiken asiakasviestinnän, etäopastuksen, digiopastuksen (chatit), markkinointimateriaalin, uutiskirjeet ja muun tiedotuksen.

Tiedotus- ja viestintävarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Tiedotus- ja viestintätietovaranto muodostuu kaupungin tiedotus- ja viestintätoiminnan sisällöistä. Hel.fi-sisällöntuotantojärjestelmän sisältö muodostaa tälle ytimen, mutta lisäksi kaupungilla on paljon siihen liittyvää tai erillistä viestintäsisältöä, -muotoa ja -kanavia.

Tietoja tuottaa esimerkiksi kaupunginkanslian viestintäosasto, taloushallintopalveluliikelaitos sekä kasvatuksen ja koulutuksen toimiala.

Tiedotus- ja viestintävarannon tietoaineistot

Tiedotus- ja viestintävarannon tietoaineistoja ovat muun muassa ulkoinen ja sisäinen tiedotus, työturvallisuustieto, isojen rakennus- ja infrahankkeiden viestintä, kuvamyynti, paikkatiedon jakelukanavat ja kirjastotoimen infot. KerroKantasi.fi-palvelu on kuntalaismielipiteen keräämisen ja koostamisen kuulemisyhteenvetokanava.

Tiedotus- ja viestintävarannon tietojärjestelmät

Tiedotus- ja viestintävarannon yhteydessä käytössä olevia tietojärjestelmiä ovat muun muassa sisällöntuotto- ja julkaisujärjestelmät, Helsinkikanava.fi, Aineistopankki, Uutta Helsinkiä -sivusto, Helsinki Region Infoshare hri.fi, Kirjastojen infonäytöt sekä Helsingin karttapalvelu.

Asiakkuudenhallintajärjestelmät, etädigituki, TEAMS-työkalut, Kuntarekisteri, henkilöstötietojärjestelmät, Decium-alustan sovellukset, Info-Finland.fi, kontaktienhallintajärjestelmä, palautejärjestelmä, sovellukset-tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät, tiedotus- ja viestintäjärjestelmät, turvallisuuden valvonnan tietojärjestelmät, videoviestintäjärjestelmät.

Turvallisuustietovarannon käyttötarkoitus

Tietovarannon tietoaineistot muodostuvat ensisijaisesti työpisteiden fyysisen turvallisuuden ylläpidon tiedoista, kuten turvallisuus- ja valmiussuunnitelmat ja riskienhallinnan aineistot. Tietovaranto sisältää myös pelastuslaitoksen toiminnan turvaamisen suunnitelmat kaikissa olosuhteissa. Suunnitteluperusteet saadaan lainsäädännöstä, kansallisista valmius- ja väestönsuojelun suunnitellun strategioista ja alueellisista ohjeistuksista. Suunnitelmia arvioidaan ja testataan säännöllisesti.

Turvallisuustietovarannon kuvaus, ylläpito ja rekisterit

Turvallisuustietovarannon tietoaineistoista vastaa kaupungin turvallisuus- ja valmiusyksikkö. Keskeisiä tietoaineistoja ovat kulunvalvonta, lukitustiedot, turvallisuussuunnittelu, varautuminen poikkeusoloihin yms.

Tietovarantoon liittyy seuraava rekisteriseloste:  tilan- ja turvallisuudenhallinta.

Turvallisuustietovarannon tietoaineistot

Tietoaineistot sisältävät turvallisuussuunnitelmat, ylläpidon ja valvonnan ohjeistukset.

Lisätietoja tietoaineistojen käsittelystä ja säilytysajoista on tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS):
  • 09 00 01 Kiinteistö- ja toimitilaturvallisuus
  • 09 00 02 Paikallinen turvallisuussuunnittelu
  • 09 05 01 05 Poistumisturvallisuusselvityskohteiden valvonta
  • 09 05 01 08 Rakenteellinen paloturvallisuus

Turvallisuustietovarannon tietojärjestelmät

Avaintenhallintajärjestelmät, kulunvalvonta-, työajanseuranta- ja hallintajärjestelmät, pelastustoimen hälytysjärjestelmät, ensihoidon potilas- ja johtamisen tietojärjestelmät, turvallisuuden valvonnan tietojärjestelmät.

Tietopyynnön tekeminen kaupunkiyhteisten tietovarantojen tietoihin

Kaupunkiyhteisiin tietovarantoihin kohdistuvat tietopyynnöt osoitetaan Helsingin kaupungin kirjaamoon. Kirjaamo antaa tietoa vireillä olevien hallinnollisten asioiden käsittelyvaiheista ja päätöksistä koko käsittelyprosessin ajan.

Kirjaamon postiosoite:
Helsingin kaupungin kirjaamo
PL 10
00099 Helsingin kaupunki

Kirjaamolle voi jättää postia kaupungintalon ala-aulassa sijaitsevaan postilaatikkoon, Pohjoisesplanadi 11–13.

Kirjaamo palvelee arkisin klo 8.15–16.00

  • Puhelimitse: +358 9 310 13700
  • Sähköpostitse: helsinki.kirjaamo@hel.fi
  • Kirjaamolle voi lähettää suojattua sähköpostia osoitteesta https://securemail.hel.fi/ osoitteeseen helsinki.kirjaamo@hel.fi. Securemailiin kirjaudutaan verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.

Lisätietoa tietopyynnöistä.